Je hebt beslist om een eerste werknemer aan te werven, proficiat! Jouw eerste werknemer in dienst nemen, brengt heel wat administratieve verplichtingen met zich mee. Om zeker te zijn dat je niets over het hoofd ziet, sommen we alles voor je op.
Wat moet je voor je eerste werknemer voorzien?
Schrijf je werknemer in bij de rsz
Een werkgever die voor het eerst één of meerdere werknemers aanwerft, moet zich inschrijven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Zij zullen je een identificatienummer toekennen, dat je dient te gebruiken voor alle toekomstige communicatie. Voor elke loontrekkende werknemer die je in dienst hebt, betaal je dan een socialezekerheidsbijdrage. Die bijdragen worden gebruikt voor de uitbetaling van pensioenen, werkloosheidsuitkeringen, gezinsbijslagen…
Hoe moet je je inschrijven bij de RSZ? Dat kan via de portaalsite van de Sociale Zekerheid.
Neem je een arbeider aan? Registreer je bij een vakantiekas
Neem je arbeiders in dienst? Dan moet je je aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie. In tegenstelling tot bedienden, ontvangen arbeiders hun vakantiegeld niet rechtstreeks via de werkgever en gebeurt alles via een kas voor jaarlijkse vakantie.
De financiering van de vakantiefondsen gebeurt door de Rijksdienst voor Jaarlijkse vakantie (RJV). De financiering van RJV gebeurt dan weer door de RSZ. Wie arbeiders tewerktstelt, betaalt dus hogere werkgeversbijdragen aan de RSZ dan bij bedienden. Bekijk hier het overzicht van alle vakantiefondsen op de website van RJV.
Voorzie een interne of externe dienst voor preventie
Iedere werkgever moet een dienst voor preventie en bescherming oprichten met minstens één preventieadviseur. In ondernemingen met minder dan twintig werknemers, mag de werkgever zelf de rol van preventieadviseur opnemen. Voor een aantal gespecialiseerde aspecten is hij wel verplicht zich te laten bijstaan door specialisten.
De dienst voor preventie moet de werkgever en de werknemers bijstaan bij de toepassing van de regelgeving inzake het welzijn van de werknemers op het werk door onder andere:
- onveilige en ongezonde situaties op de werkvloer op te sporen, uit te schakelen of te beheersen
- Het welbevinden op het werk stimuleren met maatregelen op vlak van:
- arbeidsveiligheid en onderzoek naar arbeidsongevallen
- ergonomie
- arbeidshygiëne en toxicologie
- invloed van het leefmilieu op de arbeidsomstandigheden
- psychosociaal welzijn op het werk (aanpak en preventie van pesten, geweld...)
- beschermen van de gezondheid van de werknemers op het werk
Als de interne dienst voor preventie niet aan alle voorwaarden voldoet, moet je een beroep doen op een externe dienst voor preventie, hiervoor kan je ook terecht bij Liantis.
Sluit een Arbeidsongevallenverzekering af
Als werkgever ben je aansprakelijk voor alle ongevallen die verband houden met de tewerkstelling van jouw werknemers. Daarom ben je verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten. Deze dekt de lichamelijke schade die het gevolg is van ongevallen op de werkvloer of op de weg van en naar het werk.
Welke verplichtingen heb je ten opzichte van je werknemer?
Geef tijdig een Dimona- en DmfA-aangifte door
Bij de tewerkstelling van een werknemer moet je altijd een Dimona en een DmfA-aangifte doorgeven. Dimona (Déclaration Immédiate) is een online dienst waarmee je de RSZ op de hoogte houdt van aanwervingen en uitdiensttredingen. Ten laatste op het ogenblik dat jouw werknemer start met werken, moet je via Dimona aangeven dat je iemand aanwerft. Bij de uitdiensttreding moet je dit doorgeven ten laatste op de werkdag na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Via DmfA (Déclaration Multifonctionelle) moet je ieder kwartaal de loon- en prestatiegegevens van hun werknemers doorgeven, zodat de RSZ kan bepalen hoeveel sociale bijdragen je verschuldigd bent. Daarnaast staan de gegevens ter beschikking van de instellingen die bevoegd zijn voor het uitkeren van ziektevergoedingen, pensioenen, ...
Het is belangrijk dat je deze aangiftes altijd op tijd in orde brengt. Doe je dit niet, dan kunnen jouw werknemers problemen ondervinden bij de toekenning van hun sociale rechten. Je kan jouw Dimona en DmfA-aangiftes in orde brengen via de portaalsite van de Sociale Zekerheid.
Stel een arbeidsovereenkomst op
Een arbeidsovereenkomst op papier lijkt een noodzakelijke vereiste bij het aannemen van een werknemer. Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur mag echter in principe ook een mondelinge overeenkomst zijn. Toch is het aangeraden om alle afspraken schriftelijk vast te leggen en door beide partijen te laten tekenen.
Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur of met een bepaalde clausule (bijvoorbeeld scholingsbeding) moet een schriftelijk contract opgemaakt zijn dat zowel door de werkgever als de werknemer ondertekend is.
Zorg voor een duidelijk arbeidsreglement
Alle werkgevers zijn verplicht om een arbeidsreglement op te stellen. Dit reglement moet onder andere de volgende zaken bevatten:
- de uurroosters
- de data van collectieve jaarlijkse vakantie
- de formaliteiten in geval van ziekte
- hoe en wanneer werknemers het loon uitbetaald krijgen
- de opzeggingstermijnen
- de dringende redenen die een verbreking van de arbeidsovereenkomst zonder opzeggingstermijn of vergoeding kunnen rechtvaardigen
- de namen van de leden van de ondernemingsraad en van het comité voor preventie en bescherming op het werk
De werkgever moet een nieuwe werknemer bij zijn indiensttreding altijd een kopie van het arbeidsreglement overhandigen. Bij wijzigingen van het arbeidsreglement, moet elke werknemer opnieuw een kopie ontvangen. Bovendien moeten de werknemers altijd en op elke tewerkstellingsplaats het arbeidsreglement kunnen inkijken.
Voor welke functies moet je medisch onderzoek voorzien?
Bepaalde werknemers moeten bij de aanwerving (en later ook periodiek) een medisch onderzoek door de arbeidsgeneesheer krijgen. door de arbeidsgeneesheer worden onderzocht aan de hand van. Hier gaat het bijvoorbeeld over de volgende functies:
- Veiligheidsfuncties: alle functies die de veiligheid en/of gezondheid van de werknemers van de onderneming of van andere ondernemingen in gevaar kunnen brengen. Bijvoorbeeld functies met dienstwapens, kranen of hijstoestellen.
- Functies met verhoogde waakzaamheid: jobs die bestaan uit een permanent toezicht op de werking van een installatie, waar een gebrek aan waakzaamheid de veiligheid en de gezondheid van andere werknemers in gevaar zou kunnen brengen.
- Functies met een bepaald risico: activiteiten waar duidelijke risico’s voor de gezondheid van de werknemer aan verbonden zijn (bijvoorbeeld blootstelling aan chemische stoffen, belasting van de rug of stress).
- Activiteiten verbonden aan voedingswaren: alle medewerkers die rechtstreeks in contact komen met voedingswaren of -stoffen moeten over een medisch attest beschikken met betrekking tot de geschiktheid om levensmiddelen te manipuleren.
Bekijk het volledig overzicht van jouw verplichtingen als werkgever in verband met het gezondheidstoezicht.
Vraag hulp bij een sociaal secretariaat
Zoals je ziet, komen er dus heel wat formaliteiten kijken bij het aanwerven van personeel. Een sociaal secretariaat kan je helpen met deze fiscale en administratieve taken. Je kan onder andere bij een sociaal secretariaat terecht voor:
- hulp bij de opmaak van een arbeidsreglement en arbeidsovereenkomst
- aangifte en doorstortingen naar officiële instanties (Inschrijving bij de RSZ, Dimona-aangifte,..)
- berekening van lonen
- jaarlijkse belastingfiches
- administratie rond arbeidsongeschiktheid, ziekteverzuim, brugpensioen...
Wil je meer weten over het aanwerven van personeel? Download dan het gratis e-book. Je leest er alles wat je moet weten: van de kost van een aanwerving, een functieprofiel en vacaturetekst schrijven, tot wettelijke documenten en verplichtingen.
