Tussen 13 en 26 mei vinden bij tal van Belgische organisaties opnieuw sociale verkiezingen plaats. Maar wist je dat de verkiezingsprocedure al 150 dagen voordien start? En dat je als werkgever in de aanloop naar die opstart ook al heel wat verplichtingen moet vervullen? Concreet wordt de aftrap eigenlijk in december 2023 gegeven – voorbereidingstijd niet meegerekend. Hoog tijd dus om stil te staan bij een aantal sleutelmomenten.
Sociale verkiezingen: een procedure van 150 dagen
In totaal neemt de verkiezingsprocedure 150 dagen in beslag. Ze is opgebouwd rond twee data:
- dag X = de dag waarop je bericht aanplakt om de datum van de sociale verkiezingen aan te kondigen binnen je organisatie;
- dag Y = de eigenlijke stemdag.
Vóór, op en vlak na deze data moet je als werkgever verschillende praktische en administratieve formaliteiten in acht nemen. Ontdek ze aan de hand van onderstaande sleutelmomenten:
Sleutelmomenten tijdens de procedure
X-60: start voorverkiezingsprocedure (december 2023)
De 150 dagen durende verkiezingsprocedure gaat officieel van start op dag X-60: precies 60 dagen vóór de dag waarop je de datum van de verkiezingen bekendmaakt. Afhankelijk van de concrete verkiezingsdatum situeert X-60 zich dus tussen 15 en 28 december 2023. Op dat ogenblik moet je de volgende inlichtingen schriftelijk meedelen:
- de structuur van je technische bedrijfseenheid (inclusief eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige sociale verkiezingen in 2020);
- de functietitels van het kader- en leidinggevend personeel;
- het aantal werknemers per categorie* op het einde van de referteperiode;
- de precieze data van dag X en dag Y.
*Er zijn 5 categorieën werknemers:
- arbeiders;
- bedienden;
- kaderleden;
- leidinggevend personeel;
- jeugdige werknemers.
X-30: start beschermingsperiode (januari 2024)
Op X-30 (30 dagen voor dag X) start de verdoken beschermingsperiode. Vanaf dan zijn kandidaten voor de sociale verkiezingen beschermd tegen ontslag. Concreet houdt deze bescherming in dat je de verkiezingskandidaten niet mag ontslaan, behalve:
- om een dringende reden die de arbeidsrechtbank vooraf heeft aanvaard;
- om een economische of technische reden die het paritair comité vooraf heeft goedgekeurd.
Kortom, een gewone ontslagmotivatie (bijvoorbeeld met slechte prestaties als reden) volstaat niet. De ontslagprocedure is bovendien bijzonder complex.
Let wel: wanneer de verdoken beschermingsperiode van start gaat, ken je de namen van de kandidaten eigenlijk nog niet. De kandidaturen worden immers pas bekendgemaakt aan de werkgever op X+35, dus 35 dagen na de aanplakkingsdatum. Gedurende 65 dagen verkeer je met andere woorden in onzekerheid over wie al dan niet ontslagbescherming geniet.
Wat bij een ontslag tijdens de verdoken beschermingsperiode?
Werkgevers die de verdoken beschermingsperiode niet respecteren, riskeren een beschermingsvergoeding te moeten betalen. Die vergoeding kan variëren tussen 2 en 8 jaar loon. Laat je daarom zeker begeleiden indien je tijdens deze periode een ontslag overweegt.
X: start van de eigenlijke verkiezingsprocedure (februari 2024)
Vanaf dag X tot dag Y loopt de eigenlijke verkiezingsprocedure. Op dag X ligt de verkiezingsdatum Y definitief vast en communiceer je die aan je medewerkers. Verder geef je de uurregeling van de stemdag mee, de wijze van stemming (elektronisch of niet), de kieskalender, het aantal mandaten, de kieslijsten en de lijst met namen van het leidinggevend personeel en de kaderleden.
Y: verkiezingsdag (mei 2024)
Net zoals bij een politieke stembusgang is elk stembureau voor de sociale verkiezingen samengesteld uit een voorzitter, secretaris en vier bijzitters. Na de stemming vindt diezelfde dag nog de telling plaats. De resultaten en bijbehorende processen-verbaal maak je vervolgens over aan de FOD WASO via een beveiligde webapplicatie.
Y+2: bekendmaking van de uitslag
Uiterlijk twee dagen na de stemdag – op Y+2 – plak je de verkiezingsuitslag aan en maak je deze bekend binnen je onderneming.
Zowel verkozen als niet-verkozen kandidaten blijven een ontslagbescherming genieten.
Een goede voorbereiding en begeleiding
Je merkt het: de sociale verkiezingsprocedure is complex en vergt veel voorbereiding. De minste onregelmatigheid kan aanleiding geven tot een ongeldigheid van de procedure – met alle gevolgen van dien.
Om ervoor te zorgen dat alles vlot verloopt, biedt Liantis toegang tot de XY-tool van Agoria. Deze laat je op elk cruciaal moment weten wat je moet doen, aan de hand van concrete voorbeelden.
