Réintégrer pleinement vos collaborateurs après une absence de longue durée n’est pas simple. Plus cette dernière est longue, plus la tâche est compliquée. Seuls 50 % reviennent après six mois d'absence. Après un an, ce pourcentage tombe à 20 %. En outre, de nombreux collaborateurs rechutent après la reprise. Augmentez les chances d'accélérer et de réussir leur retour grâce à une politique de réintégration bien pensée. Voici 9 conseils pour y parvenir.
Conseil 1 : constatez l'absence le plus rapidement possible
Votre collaborateur se déclare en absence de longue durée (par exemple, supérieure à un mois). Considérez d’abord ces questions pratiques :
- À qui votre collaborateur doit-il signaler son absence ?
- À partir de quand un certificat médical est-il nécessaire pour justifier l'absence ?
- Qui en informe le département ou le responsable RH ?
- S’agit-il d’une maladie ? D’un accident de travail ? D’une maladie professionnelle (par exemple, douleur dans le bas du dos) ? Ou l’absence est-elle liée à des facteurs psychosociaux
- Le travail est-il à l’origine du problème ?
Conseil 2 : vous avez des doutes ? Faites appel à un médecin-contrôleur
Vous doutez de la légitimité de l’absence d’un collaborateur ? Faites appel à un médecin-contrôleur. Faites toutefois attention au signal que vous envoyez avec ce dernier. Il peut en effet donner à votre collaborateur l’impression que vous ne lui faites pas entièrement confiance. Utilisez dès lors cette option avec prudence. Ou inversement, faites-en la norme pour chaque absence de longue durée, de manière à ce que personne ne se sente personnellement attaqué.
Conseil 3 : veillez au bon suivi de toutes les tâches en cours
Il n’est pas question que le travail de la personne absente ne soit pas suivi et s’accumule. Cela ne ferait que compliquer son retour. Pensez à redistribuer les tâches ou à engager une personne supplémentaire. Il existe heureusement de nombreuses options pour engager du personnel sur une base temporaire.
Conseil 4 : maintenez un contact régulier avec le collaborateur absent
L'absence dure plus longtemps que prévu ? Dans ce cas, prenez contact avec votre collaborateur. Si votre collaborateur absent a un responsable direct, demandez à ce dernier de le contacter. Offrez une oreille attentive et ne jugez pas.
Maintenez une relation cordiale en informant votre collaborateur. Comment les tâches se déroulent-elles au travail ? Qui reprend les dossiers en cours ? Allez-vous faire intervenir un intérimaire ? Montrez à votre collaborateur que son retour sera grandement apprécié, dès qu'il s’en sentira à nouveau capable.
Conseil 5 : planifiez un entretien préventif avec le médecin du travail/psychologue
Au retour de votre collaborateur, organisez un entretien entre celui-ci et un médecin du travail ou un psychologue (conseiller en prévention aspects psychosociaux), de manière à assurer un suivi adapté de la reprise du travail. Il peut également être judicieux de prévoir un entretien avant la reprise. Celui-ci permettra à votre collaborateur d’aborder tous les sujets nécessaires et de recevoir des conseils pour que son retour se déroule le mieux possible.
Conseil 6 : songez à des mesures qui favorisent une reprise en douceur
S’il est important de remettre votre collaborateur au travail le plus rapidement possible, le maintenir au travail l'est tout autant. Une personne qui s’est absentée pendant une longue période est davantage exposée aux rechutes.
Réfléchissez à des mesures visant à alléger la reprise du travail du collaborateur absent. Un simple petit ajustement peut parfois aider à adoucir cette reprise et à éviter une rechute, notamment :
- allègement temporaire de la charge de travail ;
- reprise progressive du travail : au début, laissez votre collaborateur travailler dans un régime à mi-temps ;
- adaptez les conditions de travail : déplacez par exemple le bureau ou le poste de travail au rez-de-chaussée pour une personne qui se déplace temporairement en fauteuil roulant ou installez un bureau assis-debout pour une personne qui souffre du dos ;
- aspects psychosociaux : si l’absence était due à un conflit, prévoyez une médiation ; ou, par exemple, un accompagnement pour surveiller l'équilibre entre travail et vie privée.
Conseil 7 : soyez bien préparé
Une préparation minutieuse est la clé. Le retour de votre collaborateur est déjà fixé à une date précise ? Dans ce cas, passez soigneusement en revue l’ensemble des principales questions liées à la reprise. Que faire pour lui assurer une reprise en douceur ? Planifiez rapidement un entretien pour faire un tour d’horizon avec votre collaborateur.
Conseil 8 : contactez le médecin du travail
Si nécessaire, planifiez une consultation chez le médecin du travail. Celle-ci est obligatoire pour tous les collaborateurs soumis à la surveillance de la santé qui sont absents depuis au moins quatre semaines (« examen de reprise du travail »). Cet examen a lieu au plus tôt le premier jour ouvrable et au plus tard dix jours ouvrables après la reprise.
Conseil 9 : suivez attentivement la reprise du travail de votre collaborateur
Dernier conseil important : suivez la situation de près. Planifiez quelques moments de feed-back et quelques entretiens de fonctionnement. Ces derniers vous permettront de suivre l’évolution de la situation et d’être rapidement informé si cette dernière risquait une nouvelle fois de mal tourner.
Éviter l’absentéisme de longue durée
Une bonne politique de réintégration aide votre collaborateur à reprendre le travail en douceur après une absence de longue durée. Toutefois, mieux vaut toujours prévenir que guérir : déterminez déjà les étapes nécessaires pour éviter les absences prolongées. Une politique d'absentéisme positive a pour objectif de maintenir votre collaborateur au travail de manière saine et durable. Découvrez ici comment assurer la sécurité, la santé et la motivation de vos collaborateurs.
