Met de loonbonus heb je een krachtig instrument in handen om betrokken medewerkers aan te werven, te behouden en te motiveren. Goed nieuws, dus. Al zorgt een complexer loonpakket ook voor wat administratieve en rekenkundige uitdagingen. Geen zorgen, deze ‘how to’ gidst je in geen tijd voorbij de hordes van de invoering van de loonbonus in jouw bedrijf.
Als werkgever voer je jouw loonbonusplan op twee manieren in. Is er binnen je organisatie een vakbondsafvaardiging, dan verloopt de procedure via een ondernemings-cao. Is dat niet het geval, dan heb je zelf de keuze: ga je voor een cao of een toetredingsakte?
In beide gevallen bevat je loonbonusplan een aantal verplichte criteria, zoals welke doelgroep je met je plan wil bereiken, hoeveel werknemers erbij betrokken worden en wat de collectieve doelstellingen precies zijn. Afhankelijk van de gekozen procedure verloopt de invoering van de loonbonus volgens verschillende stappen. Beide opties even uitgelicht.
Optie 1: de ondernemings-cao
Bij een ondernemings-cao leg je jouw ontwerp voor de loonbonus voor aan de vakbondssecretaris(sen) in je bedrijf. Zodra jullie het eens zijn over de inhoud en alles ondertekend is, leg je je gloednieuwe cao ter registratie neer bij de Griffie van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, kortweg FOD WASO. In dit scenario worden jouw werknemers niet rechtstreeks betrokken in het proces.
Optie 2: de toetredingsakte
Dat is anders als je kiest voor de toetredingsakte. In dit traject verloopt de invoering van de loonbonus in verschillende fasen. In een eerste stap moet je het plan gedurende minstens 15 dagen voorleggen aan de betrokken werknemers, zodat zij de kans krijgen om hun opmerkingen te formuleren.
Stel dat je werknemers opmerkingen hebben bij jouw voorstel en jullie er niet samen uit geraken, start er een verzoeningsprocedure bij de Sociale Inspectie. Zij zullen je helpen om de plooien glad te strijken en zoeken een compromis waarin alle partijen zich vinden.
Vervolgens stap je naar de FOD WASO, die eerst vormcontrole uitvoert vooraleer ze jou haar zegen geeft. Let op, dat kan soms een paar maanden duren, en daarna moet je loonbonusplan nog langs de bevoegde paritaire comités voor verdere bijsturing en goedkeuring. Onder dit finale document zal elke werknemer zijn krabbel moeten zetten.
Klinkt als een hachelijke onderneming? Misschien, maar de extra tijd die je stopt in een goede voorbereiding maakt wel dat je plan gedragen wordt door iedereen in je team. Alle neuzen in dezelfde richting dus, oftewel exact wat je nodig hebt om voluit vooruit te gaan.
Een loonbonus op maat
Als werkgever kan je de loonbonus bijna volledig op maat snijden van jouw onderneming. Dat betekent dat je veel vrijheid krijgt om de doelstellingen, de referteperiode en het bedrag van de bonus naar je hand te zetten. Uiteraard zijn er wel een aantal voorwaarden die je niet uit het oog mag verliezen.
Zo moeten de doelstellingen bijvoorbeeld collectief van aard zijn. Lees: alle betrokken werknemers moeten samen het doel bereiken. De referteperiode moet op haar beurt minstens drie maanden bedragen, al gebruiken de meeste werkgevers een termijn van één jaar. Het maximumbedrag voor de loonbonus bedraagt (in 2021) tot slot 3.447 euro bruto per werknemer, wat gelijk staat aan een nettobedrag van 2.996,48 euro.
In sommige gevallen schept ook jouw paritair (sub)comité een structureel kader voor deze factoren, al blijft er ook dan nog voldoende ruimte over voor maatwerk.
Eerst invoering, dan coaching
De criteria van de loonbonus bepalen is in feite maar het halve werk. Daarna is het belangrijk dat je regelmatig en transparant met je personeel overlegt. Door het onderwerp bijvoorbeeld op te nemen in functioneringsgesprekken, kan je doelstellingen tussentijds evalueren en je werknemers coachen om de gezamenlijke doelstellingen te bereiken.
Doel behaald? Bonus betaald!
Heeft je team het vooropgestelde doel behaald? Dan is het tijd voor champagne, schouderklopjes en de uitbetaling. Belangrijk detail: dat moet altijd via de loonbrief gebeuren.
Op het moment waarop de betaling van de loonbonus voorzien is, moet je als werkgever ook een individuele informatiefiche meegeven aan alle betrokken werknemers. Daarin leg je het loonbonus-systeem nog eens in klare taal uit, zodat het voor iedereen duidelijk is waarom die al dan niet werd behaald. Jawel, je moet dit document ook overhandigen als de doelstellingen niét werden bereikt.
Tot slot wordt er bij het uitbetalen rekening gehouden met effectieve prestaties en gelijkgestelden. Heeft een werknemer bijvoorbeeld tijdskrediet opgenomen tijdens de referteperiode? Dan wordt dit mee in rekening gebracht. Op die manier krijgt jouw personeel ook echt loon naar werken.
Aan jou de keuze hoe je je traject liefst opbouwt, natuurlijk. Maar weet dat de moeite die je steekt in dit traject zonder twijfel uitmondt in een team dat niet enkel werkt voor de beloning op het eind, maar zich tijdens het hele traject ook écht betrokken voelt.
Vergeet trouwens niet dat met een goede en ervaren partner, dit allemaal vlekkeloos verloopt.
