Wanneer een medewerker vaak afwezig is, heeft dat gevolgen voor het team, de algemene productiviteit én je portefeuille. Voorkomen is dus beter dan genezen. Experte Liesl Van Daele vertelt je over de verschillende soorten verzuim en hoe je hiermee kan omgaan als werkgever. 
Soorten ziekteverzuim
“We onderscheiden enerzijds kort en lang ziekteverzuim. Kortdurend ziekteverzuim duurt gemiddeld tot een maand en heeft vooral impact op het organisatorische. Bij langdurig ziekteverzuim, dat duurt vanaf een maand tot een jaar of langer, wordt de werkcontinuïteit ernstig verstoord en is een langetermijnoplossing vereist”, zegt Liesl.
“Naast het onderscheid in duurtijd, zijn er anderzijds nog soorten ziekteverzuim. Zo spreken we van zwart verzuim, wit verzuim, roze verzuim en grijs verzuim”, gaat Liesl verder. We leggen uit wat dat juist betekent.
Zwart ziekteverzuim
Bij zwart verzuim is er vaak sprake van kwaad opzet. Een kerngezonde medewerker meldt zich ziek, zodat hij/zij iets anders kan doen. Denk bijvoorbeeld aan een lenteschoonmaak of iets opknappen in huis. Deze vorm van verzuim mag je niet tolereren.
Wit ziekteverzuim
Thuisblijven is bij wit verzuim een terechte keuze. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die geveld is door de griep en koorts heeft. Je werknemer is dus ziek en niet in staat om te werken. Door thuis te blijven beschermt hij/zij niet alleen zichzelf, maar ook de organisatie.
Roze ziekteverzuim
Bij roze verzuim komt je medewerker werken, ook al is hij/zij ziek. Dat houdt natuurlijk een risico in voor de organisatie, maar in het bijzonder voor zichzelf en voor zijn/haar naaste collega’s.
Het is belangrijk om je medewerker hiertegen te beschermen. Medewerkers met een te sterke mate van betrokkenheid kunnen sneller geneigd zijn tot presenteïsme waardoor hun balans tussen inspanning en ontspanning zoekraakt. Dit kan uiteindelijk zelfs tot een burn-out leiden.
Open luisterhouding
Laat vooral je gesprekspartner zijn verhaal doen. Achter frequent verzuim kunnen meerdere problemen zitten, zowel privé als werkgerelateerd. Wees betrokken, blijf objectief en oordeel niet. Let op je toon en hengel niet naar verantwoording. Weet dat een personeelslid niet hoeft in te gaan op medische problemen. (Je kan de bedrijfsarts inschakelen als je advies wil over de inzetbaarheid.)
Grijs ziekteverzuim
Je medewerker heeft klachten, maar de arbeidsongeschiktheid is dubieus. Je medewerker is een beetje ziek, maar niet iedereen zou zich met deze klachten ziekmelden. Verschillende factoren bepalen de keuze om al dan niet te komen werken, en de beslissing ligt bij de medewerker zelf.
Bekijk onze podcastaflevering over ziekteverzuim hier
Wanneer spreken we van frequent verzuim?
Gelukkig is het merendeel van de werknemers zelden of nooit afwezig. Voor ziekteverzuim geldt de 20/80-regel: 20% van de werknemers zorgt voor 80% van het verzuim. Je richt je daarom het best tot die 20%. Je voert enkel een gesprek over grijs of zwart verzuim, want sommige afwezigheden – zoals wit en roze – zijn nu eenmaal niet terug te dringen.
Wanneer is een afwezigheid er een te veel? Wat is ‘vaak’ afwezig zijn? Het is iets subjectiefs en het is dan ook aan jou als organisatie om de grenzen te bepalen. Voor de ene is dat drie of vier keer per jaar, voor de andere vijf. Neem die grens op in je verzuimprotocol. Maar uiteindelijk zijn het niet de aantallen waarop moet worden gefocust, maar het waarom achter de afwezigheden.
Omgaan met ziekteverzuim blijft een uitdaging
Het is belangrijk dat je de balans vindt in hoe je met verzuim kan omgaan. Dat start bij het identificeren van het verzuim en de achterliggende reden bij je medewerker. Ga in dialoog met je medewerker. Maar hoe pak je zo’n verzuimgesprek nu aan? Wij geven enkele tips:
- Ga op het juiste moment in dialoog
Ga het gesprek aan wanneer je medewerker terug aan het werk is. Stuur vooraf een uitnodiging voor het gesprek en laat het face-to-face doorgaan voor een persoonlijke aanpak. Zorg dat je medewerker vooraf goed weet wat het doel van het gesprek is en wat er op de agenda staat.
Tip: zulke gesprekken worden vaak als negatief beschouwd. Maak dus zeker duidelijk dat je het gesprek voert uit bezorgdheid, en niet om te controleren of de afwezigheid terecht was. - Bespreek de feiten en ga samen op zoek naar oplossingen
Je baseert je op de berekening van de verzuimcijfers. Vaak heeft de medewerker geen zicht op het hele plaatje. Schets daarbij ook de gevolgen van het verzuim voor de collega’s en de onderneming. Dat alles verhoogt het bewustzijn en de verantwoordelijkheidszin.
Maar het probleem ligt natuurlijk niet enkel bij je medewerker. Achter het verzuim schuilen vaak werkgerelateerde problemen. Wat liep verkeerd en waar heeft je medewerker nood aan? Zoek samen naar een haalbare oplossing. Denk hierbij aan een (tijdelijk) andere taak, verandering van team, mogelijkheid tot bijscholing, flexibiliteit van de uren … - Maak goede afspraken en plan een vervolggesprek
Maak afspraken voor de toekomst. Communiceer die duidelijk en zorg dat iedereen weet wat er verwacht wordt. Plan een vervolggesprek om terug te komen op de gemaakte afspraken en de consequenties.
Voorkom verzuim dankzij een duurzaam aanwezigheidsbeleid
Bij Liantis gaan we voluit voor een duurzaam aanwezigheidsbeleid. Dat betekent dat we samen met jou streven naar gezonde en gemotiveerde medewerkers op de werkvloer. Want wanneer een medewerker langdurig afwezig is, heeft dit onvermijdelijk een impact op je organisatie en dat kan jou als werkgever flink wat kosten.
Om je hierin optimaal te ondersteunen, stelden we een toolkit samen waarmee jij als werkgever écht het verschil maakt.
