Share
Mijn beroep als boekhouder/accountant

Goed rapporteren: hoe doe je dat?

Tegenwoordig willen klanten meer van hun boekhouders dan een eenvoudig financieel rapport. In een managementrapport interpretéér je de cijfers van een onderneming. Je maakt je bevindingen inzichtelijk en koppelt er ook advies aan voor de bedrijfsvoering van je klant. Ontdek hoe je een managementrapportering maakt die je klant écht kan gebruiken. Goed rapporteren hoe doe je dat

Een financiële rapportering is de basis

Een louter financiële rapportering geeft je klant onvoldoende informatie om zijn onderneming efficiënt bij te sturen. Maar een sterk managementrapport geeft wel inzicht in de sterktes en zwaktes van de organisatie én advies over hoe je klant zijn bedrijf competitiever maakt.

Daarvoor is het noodzakelijk dat je basisgegevens correct en volledig zijn. Idealiter neem je voor een zelfstandige klant ook zijn gespendeerde uren mee en niet alleen de omzet. Een voorbeeld: een loodgieter werkte vorig jaar zo’n 45 uren per week om een omzet van 2000 euro te genereren. Dit jaar genereert hij 2500 euro, maar hij werkt er nog maar 40 uren per week voor. Of misschien maar 1750 euro voor 40 uren werk per week.

Goede rapportage vergt vaak bijkomende informatie om tot goede inzichten te komen.


Selecteer de interessantste cijfers en trends

Je financiële rapport bevat veel cijfers. Het is dan ook niet de bedoeling om je klant dood te knuppelen met een waslijst aan cijfers. Welke evoluties vallen op? Welke cijfers zijn belangrijk voor je klant? Maak een selectie van de meest interessante data en neem die mee in je managementrapport.

Start met de volgende vragen:

  • Wat waren de financiële doelstellingen en scoort je klant hierop?
  • Welke posten maken meer/minder winst/verlies dan verwacht?
  • Welke cijfers verschillen het meeste van die van het vorige jaar in dezelfde periode?
  • Hoe verhouden verschillende sectoren/klantensegmenten zich onderling?


Bepaal je benchmarks

Je kan de financiële resultaten van je klant tegenover zijn eerdere resultaten stellen, maar je kan ze ook vergelijken met de prestaties van de concurrentie. Al is het niet altijd eenvoudig om daaraan te geraken, soms publiceren sectororganisaties deze informatie. Ook hier moet je bepalen op welke punten je wil vergelijken, dus wat de benchmarks zijn. Bespreek die ook met je klant om te zien wat echt belangrijk is. Dat kan gaan over tarieven en omzet, maar evenzeer over wacht- en doorlooptijden, klantentevredenheid, marges enzovoort.

Presteert je klant minder goed dan het sectorgemiddelde of de concurrentie? Dan kan de aanpak van de concurrenten inspiratie zijn voor jouw advies!


Verzorg je presentatie: breng een verhaal

Na een grondige voorbereiding kwam je na een analyse tot interessante inzichten. Dan zou het zonde zijn als je klant niet mee is met jouw presentatie. Verwerk daarom je analyse tot een logisch en samenhangend verhaal. Zo houd je de aandacht van je klant vast en wordt het voor hem eenvoudiger om beslissingen te nemen.

Hoe je dat doet? Vergelijk verschillende tijdsperiodes of zet reële data naast vooropgestelde doelen. Een verhaal draait altijd om verandering. Ook handig is om concrete voorbeelden te geven:

  •  Zeg niet: “Je boekte X euro meer winst met je service Y.”
  • Maar wel: “Je klantendoelgroep Z was verantwoordelijk voor de stijging van service Y, wat leidde tot X euro meer winst. Tegelijkertijd zien we bij klantendoelgroep Z2 een daling, al maakte je dus in totaliteit meer winst.’
Of breek het proces van je klant op in logische onderdelen:
  • Toon hoeveel leads het bedrijf had en vergelijk met het vooropgestelde doel.
  • Vertel hoeveel van die leads ook echte klanten werden.
  • Laat zien wat de marge per klant is, en hoe die zich verhoudt tot de gedraaide omzet.
  • Vergelijk de gegevens met die van een voorgaande periode. 

Verleen advies als service

Doe met andere woorden meer voor je klant dan alleen zijn resultaten berekenen. Selecteer interessante cijfers, vergelijk ze met resultaten uit het verleden, vooropgestelde doelen of cijfers van de concurrentie. Verwerk je analyse tot een begrijpelijk verhaal en koppel er ook advies aan. Zo zorg je voor extra tevreden klanten en daar wint ook jouw zaak bij.

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws voor boekhouders en accountants.

Schrijf je in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief
Gerd Van Bergen
Door Gerd Van Bergen
01 maart 2019