Niet zelden krijgt het ondernemingsloket de vraag om EU-burgers die zich hier als zelfstandige willen vestigen, in te schrijven in de KBO nog vóór ze officieel over een Belgisch adres beschikken. Ze gaan er immers van uit dat die inschrijving in de KBO een noodzakelijke voorwaarde is om in het wacht- of vreemdelingenregister te worden ingeschreven, maar dat is een misverstand. Bovendien is een inschrijving in de KBO zonder duidelijk identificeerbaar adres verboden voor zowel de onderneming zelf als voor haar vestigingseenheden.
Heeft je klant nog geen Belgisch adres? Dan moet hij eerst enkele cruciale stappen doorlopen voor hij zich kan inschrijven in de KBO.
Stap 1: Aanmelding bij de gemeente
Eerst moet je klant zich bij de gemeente van zijn verblijfplaats aanmelden. Als hij daar zijn EU-burgerschap meteen kan bewijzen, zal de gemeenteambtenaar hem onmiddellijk in het wachtregister inschrijven.
Opgelet: Op dat moment is er nog geen sprake van een officieel verblijfsadres. Je krijgt enkel de melding ‘inschrijving op verklaring’.
Bij zijn bezoek aan de gemeente krijgt je klant ook een ‘aanvraag van een verklaring van inschrijving’ mee (de zogenaamde bijlage 19) waarin de stukken worden opgesomd die hij binnen de drie maanden aan de gemeente moet bezorgen om recht te kunnen hebben op verblijf: een uittreksel uit de KBO en een aansluitingsattest van het sociaal verzekeringsfonds.
Stap 2: Woonstcontrole door wijkagent
Na de inschrijving in het wachtregister en afgifte van de bijlage 19 volgt er een controle door de wijkagent. Die zal bevestigen of jouw klant ook werkelijk op het opgegeven adres woont.
Na de woonstcontrole wordt de ‘inschrijving op verklaring’ in het wachtregister dan vervangen door een inschrijving in het vreemdelingenregister, met het volledige, en dus duidelijk identificeerbare, (Belgische) adres van jouw klant. Hou er rekening mee dat de administratieve afhandeling daarvan wel enkele dagen in beslag kan nemen.
Tip: Was jouw klant niet thuis en heeft hij de wijkagent gemist? Raad je klant dan aan zélf een afspraak met hem te maken.
Stap 3: Inschrijving in de KBO en aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds
Pas nadat jouw klant met een duidelijk identificeerbaar adres in het vreemdelingenregister werd ingeschreven, kan hij zijn ondernemingsnummer aanvragen. Wanneer ook alle overige gegevens aanwezig zijn, zal het loket de inschrijving van jouw klant in de KBO vervolledigen en hem een uittreksel van de inschrijving bezorgen. Ook voor de aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds (SVF) doet Liantis het nodige.
Stap 4: Recht op verblijf
Zodra de inschrijving in de KBO en aansluiting bij het SVF achter de rug zijn, kan je klant zowel het uittreksel uit de KBO als het attest van aansluiting bij het SVF aan de gemeente bezorgen. Op die manier kan ook de toekenning van zijn recht op verblijf verder in orde worden gebracht.
Zo help je je klant het best
Is je klant een onderdaan van de Europese Unie en verhuisde hij recent naar België om hier een onderneming op te starten? Informeer hem dan goed dat hij eerst over een duidelijk identificeerbaar Belgisch adres moet beschikken vóór hij zich in de KBO kan inschrijven.
Daarvoor is het belangrijk dat hij zo snel mogelijk na zijn inschrijving in het wachtregister zijn adres laat bevestigen door de wijkagent. Pas na die woonstcontrole zal je klant immers met een duidelijk identificeerbaar adres in het vreemdelingenregister worden opgenomen en kan het loket het nodige doen voor de inschrijving in de KBO en het afleveren van het uittreksel en aansluitingsattest.
