Betalen je klanten te laat, dan kost je dat niet alleen geld, je kan daardoor ook zelf financieel in moeilijkheden komen. Daar kan je je als zelfstandig ondernemer dan ook best tegen wapenen. Zorg in de eerst plaats voor een degelijk facturatiebeleid, al dan niet met de hulp van je boekhouder. Vervolgens is een effectief debiteurenbeheer een must. Debiteurenbeheer is bovendien veel meer dan alleen maar ‘achter wanbetalers aangaan’, het begint nog vóór je een overeenkomst met je klant hebt gesloten.
Alvorens je in zee gaat met een grote klant, kan je je best even informeren over zijn/haar kredietwaardigheid en betalingsgewoonten. Voor zakelijke klanten kan je hiervoor terecht bij een bureau voor handelsinformatie, zoals Graydon, Euro DB of Infobase.
Voor particuliere klanten, is het moeilijker om aan informatie te geraken. De meeste gegevens over particuliere klanten vallen immers onder de wet op de Privacy. Voor het inwinnen van deze informatie is jouw particuliere klant zélf de belangrijkste bron. Via een open, eerlijk gesprek kan hij/zij je gegevens bezorgen over eigendom, werk.. Maar wees voorzichtig met voorbarige conclusies, want de klant kan gewoon vertellen wat hij/zij wil…
Vraag zoveel mogelijk contante betalingen of voorschotten, dan ben je zeker dat je dat geld ten minste al in handen hebt. Let op: betalingen boven de € 3.000 mogen niet in cash geld worden betaald. Een voorschot op deze bedragen mag wel nog in cash geld worden betaald, op voorwaarde dat het voorschot maximaal 10% van het totale bedrag bedraagt en zelf de grens van € 3.000 niet overstijgt.
Nog vooraleer je de eigenlijke overeenkomst sluit, wijs je jouw klant best op de betalingsregeling. Zorg dat de algemene voorwaarden waar deze betalingsregeling in staat, gemakkelijk beschikbaar zijn voor de klant, bespreek de betalingsregeling en geef in ieder geval een exemplaar mee van de algemene voorwaarden. Wees ook zeker dat bij de ondertekening van de eigenlijke overeenkomst de klant erkent de algemene voorwaarden goed te keuren.
Indien je een betalingstermijn toestaat, dan is 14 dagen na levering gebruikelijk en 30 dagen het absolute maximum voor een naar jouw oordeel solvabele klant. Is je klant zelf ook handelaar, dan mag de betalingstermijn trouwens niet langer zijn dan 30 dagen, tenzij je schriftelijk een langere termijn bent overeengekomen met je klant én jij daar een goede reden voor hebt.
Scherm daarbij ook niet met overdreven nalatigheidsinteresten of schadebedingen. Bij niet-betaling is een verwijlinterest van 12% per jaar plus een schadevergoeding van 10% voor administratiekosten courant. Neem best in je algemene voorwaarden op dat de verwijlinterest automatisch begint te lopen na het verstrijken van de betalingstermijn, zodat je niet verplicht bent om jouw klant eerst in gebreke te stellen (zie verder).
Ondernemers die te lang wachten met het opstellen van facturen, kunnen niet verwachten snel betaald te worden. Factureer onmiddellijk en correct na levering, dat beetje papierwerk kan er nog wel bij. Voeg bij je factuur ook best meteen een – meestal door de bank geleverd – overschrijvingsformulier met jouw vooraf ingevulde gegevens bij.
Registreer elk klantencontact
Allicht ben je geen administratieve bolleboos. Toch doe je er goed aan gedetailleerde aantekeningen (in je agenda, op computer…) bij te houden van elk contact met de klant. Die komen uitstekend van pas als er meerdere acties nodig zijn of als een belofte niet wordt gehouden. Vooraleer je die klant benadert, neem je die notities bij de hand, zodat je weet met wie je spreekt en de klant herinnerd wordt aan zijn/haar aankoop én betaalafspraak. Zo’n aanpak doet bij de klant ongetwijfeld een belletje rinkelen.
Gaat het om een langer werk, of een doorlopende levering, vraag dan tussentijdse betalingen. Wees hier consequent in. Blijkt de klant deze tussentijdse betalingen niet te voldoen, dan kan je ermee dreigen de werken of de leveringen op te schorten totdat de klant zijn verplichtingen nakomt.
Betaalt je klant niet binnen de afgesproken termijn, dan moet je hem ‘in gebreke stellen’. Dit wil zeggen dat je formeel aan je klant laat weten dat hij/zij zijn/haar verplichtingen niet is nagekomen. Deze ingebrekestelling is belangrijk, want:
Deze ingebrekestelling moet niet noodzakelijk heel formeel zijn. Je doet er meestal zelfs beter aan om eerst je klant telefonisch te contacteren. Wees daarbij kort maar krachtig: vraag niet naar de reden van de laattijdige betaling, maar wijs je klant erop dat de vervaldag is overschreden en vraag hem/haar wanneer hij/zij gaat betalen.
De volgende stap is het sturen van een schriftelijke aanmaning. Stuur je rappel in jouw persoonlijk naam en vermeld je functie. Voeg een ingevuld overschrijvingsformulier toe en een kopie van de originele factuur of van je rekeningoverzicht. Vermeld nooit dat het om een ‘eerste herinnering’ gaat, want dan legt je klant die waarschijnlijk gewoon opzij.
Indien na deze herinnering nog steeds geen betaling volgt, kan je het best wat formeler aanpakken. Stuur je lastige klanten in dat geval een aangetekende brief. In deze brief neem je de datum en het volgnummer van de factuur op waarvoor je een betaling eist, evenals een verwijzing naar de eerdere herinneringen die je hebt gestuurd. Sta eventueel nog een laatste betaaltermijn toe, van maximum 5 dagen, en geef onmiddellijk aan welke stappen je zal ondernemen indien binnen die termijn niet wordt betaald. Verwijs ook uitdrukkelijk naar de verwijlinteresten en het schadebeding dat je met je klant bent overeengekomen.