Wanneer je een vrij beroep, zoals advocaat, uitoefent, kan het de moeite waard zijn om in een samenwerkingsverband of associatie te stappen. De motieven zijn daarbij eerder van praktische en economische aard dan zuiver commercieel, maar hoe pak je dit concreet aan? In dit artikel serveren we je de 10 stappen naar een succesvolle samenwerking.
Stap 1: Is associëren wel iets voor je?
In de eerste plaats ga je na of samenwerken in een associatie wel past bij je persoonlijkheid. Afhankelijk van je eigen voorkeur, zal je kiezen voor een bepaalde vorm van samenwerking. Indien je ervan overtuigd bent dat je samen wil ondernemen met collega’s kan je de stap zetten om te gaan associëren.
Stap 2: Zoek partners en overtuig hen
Potentiële partners kan je pas gericht zoeken en overtuigen als je een concreet project hebt uitgedacht – en liefst ook neergeschreven:
- Externe kanalen: samenwerkingspartners zal je doorgaans vinden in je onmiddellijke omgeving: lokale collega’s of studiegenoten. Je kan ook contacten trachten te leggen via beroepsverenigingen of de vakpers.
- Interne doorgroei: vaak wordt ervoor gekozen om te associëren met (jongere) medewerkers die al enige tijd met de praktijk verbonden zijn.
Stap 3: Voorkom onaangename verrassingen
Vooraf moet er een grondig onderzoek plaatsvinden. Hierbij bekijken de toekomstige associés:
- De onderlinge verenigbaarheid
- Delen de toekomstige associés dezelfde waarden en beroepsfilosofie?
- Zijn er bepaalde emotionele of praktische factoren die een extra drempel vormen voor de samenwerking?
- De haalbaarheid
- Hebben de kandidaat-associés allemaal uitstekende kwaliteiten als beroepsbeoefenaar en als ondernemer?
- Is het financieel-economisch levensvatbaar?
- Wordt er voldoende rekening gehouden met mogelijke verborgen kosten en eventuele fiscale implicaties?
- De complementariteit
- Op welke wijze vullen de competenties en de diensten van de associés elkaar aan?
- Wat is meerwaarde voor de betrokken beroepsbeoefenaars?
Stap 4: Maak een businessplan
Een toekomstgericht samenwerkingsverband beschikt over een heldere visie en een haalbare strategie. Om deze op te stellen, zoeken de associés gezamenlijk een antwoord op de volgende vragen:
- Waar staan we voor? Wat is onze filosofie en wat zijn de missie en de visie?
- Wat zijn onze interne sterktes en zwaktes?
- Welke uitdagingen komen op ons af en hoe willen we daar op inspelen?
- Waar willen we naartoe evolueren?
- Hoe zullen we daar geraken? (o.a. investeringen, aanwervingen…)
- Welke rechtsvorm moeten we aannemen?
Lees hier meer over hoe j opstellen van een goed businessplan.
Stap 5: Betrek alle belanghebbenden
Voor een goede gang van zaken moet je de samenwerking ook voorbereiden met de voornaamste andere ‘stakeholders’:
- Informeer en betrek de medewerkers en het personeel
- Evalueer ook de implicaties voor je gezin en familie
- Je belangrijkste cliënten zijn ook een handig klankbord
Stap 6: Maak afspraken en regels voor een duurzame samenwerking
Duurzaam samenwerken, vraagt om goede afspraken. Over onderstaande opsomming van praktische aspecten dien je onderling goed te praten. Dit vormt tevens de leidraad voor je associatieovereenkomst en het reglement van interne orde.
MATERIËLE ASPECTEN
- Welke vestigingsplaats kiezen we voor de associatie?
- Op welke wijze regelen we de huur (als één van de vennoten eigenaar is)?
- Welke goederen brengt elke vennoot in, voor welke waarde? Maak bijvoorbeeld een inventaris.)
Kwantitatieve prestatienormen
- Welke werktijden moeten vennoten respecteren? (Werkuren, te factureren uren…)
- Wat zijn de vakantierechten voor de associés?
- Hoe zit het met andere tijdsbestedingen, zoals onderwijsopdrachten, beroepsverenigingen…
FINANCIËLE AFSPRAKEN
- Hoe zal je de kosten verdelen en verrekenen?
- Welk courant inkomen kennen de vennoten zich toe? Op basis van welke criteria?
- Op welke manier zal je omgaan met de eventuele winsten of verliezen? Wanneer reserveren? Volgens welk systeem verdelen?
- Op welke andere vergoedingen kunnen vennoten rekenen (wagen, onkosten…)?
IN- EN UITTREDEN
- Wat zijn de kwalitatieve voorwaarden om nieuwkomers als vennoot toe te laten?
- Hoe zal je de waarde van het vastgoed en andere materiële activa van de associatie bepalen bij intreden en uitreden?
- Op welke manier wordt de eventuele ‘goodwill’ bepaald bij intreden en uittreden?
- Op welke manier zal je de intrede van nieuwe vennoten financieel gezien trachten te regelen?
TAAK- EN BEVOEGDHEIDSVERDELING
- Welke taakverdeling tussen de vennoten zal er zijn op vakinhoudelijk vlak?
- Wat is de verdeling van managementtaken, zoals het beheer van de praktijk)?
- Welke bevoegdheden kennen de vennoten elkaar toe in deze domeinen?
VERGADERINGEN
- Hoe vaak wil je vergaderen, wanneer en waarover?
- Wil je eventueel bepaalde afspraken maken over de manier van stemmen?
- Hoe zal je omgaan met eventuele niet onmiddellijk oplosbare meningsverschillen tussen de vennoten?
DOEMSCENARIO’S
Sommige gebeurtenissen kunnen erg grote gevolgen hebben voor het samenwerkingsverband. Je moet deze vooraf trachten in te schatten en oplossingen voorzien.
- Wil je de overdrachtsmogelijkheden van de aandelen aan derden in het bijzonder beperken?
- Wat zal je doen als een vennoot plots tijdelijk of permanent onbekwaam wordt om het beroep nog uit te oefenen?
- Wil je solidariteit laten spelen tussen de associés in geval van langdurige ziekte? (Onder welke voorwaarden? Voor welke termijn?)
- Op welke manier zal je het beëindigen van de samenwerking organiseren?
- Zie je bepaalde erg belangrijke motieven die aanleiding kunnen geven tot het uitsluiten van een vennoot of tot de ontbinding van de associatie?
- Hoe zal je in de associatie omgaan met de (financiële) gevolgen van beroepsfouten van associés?
Denk er bovendien ook aan dat afhankelijk van de gekozen samenwerkingsvorm er bepaalde vormvereisten (opstellen van statuten, verlijden van een akte…) zijn.
Je zal ook bepaalde deontologische vereisten moeten respecteren. Een advocaat of notaris, helpen je bij de eindredactie van contracten en overeenkomsten.
Stap 7: Stel een associatiecontract op
Een associatie heeft een geschreven overeenkomst nodig. Hierin leg je de voornaamste afspraken vast. De leidraad hierboven geeft hiervan een overzicht.
Stap 8: Start met de samenwerking
Een goede voorbereiding is belangrijk, maar je kan niet alles vooraf in orde brengen. Op een bepaald ogenblik moet je gewoon starten met de samenwerking.
Stap 9: Integreer systemen en processen
De voordelen van het samenwerken zullen maar voelbaar worden eens werksystemen en processen (denk aan ICT) goed op elkaar zijn afgestemd. Dit vraagt een planmatige aanpak. Hou daarbij rekening met weerstand en andere drempels.
Stap 10: Evalueer en pas aan waar nodig
Je moet overigens geregeld de tijd maken om met alle vennoten de gang van zaken te bekijken:
- De opvolging en uitvoering van de strategie
- De werkbaarheid van de regels en de tevredenheid over de onderling afspraken
- De kwaliteit van de persoonlijke samenwerking en de relaties tussen de associés
De Federatie Vrije Beroepen is aangesloten bij UNIZO en staat in voor info & advies op maat, opleidingen, netwerkactiviteiten en belangenbehartiging van vrije beroepen.