Langdurige afwezigheid heeft een grote impact op zowel het team als de organisatie: werk stapelt zich op, deadlines komen in het gedrang en de werkdruk stijgt. Een proactief absenteïsmebeleid helpt deze negatieve gevolgen te beperken door vooraf duidelijke procedures vast te leggen. We vertellen je graag meer over het belang van een absenteïsmebeleid en geven praktische tips om zo’n beleid op te zetten.
Wat is een absenteïsmebeleid?
Een goed absenteïsmebeleid houdt je medewerkers gezond aan het werk. Het is een globaal beleid met een vaste procedure die in werking treedt wanneer een medewerker voor langere tijd ‘out’ blijkt te zijn. Het geeft een antwoord op prangende vragen zoals:
- Wat zijn de administratieve verplichtingen?
- Wie neemt contact op met de afwezige medewerker?
- Hoe verloopt dit contact? Welke vragen stel je en welke informatie verstrek je?
- Wat met de opvolging of tijdelijke vervanging van de afwezige medewerker?
- Hoe leid je een eventuele terugkeer in goede banen?
Het belang van een absenteïsmebeleid
Elke werknemer is weleens ziek, maar wat doe je bij langdurige afwezigheid door bijvoorbeeld aanhoudende stress of een burn-out?
Het langdurig uitvallen van een medewerker brengt vaak een stapel extra werk en reorganisatie met zich mee. Met een geïntegreerde aanpak tegen absenteïsme werk je proactief een plan uit om zo’n scenario te vermijden. Ook een EAP kan bijdragen aan het welzijn van je medewerkers en uitval voorkomen.
Door dus op voorhand na te denken over welke acties je het best neemt bij langdurige afwezigheid, ben je ziekteverzuim in je onderneming een stapje voor en spaar je als werkgever zelfs flink wat geld uit.
Waarom een proactief beleid opzetten?
Minder ziektedagen betekent minder kosten
De tijd en energie die je in een kwalitatief absenteïsmebeleid investeert, vertaalt zich in een vlottere terugkeer van langdurig afwezige werknemers. En hoe sneller je medewerker opnieuw aan de slag gaat, hoe lager de kosten die met de afwezigheid gepaard gaan.
Hogere kans op terugkeer
Van alle werknemers die langer dan drie maanden afwezig zijn, keert amper 50% terug naar zijn of haar werkgever. En hoe langer een medewerker afwezig is, hoe hoger de drempel om opnieuw aan de slag te gaan en hoe lager het terugkeerpercentage. Je hebt er dus ook als werkgever alle baat bij om de terugkeer zo vlot en snel mogelijk te laten verlopen.
Minder drempels op de werkvloer
Ook al is de intrinsieke motivatie aanwezig, de drempel om het werk te hervatten is vaak torenhoog door de omstandigheden op de werkvloer. Spijs je absenteïsmebeleid daarom met maatregelen om deze drempel te verlagen. Enkele voorbeelden:
- Begeleiding op maat aanbieden wanneer iemand terugkeert na een burn-out;
- Ergonomische hulpmiddelen voorzien wanneer iemand net aan zijn rug is geopereerd;
- Op voorhand communiceren met de afwezige werknemer over afspraken en een eventueel tijdelijk verminderd takenpakket bij terugkeer.
In zes stappen naar een absenteïsmebeleid
Stap 1: startschot geven
Bestaat er nog geen absenteïsmebeleid in jouw organisatie, dan is het belangrijk om iedereen te overtuigen van het nut ervan. De beste manier om dat te doen is door de beslissing te staven met concrete cijfers.
Wist je dat je in My Liantis een schat aan informatie vindt over je personeelsbeleid? Dankzij je persoonlijke hr-dashboard ‘Mijn onderneming in cijfers’ krijg je meer inzicht in je hr-data.
Stap 2: werkgroep samenstellen
Om het beleid te laten slagen, moet iedereen achter de beslissing staan. Afwezige medewerkers hebben namelijk een groot vangnet nodig om met een gerust hart en goeie moed terug te keren. Stel een werkgroep samen om alles op te zetten.
Belangrijk is om collega’s uit verschillende delen en lagen van de onderneming in de werkgroep te betrekken, zodat er een groot draagvlak is voor mogelijke oplossingen.
Stap 3: vertrekpunt en prioriteiten bepalen
De eerste groepsopdracht is om alle bestaande afspraken en gewoontes in kaart te brengen. Schotel de werkgroep praktische vragen voor. Wat werkt er wel en wat niet? Wat loopt er momenteel mis? Wat kan er in de toekomst mislopen? Leg vervolgens de prioriteiten van de werkgroep vast. Verdeel de taken. Wie legt zich toe op wat? Maak ook duidelijke afspraken over de inhoud en timing.
Stap 4: acties uitwerken
Heb je voldoende nagedacht over je werkgroep en hoe je alles wil uitwerken? Schrijf dan de resultaten van jullie denkoefening neer.
Stap 5: beleid uitvoeren
Tijd om je beleid in praktijk te brengen. Communiceer alle afspraken en zorg ervoor dat je medewerkers alles correct naleven. Vooral de leidinggevenden spelen daarin een belangrijke rol. Zij moeten uitgroeien tot de ware ambassadeurs van het beleid.
Stap 6: evalueren
Bekijk en rapporteer over de evolutie van de absenteïsmecijfers. Loopt alles goed? Of zijn er zaken die minder vlot verlopen? Dan is het misschien tijd om je werkgroep opnieuw samen te roepen, de denkoefening te herhalen en eventuele wijzigingen aan je beleid door te voeren.
Hou je werknemers gezond aan het werk
Een goed absenteïsmebeleid houdt je medewerkers gezond aan het werk. Wil je graag begeleiding van experten om een daadkrachtige aanpak voor jouw bedrijf uit te stippelen? Neem contact met ons op!
