Gemengd btw-plichtigen met periodieke aangiften kunnen niet zomaar alle btw op hun beroepsuitgaven recupereren. Zij voeren namelijk niet alleen activiteiten uit waarvoor ze recht op aftrek hebben, maar ook activiteiten die vrijgesteld zijn van btw en waarvoor geen recht op aftrek bestaat.
Btw-aftrek volgens algemeen verhoudingsgetal
Als gemengd btw-plichtige moet je klant normaal aan de hand van een algemeen verhoudingsgetal bepalen hoeveel btw hij precies mag aftrekken. Dit getal drukt de verhouding uit tussen de omzet van alle activiteiten met recht op aftrek enerzijds en de totale omzet anderzijds.
Btw-aftrek volgens werkelijk gebruik
Naast het principe van de btw-aftrek volgens een algemeen verhoudingsgetal bestaat echter nog een ander systeem, namelijk dat van de btw-aftrek volgens het ‘werkelijk gebruik’. In dat geval:
- mag je alle btw recupereren op kosten die exclusief bestemd zijn voor de activiteiten die recht op aftrek verlenen. (hierop bestaan wel een aantal uitzonderingen)
- mag je geen btw recupereren op kosten die exclusief bestemd zijn voor de vrijgestelde activiteiten.
- moet je voor de aftrek van de btw op kosten die bestemd zijn voor beide soorten activiteiten een bijzonder verhoudingsgetal vaststellen.
Als de toepassing van het algemeen verhoudingsgetal tot oneerlijke situaties zou leiden (zowel in het voor- als nadeel van je klant), dan kiest je klant best voor de btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik. De btw-administratie kan je klant zelfs verplichten dit te doen.
Procedure: van voorafgaande machtiging naar voorafgaande kennisgeving
Voordat het mogelijk was om de btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik te regelen, moest je vroeger aan de btw-administratie een voorafgaandelijke machtiging vragen. Vaak gebeurde dat via e-mail of brief aan het bevoegde controlekantoor, waarna de administratie je aanvraag ofwel goedkeurde, ofwel weigerde.
Dit niet-geautomatiseerde systeem had als grootste nadeel dat de belastingadministratie systematisch en onmiddellijk alle voorwaarden voor de toekenning van de machtiging moest controleren. Als belastingplichtige moest je namelijk altijd het akkoord van de administratie afwachten om je recht op aftrek volgens het werkelijk gebruik te kunnen uitoefenen.
Om de administratieve last voor de btw-administratie te verlichten, werd de keuzeprocedure voor het werkelijk gebruik onlangs dan ook gewijzigd. De nieuwe procedure is van toepassing sinds 1 januari 2023 en houdt in dat je gemengd belastingplichtige klant die wil kiezen voor de btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik:
- een voorafgaande kennisgeving moet indienen via het formulier e604A of 604B (dit kan via Liantis). Hij moet dus niet langer het akkoord van de btw-administratie afwachten.
- tijdig bepaalde gegevens over de manier van uitoefening van het recht op aftrek volgens het werkelijk gebruik bij zijn periodieke aangifte via Intervat moet meedelen.
Opgelet: Ook als je klant vóór 1 januari 2023 al (na machtiging van de btw-administratie) zijn btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik regelde, moet hij zijn keuze voor de btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik op tijd herbevestigen via het formulier e604B.
Wanneer formulier e604A of e604B indienen?
Wanneer je klant de formulieren e604A of e604B moet indienen, hangt af van volgende situaties:
1) Je klant start als gemengd btw-plichtige of wijzigt zijn activiteiten waardoor hij een gemengd btw-plichtige wordt:
Dan moet hij zijn keuze voor de btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik vóór het einde van het aangiftetijdvak waarin de start of wijziging plaatsvindt, indienen. Moet je klant nog een e604A of 604B voor zijn start of wijziging indienen? Dan kan hij deze keuze gewoon meteen mee vermelden in het formulier.
2) Je klant is al gemengd btw-plichtig en regelt zijn btw-aftrek voorlopig nog via het principe van het algemeen verhoudingsgetal, maar wil vanaf 2023 overschakelen naar de btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik:
Als je klant kwartaalaangiften indient, dan heeft hij nog tot en met 31 maart 2023 de tijd om dit via het formulier e604B te laten weten. Als maandindiener moest hij dit uiterlijk op 31 januari 2023 doen. Is je klant te laat, dan kan hij de btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik pas vanaf het volgende kalenderjaar toepassen, op voorwaarde dat hij dan wel op tijd is met zijn kennisgeving.
3) Je klant paste vorig jaar al (na machtiging van de btw-administratie) de btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik toe:
Dan moet hij zijn keuze daarvoor via het formulier e604B vóór 1 juli 2023 herbevestigen.
Vanaf wanneer begint de toepassing van de regeling?
Vanaf wanneer de regeling van toepassing is, hangt af van volgende situaties:
1) Je klant start als gemengd btw-plichtige of wijzigt zijn activiteiten waardoor hij een gemengd btw-plichtige wordt:
Dan mag je klant de regeling van het werkelijk gebruik onmiddellijk vanaf de start of wijziging van zijn activiteit toepassen.
2) Je klant is al gemengd btw-plichtig en diende de kennisgeving via het formulier e604B op tijd in:
Dan gaat de btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik in op 1 januari van het betrokken kalenderjaar.
Hoe lang blijft de regeling duren?
De regeling is minstens tot 31 december van het derde jaar na de datum van uitwerking van de kennisgeving van toepassing. Als je klant in de loop van dit jaar de btw-aftrek volgens het werkelijk gebruik toepast, betekent dit concreet dat hij dit nog minstens tot 31 december 2026 zal moeten doen.
Als je klant na afloop van deze termijn van drie jaar de regeling van de aftrek volgens het werkelijk gebruik wil stopzetten, dan moet hij opnieuw een voorafgaande kennisgeving doen via het formulier e604B. Dit is niet nodig wanneer hij gewone of vrijgestelde btw-plichtige wordt of als hij zijn activiteiten via een e604C stopzet. Deze kennisgeving gaat dan in vanaf 1 januari van het jaar volgend op de kennisgeving.
Kan de kennisgeving geweigerd worden?
De btw-administratie geeft geen uitdrukkelijke toestemming meer voor de toepassing van de aftrek volgens het werkelijk gebruik. Ze kan wel de toepassing ervan weigeren als ze vindt dat de aftrek volgens het werkelijk gebruik niet of niet meer met de werkelijkheid overeenstemt.
In dat geval zal je klant ten laatste op 31 december van het jaar dat volgt op het jaar waarin de kennisgeving uitwerking heeft gehad een gemotiveerde weigeringsbeslissing ontvangen. Deze beslissing geldt dan voor een onbepaalde termijn, en dit vanaf de eerste dag van het aangiftetijdvak waarin je klant de kennisgeving heeft gedaan.
Meer weten?
Wil je meer informatie over de gedeeltelijke btw-aftrek voor gemengde btw-plichtigen of wil je weten welke gegevens je klant ook via Intervat moet meedelen en tegen wanneer? Op de website van de FOD Financiën vind je meer informatie.
Wil je dat Liantis de kennisgeving via het formulier e604A of e604B indient? Neem contact met ons op en wij doen meteen het nodige. Je klant kan ons ook contacteren via WijzigingenKBO@liantis.be. Belangrijk: vergeet niet dat je klant ook de nodige mededelingen moet doen via Intervat.
