Weg met die stoffige schoendoos vol papieren facturen. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen in België overstappen naar e-facturatie. Het is de bedoeling dat elke ondernemer voor b2b-transacties dan uitsluitend nog gestructureerde, elektronische facturen verzendt en ontvangt via het Peppol-netwerk. Er komt dus een digitale revolutie aan, en die vereist een nauwe samenwerking tussen de accountants en de ondernemer.
Een organisatie die beide partijen in dit verhaal wil verbinden, is de Hoge Raad voor de Zelfstandigen en de KMO. Als federale adviesraad zijn ze de spreekbuis van 190 erkende kmo-organisaties en verenigen ze tal van ondernemers uit verschillende sectoren, van bakkers tot tandartsen. We spraken met adjunct-secretaris-generaal ad interim Jef Cools over e-invoicing, en de gevolgen voor accountants.
Dag Jef. De deadline om verplicht met e-facturatie te werken komt dichterbij, maar in welke mate doen ondernemers het vandaag al?
“Die vraag stelde de overheid zich ook, en zo is aan de universiteit van Hasselt in augustus 2024 een studie uitgevoerd die peilt naar de facturatiemethode van ondernemers. Daaruit bleek dat 7% van de ondernemingen nog op papier werkt. 53% verstuurt facturen wel digitaal, maar nog niet met specifieke software. In diezelfde studie geeft de helft van de ondernemers ook aan dat ze niet op de hoogte zijn van de verplichtingen rond Peppol.”
“Kortom, er zijn nog heel wat kmo’s die op de e-facturatietrein moeten springen en het zal een enorme uitdaging zijn om elke ondernemer richting die deadline Peppol-ready te krijgen. Vandaag zijn in België ongeveer 219.500 van de in totaal 1.169.000 ondernemingen Peppol-geregistreerd.”
Wat is de rol van de accountant precies in het hele Peppol-verhaal?
“De boekhouder krijgt vandaag de dag heel veel rollen opgelegd. We hebben dat naar de overheid toe ook meteen gecommuniceerd: het is niet doenbaar dat de boekhouder alles maar moet oplossen voor kmo’s. Om elke ondernemer optimaal te informeren en voor te bereiden, volgt er nog een Peppol-communicatiekit en een campagne vanuit de overheid.”
“Toch is het ook in dit verhaal belangrijk dat je als accountant advies verleent aan je klanten. Vanuit onze adviesraad vragen we kmo’s expliciet om samen te zitten met hun accountant en werk te maken van die e-facturatie. Ik hoop dan ook van harte dat accountants die rol opnemen, want ze spelen een enorm belangrijke rol in het innovatieproces.”
“Accountants die niet mee op de Peppol-trein springen, lopen het risico heel wat klanten te verliezen”
Hoe kan je als accountant efficiënt aan de slag met e-invoicing?
“Voor accountants is het in eerste instantie zaak om zelf te werken met software die Peppol-compatibel is. Er zijn vandaag heel wat gratis of goedkope oplossingen op de markt die makkelijk zijn in gebruik. Het goede voorbeeld tonen als accountant is hier essentieel.”
“Een tweede stap is dan ondernemers overtuigen om ook met die software aan de slag te gaan, voor zover dat nog niet het geval is. Op die manier heb je als accountant meteen ook een rechtstreeks communicatiekanaal met de ondernemer. Stel dat je heel wat klanten hebt die nog niet mee zijn met Peppol, kan het interessant zijn om ze per sector op te delen en dan te kijken welke software de beste oplossing biedt.”
Kan je als accountant zelf ook de vruchten plukken van e-invoicing?
“Absoluut. Eerst en vooral kan je via e-facturatie enorm veel tijd en geld uitsparen. Vandaag de dag geven veel boekhouders facturen nog manueel in in de software, terwijl dat nu automatisch kan verlopen. Die technologie vormt geen bedreiging voor de job van de accountant, want de toegevoegde waarde van een boekhouder zit niet in het digitaliseren van facturen. Daarbovenop doen veel accountants dat werk niet graag en hebben ze er vaak geen tijd voor. Werken met e-invoicing is dus een win-win voor zowel boekhouder als ondernemer.”
Zullen accountants die niet actief op de Peppol-trein springen daar gevolgen van dragen?
“Wat betreft e-facturatie ligt de verantwoordelijkheid volledig bij de ondernemer zelf. Op dat vlak ligt er geen enkele verantwoordelijkheid bij de accountant, tenzij je als boekhouder zelf de facturen opstelt en verstuurt voor de klant. Bovendien voorziet de wet op geen enkele manier de verplichting om een integratie tussen facturatie en boekhouding te maken.”
“Betekent dit dat je je als accountant niks moet aantrekken van het Peppol-verhaal? Uiteraard niet, want als je als boekhouder niet mee op de trein springt, loop je het risico heel wat klanten te verliezen. Vanuit de Hoge Raad voor Zelfstandigen en de KMO willen we ondernemingen en accountants dan ook vooral wijzen op de voordelen die ze uit die e-facturatie kunnen halen.”
