Hoe onthaal je een nieuwe werknemer op de eerste werkdag?

Na de aanwerving en de selectie van een nieuwe werknemer is het van groot belang om voldoende aandacht te besteden aan het onthaal van deze nieuwe werkkracht. Een goed onthaal zorgt voor een hogere motivatie, bevordert de integratie van jouw nieuwe collega en verhoogt de kans dat hij of zij lang bij jouw bedrijf aan boord blijft. Bovendien zijn er ook enkele wettelijke verplichtingen omtrent een goed onthaalbeleid. We overlopen even wat je best voorziet voor een nieuw lid van het team.

Ontvangst van een nieuwe werknemer: wat zijn mijn verplichtingen als werkgever?

Het contract is getekend, dus het aanwervingsproces is afgerond? Niet helemaal. Op zijn of haar eerste werkdag wil je ervoor zorgen dat jouw nieuwe kracht zich meteen thuis voelt. Niet alleen zorg je zo voor een vlotte start, je bent zelfs wettelijk verplicht om de nieuweling voldoende in te lichten. De wetgeving inzake welzijn op het werk legt werkgevers een aantal onthaalverplichtingen op. En die gelden voor alle werknemers, dus ook voor mensen die je aanwerft voor bepaalde duur, uitzendkrachten, stagiairs, vrijwilligers …

Concreet ben je als werkgever verantwoordelijk voor het onthaal, de begeleiding, het informeren en opleiden van elke werknemer. Je mag de organisatie van dat onthaal wel uitbesteden aan een andere leidinggevende in jouw bedrijf. De begeleiding van de nieuwe werknemer kan je dan weer overlaten aan een andere, ervaren werknemer (peter- of meterschap).

Doorloop deze 10 stappen voor een goed onthaal

Gaat er binnenkort een nieuwe werkkracht in jouw bedrijf aan de slag? Doorloop dan deze 10 stappen voor een geslaagd onthaal.

1. Bereid het onthaal van de nieuwe werknemer voor

Bereid de komst van jouw nieuwe werknemer goed voor. Heldere communicatie over de eerste werkdag – met praktische zaken zoals wanneer iemand aanwezig moet zijn, maar bijvoorbeeld ook waar hij of zij kan parkeren – kan alvast wonderen doen.
Zorg dat je de aankomst van jouw nieuwe medewerker ook aankondigt aan jouw huidig personeel en aan zijn of haar rechtstreekse overste. Laat hen weten wat je van hen verwacht tijdens het onthaal van de nieuwkomer.

2. Zorg voor een warm welkom van de medewerker

Zorg bij de aankomst meteen voor een warme verwelkoming. Deze ontvangst gebeurt best door de baas van het bedrijf of door de rechtstreekse overste van de nieuwe collega.

3. Organiseer een rondleiding in het bedrijf

Geef een rondleiding in het bedrijf zodat de nieuwkomer zich sneller op zijn plaats voelt en de integratie eenvoudiger kan verlopen.

4. Stel de nieuwe werknemer voor aan de collega's

Stel de nieuwe werknemer voor aan alle leden van het team. Wijs eventueel een peter en meter aan die verantwoordelijk zijn voor de begeleiding van de nieuwe werkkracht. Zo geef je hem of haar een rechtstreeks aanspreekpunt bij vragen of onduidelijkheden.

5. Stel het bedrijf voor

Stel kort het bedrijf en de cultuur voor en vertel iets meer over de typische gewoontes binnen de onderneming. Licht de functie van jouw nieuwe kracht nog eens toe en schets zijn of haar rol binnen het bedrijf. Geef meteen ook alle informatie door die de persoon in kwestie nodig heeft om de functie goed uit te voeren.

6. Geef informatie over de dienst voor preventie

Informeer jouw werknemer over de taken van de interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk en zorg dat de werknemer weet bij welke preventieadviseurs hij of zij terecht kan.

7. Bespreek het psychosociaal welzijn

Bespreek hoe jouw bedrijf omgaat met psychosociale zorg. Is er een beleid rond stress? Waar kan de werknemer terecht bij klachten over pesten, geweld …

8. Overloop de veiligheidsregels

Overloop samen alle gedragsregels en afspraken omtrent veiligheid: persoonlijke beschermingsmiddelen, procedures bij brand, de vaste plaats van de EHBO-doos ...

9. Leg alles vast in een infobrochure

Maak een duidelijke infobrochure over jouw bedrijf. Verzamel in een notendop contactgegevens van sleutelfiguren, afspraken (bijvoorbeeld rond ziekte en verlof), veiligheidsinstructies en procedures in noodgevallen.

10. Vergeet het registratiedocument niet

Zorg voor een schriftelijke bewijs – ondertekend door je of een leidinggevende én door de nieuwe werknemer – dat jouw nieuwe collega alle nodige informatie heeft ontvangen. Dit document dien je te bewaren in het personeelsdossier van jouw medewerker.

Investeer in een goed onthaalbeleid

Een goede ontvangst van een nieuwe werknemer zorgt niet enkel voor een hogere tevredenheid, maar ook voor een hogere productiviteit. En dat loont zeker op lange termijn. Heb je nog geen onthaalbeleid? Een onthaalbrochure helpt je nieuwe werknemers vlot te ontvangen. Bekijk hier hoe je zo’n onthaalbrochure opmaakt.