Professionele verplaatsingen met de wagen? De fiscus betaalt mee!

Vennootschappen, zelfstandigen en freelancers die een auto gebruiken om hun professionele activiteit uit te oefenen, mogen de kosten daarvan fiscaal inbrengen. Welke spelregels gelden er? En welke percentages en bedragen aanvaardt de fiscus?

Bij klanten en prospecten langsgaan, naar werven of opdrachten rijden, beurzen bezoeken, … Vennootschappen, eenmanszaken en zelfstandigen moeten voor heel wat verplaatsingen hun wagen gebruiken. In ruil daarvoor mogen ze de kosten die die verplaatsingen meebrengen fiscaal inbrengen.  

Waar naartoe?

Een eerste belangrijk aspect hierbij is wat voor type verplaatsing je deed. “Er zijn drie types”, legt Liantis-fiscalist Pieter Debbaut uit. “De zuivere private verplaatsingen, de verplaatsingen tussen je woonplaats en de plaats van tewerkstelling en de zuivere beroepsverplaatsingen.”  

Het zal geen verrassing zijn dat de fiscus helemaal niét tussenkomt bij de zuivere private verplaatsingen. Wanneer je je wagen gebruikt om met je partner gezellig een avondje op restaurant te gaan, mag je deze verplaatsing dus niet fiscaal aftrekken. Debbaut: “Let wel: onderhandel je tijdens dat etentje met een potentiële klant over een nieuw contract, dan mag het natuurlijk wél.”  

 Een tweede soort verplaatsing is die tussen je woonplaats en je ‘vaste plaats van tewerkstelling’. “Daarvoor heeft de fiscus een forfait voorzien van 15 eurocent per kilometer”, legt Debbaut uit. “Daarin zitten alle kosten vervat, zoals de brandstof, de verzekering, de verkeersbelasting, het onderhoud, de afschrijvingen, de pechdienst, de huur van je parkeergarage, … Tot slot zijn er nog de zuivere beroepsverplaatsingen. Die inbreng is beperkt tot een bepaald percentage, afhankelijk van de CO2-uitstoot van je wagen. Bovendien moet je de werkelijke kosten ook kunnen bewijzen, bijvoorbeeld met een factuur.” Twee uitzonderingen hierop zijn de carkit in de wagen en de financieringskosten, die zijn altijd voor 100% aftrekbaar. 

Hoeveel gram co2?

Om de aftrekbare kosten voor een wagen te berekenen, moet je eerst kijken naar de aankoopdatum (of de datum waarop het leasecontract werd ondertekend). Is dat voor 1 juli 2023, dan geldt de zogenaamde ‘gramformule’. Debbaut rekent voor: “Deze formule berekent het percentage van de kosten die je fiscaal mag inbrengen en ziet er zo uit: 120% - (0,5 x brandstofcoëfficiënt x CO2/km). Waarbij de brandstofcoëfficiënt 1 is voor dieselwagens, 0,95 voor benzinewagens en 0,90 voor wagens die op aardgas rijden (zolang ze onder de 12 fiscale Pk blijven).”

Voorbeeld

Een voorbeeld van de gramformule maakt veel duidelijk. Stel dat je een benzineauto kocht met een uitstoot van 110 gram CO2 per kilometer. Dan is de formule: 120% - (0,5 x 0,95 x 110) = 67,75%. Al de beroepskosten die je maakte voor zuiver professionele verplaatsingen, mag je dus aan 67,75% fiscaal inbrengen. 

Stel nu bijvoorbeeld dat deze wagen 30.000 euro kostte en dat je hem op vijf jaar afschrijft, dus aan 6.000 euro per jaar. Daarnaast had je voor 2.000 euro aan benzinekosten, 1.000 euro aan onderhoud, 1.000 euro aan verzekeringen en betaalde je 250 euro verkeersbelasting. Je reed in totaal 30.000 kilometer, waarvan 21.000 kilometer puur beroepsmatig.  

Je totale autokosten klokken af op 10.250 euro (6.000 + 2.000 + 1.000 + 1.000 + 250) en 70% van je verplaatsingen waren professioneel. Je mag dus (10.250 x 70% x 67,75%) fiscaal inbrengen en dat is precies 4.861,06 euro.

Vanaf 1 juli 2023

Voor auto’s met een verbrandingsmotor die je vanaf 1 juli dit jaar aankoopt, heeft de overheid een overgangsregeling opgesteld, waarbij de maximale fiscale inbreng elk jaar een beetje daalt. “De gramformule geldt nog, maar vanaf 1 januari 2025 ligt de maximale aftrekbaarheid nog op 75%, een jaar later nog maar op 50% en vanaf 1 januari 2027 zelfs maar op 25%”, zegt Debbaut. “Vanaf 1 januari 2028 zijn deze auto’s niét meer fiscaal aftrekbaar.” 

Het is vanaf dan extra interessant om over te stappen op een elektrische wagen, want die blijven 100% aftrekbaar tot eind 2026. Daarna daalt dat percentage wel weer geleidelijk, van 95% in 2027 tot 67,5% in 2031. 

Wat met de btw?

Zoals al gesteld, is er een groot onderscheid tussen de kilometers die je privé aflegt en je professionele verplaatsingen. Maar hoe weet je nu hoeveel kilometers je per jaar voor het werk rijdt en hoeveel voor andere verplaatsingen? De fiscus onderscheidt drie berekeningsmethoden.  

“De eerste is de rittenadministratie”, zegt de Liantis-fiscalist. “Hierbij noteer je bij elke rit exact hoeveel kilometer je rijdt en hoeveel daarvan professioneel was. Dat is uiteraard een zeer omslachtige manier, al bestaan er ook wel elektronische track- & trace-oplossingen om dit te automatiseren. De tweede methode is ‘semi-forfaitair’: het beroepsgebruik wordt in dit geval berekend op basis van een specifieke formule van de FOD Financiën. De derde en gemakkelijkste manier (maar vaak niet de fiscaal meest gunstige) is de keuze voor de puur forfaitaire methode. Daarmee stel je het beroepsgebruik de facto vast op 35%.” 

Dit alles heeft ook zo zijn invloed op bijvoorbeeld de aftrekbaarheid van btw. De btw op auto- en brandstofkosten is aftrekbaar naar gelang het aantal professionele kilometers dat je aflegt. Is dat minstens de helft van het totaal? Dan mag je 50% van de btw in mindering brengen. Is dat minder dan de helft? Dan is de btw-aftrek volgens het beroepsgebruik van je auto.