Une absence de longue durée a un impact majeur sur l'équipe et l'organisation : le travail s'accumule, les échéances sont mises en péril et la charge de travail augmente. Une politique d'absentéisme proactive permet de limiter au strict minimum les répercussions négatives en établissant à l'avance des procédures claires. Nous nous ferons un plaisir de vous en dire plus sur l'importance d'une politique d'absentéisme et de vous donner des conseils pratiques sur la manière de la mettre en place.
Qu'est-ce qu'une politique d'absentéisme ?
Une bonne politique d’absentéisme maintient vos collaborateurs en bonne santé au travail. C’est une politique globale avec une procédure fixe qui s’applique quand un collaborateur s’avère être absent pendant une période prolongée. Elle répond à des questions urgentes telles que :
- Quelles sont les obligations administratives ?
- Qui prend contact avec le collaborateur absent ?
- Comment se déroule cette prise de contact ? Quelles questions posez-vous et quelles informations fournissez-vous ?
- Qu’en est-il du suivi ou du remplacement temporaire du collaborateur absent ?
- Comment gérer au mieux une éventuelle reprise du travail ?
L'importance d'une politique d'absentéisme
N’importe quel travailleur peut tomber malade, mais que faire en cas d'absence de longue durée due, par exemple, à une situation de stress qui dure ou un burn-out ?
Une absence de longue durée d’un collaborateur entraîne souvent une quantité de travail et une réorganisation supplémentaire. Avec une approche intégrée de lutte contre l’absentéisme, vous élaborez de façon proactive un plan pour éviter un tel scénario. Un EAP peut également contribuer au bien-être de vos collaborateurs et prévenir l'absentéisme.
En réfléchissant donc au préalable aux meilleures mesures à prendre en cas d’absence de longue durée, vous avez une longueur d’avance sur l’absentéisme dans votre entreprise et réalisez ainsi de belles économies.
Pourquoi mettre en place une politique proactive ?
Moins de jours de maladie, moins de coûts
Le temps et l’énergie que vous investissez dans une politique d’absentéisme de qualité facilitent le retour des travailleurs en absence de longue durée. En outre, plus votre collaborateur reprend rapidement le travail, plus les coûts associés à son absence diminuent.
Probabilité de retour au travail plus élevée
À peine 50 % des travailleurs absents pendant plus de trois mois reprennent le travail chez leur employeur. Or, plus l’absence est longue, plus le pas à franchir pour reprendre le travail est important et plus le pourcentage de reprise est faible. En tant qu’employeur, vous avez donc tout intérêt à veiller à ce que le retour au travail se fasse le plus facilement et le plus rapidement possible.
Moins d’obstacles au travail
Même si la motivation intrinsèque est présente, le seuil à franchir pour reprendre le travail constitue souvent le principal obstacle en raison des conditions sur le lieu de travail. Complétez donc votre politique d’absentéisme avec des mesures visant pour abaisser ce seuil. Quelques exemples :
- Proposer un accompagnement sur mesure quand quelqu’un reprend le travail après un burn-out ;
- Fournir des outils ergonomiques à une personne qui vient d’être opérée du dos ;
- S’entretenir à l’avance avec le travailleur absent au sujet des accords et d'une éventuelle réduction temporaire de ses tâches à son retour.
Mettre en place une politique d’absentéisme en six étapes
1. Coup d’envoi
S’il n’y a pas encore de politique d’absentéisme au sein de votre organisation, il est important de convaincre tout le monde de son utilité. Le meilleur moyen d’y parvenir est d’étayer la décision par des chiffres concrets.
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2. Composer un groupe de travail
Pour que la politique soit une réussite, tout le monde doit soutenir la décision. Les travailleurs absents ont en effet besoin d’un filet de sécurité solide pour reprendre le travail sereins et confiants. Constituez un groupe de travail pour tout mettre en place.
Il est important d’impliquer dans le groupe de travail des collègues issus de différents services et niveaux hiérarchiques de l'entreprise, afin de garantir un large soutien aux solutions envisagées.
3. Fixer des priorités
La première tâche du groupe consiste à faire l’inventaire de tous les accords et habitudes existants. Posez au groupe de travail des questions pratiques. Qu’est-ce qui marche ou ne marche pas ? Que manque-t-il actuellement ? Qu’est-ce qui pourrait mal tourner à l’avenir ?
Définissez ensuite les priorités du groupe de travail. Répartissez les tâches. Qui s’occupe de quoi ? Convenez également clairement du contenu et du calendrier.
4. Développer des actions
Avez-vous suffisamment réfléchi à votre groupe de travail et à la façon dont vous voulez tout mettre en place ? Notez les résultats de votre réflexion.
5. Mettre en pratique la politique
Le moment est venu de mettre la politique en pratique. Communiquez tous les accords et veillez à ce que vos collaborateurs respectent bien tout. Les responsables d’équipe jouent notamment un rôle important à cet égard. Ils doivent devenir les véritables ambassadeurs de la politique.
6. Évaluation
Examinez l’évolution des chiffres de l’absentéisme et rédigez des rapports à ce sujet. Tout se passe bien ? Ou y a-t-il des choses à améliorer ? Dans ce cas, il est peut-être temps de réunir à nouveau votre groupe de travail, de procéder à un nouvel exercice de réflexion et d’apporter d’éventuelles modifications à votre politique.
