Une boîte mail pleine à craquer au retour des vacances ? Un collègue qui se trouve dans le même bureau et qui vous envoie un e-mail pour vous demander un tableau d’amortissement ? Ou un e-mail qui croise celui d’un client et qui apporte dès lors plus de confusion que de clarté ? Vous avez probablement déjà vécu de telles situations. Réduire le nombre d’e-mails est dans la plupart des cas nécessaire, pour améliorer la communication et augmenter l’efficacité. 
Envoyer des e-mails : quel est le problème ?
Vous arrivez au bureau. Vous prenez tout d’abord un café et ouvrez ensuite votre boîte mail. Légèrement énervé, vous parcourez les différents objets et les expéditeurs, à la fois à la recherche de nouveaux projets passionnants et un peu anxieux à l’idée d’y trouver des questions ennuyeuses. Vous effacez les e-mails inutiles, vous en transférez d’autres à un collègue et vous gardez les questions auxquelles vous devez vous-même répondre.
Après une heure, vous avez passé en revue tous vos nouveaux messages, mais vous êtes déjà épuisé mentalement. Le fait de trier vos e-mails vous fait surchauffer dès la première heure de travail.
De plus, les e-mails vous déconcentrent. Savez-vous qu’un travailleur moyen est dérangé toutes les trois minutes ? Et qu’il peut ensuite lui falloir jusqu’à 23 minutes pour poursuivre la tâche à laquelle il était occupé ?
Vous envoyez parfois un e-mail qui n’est pas vraiment nécessaire ? Ou vous transférez de temps en temps un e-mail sans vérifier s’il est bien pertinent ? Vous interrompez ainsi probablement le travail de vos collaborateurs ou collègues, alors que tout comme vous, ils préféreraient pouvoir continuer à avancer sans être dérangés.
Envoyer des e-mails vous prend par ailleurs beaucoup de temps. Vous pensez certainement que non, que vous faites court et allez droit au but. Mais vous accompagnez certainement votre remarque ou votre question d’un contexte. Vous donnez à votre client des informations supplémentaires, vous réfléchissez à votre formulation, vous vérifiez si vous n’avez pas fait de fautes et vous vous assurez de ne pas avoir oublié d’annexes. Sans vous en rendre compte, votre e-mail vous prend beaucoup plus de temps que prévu.
Envoyer des e-mails : comment faire alors ?
Ne plus consulter vos e-mails n’est bien entendu pas la solution. Une bonne communication avec vos clients reste par ailleurs très importante. Voyons ici comment adapter vos échanges d’e-mails de manière à communiquer de manière efficace tout en réduisant au maximum les dérangements.
- Selon des experts en productivité, il suffit de vérifier deux fois par jour vos e-mails. Inutile de le faire plus souvent. Prévoyez des moments fixes pour le faire et, en attendant, fermez votre boîte mail.
- Concentrez-vous sur une seule tâche. Ne combinez donc pas plusieurs activités. Vous devez calculer le budget détaillé pour un client ? Vous voulez examiner toutes les lettres de candidature pour un poste vacant ? Achevez d’abord ce travail avant de vous attaquer à une nouvelle tâche dans votre boîte mail.
- Créez un environnement de projet en ligne. Vous pourrez très facilement y travailler avec des collègues ou des personnes extérieures à votre organisation, par exemple pour vous tenir mutuellement informés des évolutions et de l’avancement d’un projet. Un environnement en ligne réduit sensiblement les échanges d’e-mails. En fonction de ce qu’il vous faut exactement, Silverfin, Exact et Octopus constituent des solutions intéressantes ! La plupart des logiciels vous permettent à tout moment de consulter des aperçus de statut, de rassembler toute la communication interne au sujet d’un client ou de fixer des délais.
