L'été apporte son lot de défis pour les entrepreneurs : manque de personnel dû aux vacances, pic d’activité lorsqu’il fait beau et communication morcelée avec les étudiants jobistes, les flexi-jobbers et les travailleurs temporaires. À cela vient s'ajouter une multitude de tâches administratives supplémentaires. Comment garder une vue d'ensemble et éviter le chaos ? Voici six conseils pratiques grâce auxquels vous pourrez planifier votre été de façon rapide et aisée. Et sans stress !
1. Numériser votre planification pour plus de visibilité et de flexibilité
C’est l’été. Une vague de chaleur ou une averse inattendue peuvent bouleverser votre planning. Travailler avec des plannings papier ou des fichiers Excel ne vous facilite pas la tâche. Par contre, avec un outil de planification numérique, vous disposez de toutes les informations en un seul endroit et votre planning est toujours à jour. Les modifications sont communiquées en temps réel, de sorte que votre équipe est informée correctement et en temps voulu.
2. Rassembler les disponibilités en un lieu central
Garder un suivi des disponibilités avec WhatsApp ou par e-mail est souvent source de malentendus. Utilisez un canal central où les collaborateurs peuvent signaler leurs disponibilités. Vous éviterez ainsi les doublons ou les sous-effectifs lors des pics d’activité et vous pourrez réagir plus rapidement si des changements interviennent.
3. Se préparer à des pénuries de personnel de dernière minute
Une journée chargée ou un collaborateur malade peuvent venir perturber votre planning. Veillez à connaître à l'avance toutes les disponibilités afin de pouvoir faire rapidement face à une absence de dernière minute. Besoin de renforts ? Les outils de planification qui vous mettent en contact avec les agences intérim peuvent vous aider à procéder à un remplacement de façon rapide et automatique, sans avoir à passer des appels téléphoniques interminables.
4. Travailler avec des modèles et des données historiques
Pourquoi repartir de zéro chaque année ? Regardez ce qui s’est passé les étés précédents et vous pourrez prévoir les pics d’activité et les manques de personnel. En utilisant des modèles et en reprenant les plannings antérieurs, vous gagnerez du temps et vous établirez un planning mieux étayé.
5. Communiquer clairement via un seul canal
Le stress qu’engendre la planification est souvent dû à une mauvaise communication. Un outil central ou une application centrale dans lesquels vos collaborateurs peuvent consulter leur planning et être informés sur-le-champ d’éventuels changements permettent d'éviter les malentendus. Chacun reste ainsi informé et peut collaborer de manière efficace.
6. Planifier efficacement les périodes de congé
Faute d’accords clairs, les demandes de congé peuvent poser problème. Fixez des dates limites pour ces demandes et travaillez avec un système de tours de rôle pour les semaines de congés les plus prisées.
Un conseil supplémentaire : avoir une bonne vue d'ensemble des disponibilités et des absences de vos collaborateurs facilitera grandement la planification. Avec un outil de planification numérique, vous voyez en un coup d'œil toutes les informations dont vous avez besoin. Vous êtes ainsi en mesure d'établir votre planning efficacement et sans surprise, et ce, longtemps à l'avance.
Préparez-vous un été sans souci !
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