Langdurig afwezige werknemers terug op volle kracht krijgen, is niet eenvoudig. Hoe langer de afwezigheid, hoe moeilijker ook. Slechts 50% keert terug na een half jaar afwezigheid en na een jaar zakt dit percentage naar 20%. Bovendien vallen heel wat werknemers opnieuw uit na de heropstart. Verhoog de kans op een spoedige en succesvolle terugkeer met een doordacht re-integratiebeleid. Hierbij 9 tips.
Tip 1: stel zo snel mogelijk de afwezigheid vast
Je werknemer meldt zich afwezig voor een langdurige tijd (bijvoorbeeld langer dan 1 maand). Sta eerst stil bij deze praktische zaken:
- Bij wie moet je afwezige medewerker zijn afwezigheid melden?
- Vanaf wanneer is een doktersbriefje nodig om de afwezigheid te wettigen?
- Wie brengt de personeelsdienst of hr-manager op de hoogte?
- Gaat het om ziekte? Een arbeidsongeval? Een beroepsaandoening (bijvoorbeeld pijn in de onderrug)? Of is het gerelateerd aan psychosociale factoren?
- Ligt de oorzaak bij problemen op het werk?
Zorg voor een procedure die een vlotte doorstroming van informatie mogelijk maakt. Zo breng je ook de nodige administratie meteen in orde.
Tip 2: heb je twijfels? Schakel een controlearts in
Twijfel je of een werknemer terecht afwezig is? Doe dan een beroep op een controlearts. Let op met het signaal dat je hiermee geeft. Je werknemer heeft hierdoor misschien het gevoel dat je hem niet helemaal vertrouwt. Wees dus voorzichtig met deze optie. Of omgekeerd, pas het standaard toe voor elke langdurige afwezigheid, dan voelt niemand zich persoonlijk aangevallen.
Tip 3: zorg voor een goede opvolging van alle lopende zaken
Het is niet de bedoeling dat het werk van de afwezige blijft liggen en zich opstapelt. Dat verhoogt alleen maar de drempel om terug te keren. Denk dus na over een herverdeling van de taken of om iemand extra in te schakelen. Gelukkig zijn er heel wat opties om tijdelijk personeel in te zetten.
Tip 4: hou regelmatig contact met de afwezige werknemer
Duurt de afwezigheid langer dan verwacht? Neem dan af en toe contact op met je werknemer. Heeft je afwezige werknemer een directe leidinggevende? Laat die persoon dan contact opnemen. Bied een luisterend oor aan en spreek geen oordeel uit.
Hou de relatie warm door je werknemer op de hoogte te houden. Hoe lopen de zaken op het werk? Wie springt in voor de lopende dossiers? Komt er een interimkracht inspringen? Geef je werknemer het gevoel dat hij meer dan welkom is om terug te keren van zodra hij zich opnieuw fit voelt.
Tip 5: plan preventief een gesprek met de arbeidsarts/psycholoog in
Bij de terugkeer laat je de werknemer praten met een arbeidsarts of psycholoog (preventieadviseur psychosociale aspecten), zodat de terugkeer goed wordt opgevolgd. Daarnaast is het ook een goed idee om vóór de terugkeer al een afspraak te plannen. Zo kan je werknemer alles bespreken en advies krijgen om de terugkeer zo vlot mogelijk te laten verlopen.
Tip 6: denk na over maatregelen om een vlotte terugkeer te stimuleren
Het is niet enkel belangrijk om je werknemer zo snel mogelijk terug aan de slag te krijgen, maar ook aan het werk te houden. Iemand die langdurig afwezig was, loopt een groter risico op heruitval.
Denk daarom na over maatregelen om de terugkeer van de afwezige werknemer te verlichten. Zelfs een kleine aanpassing helpt misschien bij een vlotte terugkeer én voorkomt een terugval.
Denk aan:
- tijdelijke verlichting van de werklast;
- progressieve werkhervatting: laat je werknemer in het begin in een halftijds stelsel aan de slag gaan;
- aanpassen van de werkomstandigheden: bijvoorbeeld de bureau of werkplek naar het gelijkvloers verplaatsen voor iemand die tijdelijk in een rolstoel zit of een zit-sta bureau voor iemand met rugpijn;
- psychosociale aspecten: voorzie conflictbemiddeling als hij/zij afwezig was door ruzie; of bijvoorbeeld begeleiding bij het bewaken van de balans tussen werk en privé.
Bespreek alles met de collega’s die rechtstreeks zijn betrokken of professioneel advies kunnen bieden zoals de hr-manager, preventieadviseur, het comité (CPBW), de arbeidsarts en/of de psycholoog.
Tip 7: bereid je goed voor
Een grondige voorbereiding is alles. Is er al een concrete datum waarop de medewerker terugkeert? Overloop dan grondig alle belangrijke zaken bij de terugkeer. Wat moet er gebeuren zodat hij/zij weer vlot kan starten? Plan snel een gesprek in met je werknemer waarbij je samen alles op een rijtje zet.
Tip 8: neem contact op met de arbeidsarts
Plan indien nodig een consultatie bij de arbeidsarts in. Dit is verplicht voor alle werknemers onderworpen aan het gezondheidstoezicht en die minimaal vier weken afwezig zijn geweest (het zogenaamde ‘onderzoek bij werkhervatting’). Dit onderzoek vindt plaats ten vroegste op de eerste werkdag na hervatting en ten laatste tien werkdagen na hervatting.
Tip 9: volg de terugkeer van je werknemer goed op
Een laatste maar belangrijke tip: volg de situatie van nabij op. Plan enkele feedbackmomenten en functioneringsgesprekken in. Zo hou je de vinger aan de pols en ben je er vroeg bij mocht het opnieuw dreigen mis te lopen.
Langdurige afwezigheden vermijden
Een goed re-integratiebeleid helpt je werknemer vlot starten na langdurige afwezigheid. Voorkomen is altijd beter dan genezen, dus leg je het beste al vast welke stappen nodig zijn om langdurige afwezigheid te vermijden. Een positief absenteïsmebeleid heeft als doel om je werknemer gezond en duurzaam aan het werk te houden. Ontdek hier hoe je zorgt voor medewerkers die veilig, gezond en gemotiveerd op de werkvloer staan.
