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Comment rédiger de bons rapports ?

De nos jours, les clients exigent de leur comptable davantage qu'un simple rapport financier. Dans un rapport de gestion, vous interprétez les chiffres d'une entreprise. Vos conclusions sont transparentes et liées à des conseils sur la gestion de l’entreprise de votre client. Découvrez comment rédiger un rapport de gestion réellement exploitable par votre client.Comment rédiger de bons rapports

Le rapport financier : la base

Un simple rapport financier ne fournit pas suffisamment d'informations pour permettre à votre client d’adapter efficacement son entreprise. Un rapport de gestion solide offre quant à lui un aperçu des forces et des faiblesses de l'organisation et des conseils sur la manière dont votre client peut renforcer la compétitivité de ses activités.

Pour ce faire, vous devez disposer d’informations de base correctes et complètes. Idéalement, pour un client indépendant, vous tenez également compte des heures de travail, et pas uniquement de son chiffre d'affaires. Par exemple : l'an dernier, un plombier a travaillé environ 45 heures par semaine pour générer un chiffre d'affaires de 2 000 euros. Cette année, il génère 2 500 euros, mais ne travaille que 40 heures par semaine. Ou peut-être 1 750 euros pour 40 heures de travail par semaine.

Un bon rapport nécessite souvent des informations complémentaires pour bien comprendre la situation.


Sélectionnez les chiffres et les tendances les plus intéressants

Votre rapport financier contient de nombreux chiffres. L’objectif ne consiste pas à assommer votre client avec une liste interminable de chiffres. Quelles évolutions se démarquent-elles ? Quels sont les chiffres importants pour votre client ? Sélectionnez les données les plus pertinentes et incluez-les dans votre rapport de gestion.

Commencez par les questions suivantes :

  • Quels étaient les objectifs financiers ? Votre client les a-t-il atteints ?
  • Quels postes font plus/moins de profits/des pertes par rapport aux prévisions ?
  • Quels chiffres diffèrent le plus de ceux de l'année précédente pour la même période ?
  • Quel est le lien entre les différents secteurs/segments de clientèle ?

Déterminez vos benchmarks

Vous pouvez confronter les résultats financiers de votre client aux résultats précédents, mais vous pouvez également les comparer aux performances de la concurrence. Même s’il n’est pas toujours facile de se les procurer, les organisations sectorielles publient parfois ces informations. Vous devez également décider des points que vous souhaitez comparer, ou benchmarks. Discutez-en aussi avec votre client pour déterminer ce qui importe réellement. Il peut s’agir de tarifs et de chiffre d’affaires, mais aussi d’attente et de délais, de satisfaction de la clientèle, de marges, etc.

Votre client est moins performant que la moyenne sectorielle ou la concurrence ? Dans ce cas, vous pouvez vous inspirer de l'approche des concurrents pour formuler vos conseils !


Prenez soin de votre présentation : racontez une histoire

Après une préparation minutieuse, votre analyse a abouti à d'intéressantes conclusions. Il serait donc dommage que votre client ne comprenne pas votre présentation. Traitez dès lors votre analyse comme une histoire logique et cohérente. Vous capterez ainsi l'attention de votre client et vous lui faciliterez la prise de décisions.

Comment vous y prendre ? Comparez différentes périodes ou accompagnez les objectifs fixés de données réelles. Une histoire s’articule toujours autour du changement. Il est également utile de fournir des exemples concrets :

  • Ne dites pas : « Vous avez fait X euros de bénéfices supplémentaires avec votre service Y. »
  • Mais : « Votre groupe de clients cible Z est à l’origine de l’augmentation du service Y, ce qui a engendré X euros de bénéfices supplémentaires. Simultanément, nous constatons une baisse du groupe de clients cible Z2, bien que vos bénéfices aient globalement augmenté. »
Ou divisez le processus de votre client en composantes logiques :
  • Montrez le nombre de prospects que la société comptait et comparez-le avec l'objectif fixé.
  • Indiquez également combien de ces prospects sont devenus de véritables clients.
  • Montrez quelle est la marge par client, et comment elle se rapporte au chiffre d’affaires réalisé.
  • Comparez les données avec celles d'une période précédente.


Fournissez des conseils en tant que service

En d'autres termes, ne vous contentez pas de simplement calculer les résultats de votre client. Sélectionnez les chiffres intéressants, comparez-les avec les résultats antérieurs, les objectifs fixés ou les chiffres de la concurrence. Transformez votre analyse en une histoire compréhensible, et accompagnez-la de conseils. Vos clients en tireront davantage de satisfaction. Et des clients satisfaits contribuent à la réussite de votre entreprise.

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Gerd Van Bergen
Par Gerd Van Bergen
01 mars 2019

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