Er zijn heel wat mensen die thuis even productief werken als op kantoor, misschien zelfs productiever. Toch zijn er ook heel wat die thuis niet hun beste werk leveren: ze zijn snel afgeleid of missen de structuur en houvast van op kantoor. Hoe zorg je ervoor dat je werknemers toch productief thuiswerken?

Geef duidelijke opdrachten en deadlines

Om ervoor te zorgen dat je werknemers productief aan de slag blijven, is het belangrijk om duidelijke opdrachten te geven. Als het voor je werknemers niet duidelijk is hoe ze aan een bepaalde opdracht moeten beginnen of als ze zonder werk zitten, dan is het logisch dat ze minder productief zijn.

Zet ook duidelijke deadlines op opdrachten. Zo weten je werknemers wanneer alles moet worden afgewerkt, en welke taken prioriteit hebben.

Komt de deadline dichterbij? Pols dan nog eens bij de werknemer in kwestie of hij zeker nog op schema ligt. Zo blijft er niets liggen en is alles op tijd klaar.

Communiceer regelmatig

Bedrijfsleider zijn neemt heel wat tijd in beslag. Je wil dan ook geen tijd verliezen aan een resem mails en telefoontjes. Toch is het belangrijk dat je een beetje van je kostbare tijd spendeert aan op regelmatige basis communiceren met de mensen die thuiswerken.

Plan  regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks) een videochat in, om even te polsen naar de stand van zaken en te informeren hoe het gaat. Maak ook duidelijk dat ze op dat moment alles mogen bespreken en dus ook eventuele moeilijkheden kunnen signaleren.

Zo zorg je dat je werknemers vlot kunnen blijven doorwerken én voelen ze zich meteen ook meer betrokken.

Bekijk niet de uren, maar het werk

De ene werknemer werkt sneller dan de andere. Het is niet omdat iemand lange uren thuis achter zijn computer zit, dat hij productief aan het werken is. Het is dus belangrijk om de kwaliteit van het werk te bekijken en niet het aantal gewerkte uren. Werkt een werknemer alle taken vlot en efficiënt af? Dan kan hij gerust een uurtje vroeger stoppen.

Leg een paar basisregels vast

Wil je zeker zijn dat je werknemers efficiënt thuiswerken? Spreek enkele duidelijke standaardregels af die ze moeten volgen. Zo kan je vragen om bijvoorbeeld:

• Binnen X uren/tijd te reageren op een bericht van collega’s.
• Telefonisch bereikbaar te zijn tijdens de werkuren (bijvoorbeeld van 9.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 17.00 uur).
• Wekelijks of tweewekelijks de planning en afgewerkte taken te overlopen.
• Enzovoort

Zo hebben zowel jij als je werknemers de nodige structuur om productief thuis te werken. Door die regels vast te leggen, en verder je werknemers niet té veel te controleren, toon je ook dat je hen vertrouwt om zelfstandig thuis te werken. Jij bent er zo bovendien ook gerust in dat ze efficiënt thuiswerken, zonder ze constant te moeten controleren.  

Gebruik de juiste tools

Veel werknemers voelen zich geïsoleerd tijdens thuiswerk. In deze tijden van sociale isolatie én langdurig thuiswerken is de kans nog groter dat werknemers zich behoorlijk eenzaam voelen. Als je werknemers zich niet goed voelen in hun vel, heeft dat ook een impact op hun productiviteit. Probeer daarom om, via de juiste technologische tools, regelmatig contact te hebben met je werknemers. Doe dat niet enkel via chat of mail, maar bel ook eens of kies voor een videochat om het toch net iets persoonlijker te maken.

De juiste tools kunnen je ook helpen om de productiviteit van je werknemer beter te volgen. Dat kan door af en toe te vragen naar de stand van zaken via een simpele ‘Lukt het?’ of ‘Hoe gaat het met die taak?’, maar ook door bijvoorbeeld een online planningstool (zoals Asana of Trello) te gebruiken.

Vertrouw je werknemers

Het is heel moeilijk om in te schatten of je werknemers productief zijn of niet, zélfs op kantoor. Het belangrijkste is dus om er gewoon op te vertrouwen dat ze ook thuis hun beste beentje voorzetten. Om je werknemers van thuis uit te kunnen laten werken, is het nu eenmaal noodzakelijk om de controle als werkgever wat los te laten. Door de nodige afspraken te maken, regelmatig te communiceren en opdrachten door te geven, geef je hen alle tools om zelfstandig thuis te kunnen werken. Zo kan jij je ook fulltime focussen op jouw werk.