Een uitpuilende mailbox na een heerlijke vakantie? Een collega die in hetzelfde bureau zit en mailt voor een afschrijvingstabel? Of jouw mail die die van een klant kruist, waardoor hij meer verwarring zaait dan duidelijk schept? Deze voorbeelden zijn waarschijnlijk ook voor jou herkenbaar. Minder gaan mailen is in de meeste gevallen de boodschap, voor betere communicatie en efficiënter werk.
E-mails sturen: wat is daar mis mee?
Je komt aan op je kantoor. Je haalt eerst een koffie en doet dan je mailbox open. Licht zenuwachtig scan je onderwerpregels en screen je afzenders, tegelijk op zoek naar leuke nieuwe projecten en wat bang voor vervelende vragen. Je wist overbodige mails, stuurt andere door naar een collega en vinkt de vragen aan die je zelf moet opvolgen. Na een uurtje heb je alle nieuwe mails gezien, maar is je hoofd al vreselijk moe. Mails filteren maakt van het eerste uur op je werk meteen een grote hindernis voor je brein.
Bovendien halen mails je uit je concentratie. Wist je dat een gemiddelde werknemer om de drie minuten gestoord wordt? En dat het daarna wel 23 minuten kan duren voor hij verder werkt aan de taak waarmee hij bezig was?
Stuur je soms een mail die niet echt nodig was? Of forward je af en toe een e-mail zonder goed te overwegen of die wel relevant was? Dan haal je waarschijnlijk medewerkers of collega’s uit concentratie, terwijl die net als jij liever geconcentreerd willen doorwerken.
E-mails sturen kost je trouwens veel tijd. Je denk vast van niet: kort en to –the-point. Maar je zorgt waarschijnlijk ook voor wat context bij je opmerking of vraag. Je geeft je klant extra informatie, denkt na over je formulering, kijkt na of je geen fouten schreef en controleert of je geen bijlages vergat. Voor je het beseft, neemt je mail veel meer tijd in beslag dan voorzien.
E-mails sturen: hoe moet het dan wel?
Je mails dan maar niet checken, is vanzelfsprekend geen optie. Goed communiceren met je klanten blijft bovendien erg belangrijk. Lees hier hoe je je mailverkeer kan aanpassen, zodat je efficiënt communiceert en de overlast zo veel mogelijk reduceert.
- Volgens productiviteitsexperten volstaat het om 2 keer per dag je mails te checken. Meer is overbodig. Voorzie vaste momenten waarop je dat doet en laat je mailbox daarbuiten gesloten.
- Concentreer je op 1 taak. Combineer dus geen verschillende to do’s. Moet je het uitgebreide budget voor een klant berekenen? Wil je alle sollicitatiebrieven voor een openstaande functie doornemen? Werk die taak dan af voor je een nieuwe taak in je mailbox aanpakt.
- Maak een online projectomgeving. Je kan er heel vlot samenwerken met mensen van binnen en buiten je organisatie, bijvoorbeeld om elkaar op de hoogte te houden van de ontwikkelingen en voortgang van een project. Een online omgeving zorgt ervoor dat je veel minder over-en weer moet mailen. Afhankelijk van wat je precies nodig hebt, zijn Silverfin, Exact of Octopus interessante opties! Met de meeste pakketten kan je op elk moment statusoverzichten raadplegen, alle interne communicatie over een klant bundelen of deadlines instellen.
