Wanneer een medewerker vaak afwezig is, heeft dat gevolgen voor het team, de algemene productiviteit én je portefeuille. Voorkomen is dus beter dan genezen. Experte Liesl Van Daele vertelt je over de verschillende soorten verzuim en hoe je hiermee kan omgaan als werkgever. 
Soorten ziekteverzuim
“We onderscheiden enerzijds kort en lang ziekteverzuim. Kortdurend ziekteverzuim duurt gemiddeld tot een maand en heeft vooral impact op het organisatorische. Bij langdurig ziekteverzuim, dat duurt vanaf een maand tot een jaar of langer, wordt de werkcontinuïteit ernstig verstoord en is een langetermijnoplossing vereist”, zegt Liesl.
“Naast het onderscheid in duurtijd, zijn er anderzijds nog soorten ziekteverzuim. Zo spreken we van zwart verzuim, wit verzuim, roze verzuim en grijs verzuim”, gaat Liesl verder. We leggen uit wat dat juist betekent.
Zwart ziekteverzuim
Bij zwart verzuim is er vaak sprake van kwaad opzet. Een kerngezonde medewerker meldt zich ziek, zodat hij/zij iets anders kan doen. Denk bijvoorbeeld aan een lenteschoonmaak of iets opknappen in huis. Deze vorm van verzuim mag je niet tolereren.
Wit ziekteverzuim
Thuisblijven is bij wit verzuim een terechte keuze. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die geveld is door de griep en koorts heeft. Je werknemer is dus ziek en niet in staat om te werken. Door thuis te blijven beschermt hij/zij niet alleen zichzelf, maar ook de organisatie.
Roze ziekteverzuim
Bij roze verzuim komt je medewerker werken, ook al is hij/zij ziek. Dat houdt natuurlijk een risico in voor de organisatie, maar in het bijzonder voor zichzelf en voor zijn/haar naaste collega’s.
Het is belangrijk om je medewerker hiertegen te beschermen. Medewerkers met een te sterke mate van betrokkenheid kunnen sneller geneigd zijn tot presenteïsme waardoor hun balans tussen inspanning en ontspanning zoekraakt. Dit kan uiteindelijk zelfs tot een burn-out leiden.
Grijs ziekteverzuim
Je medewerker heeft klachten, maar de arbeidsongeschiktheid is dubieus. Je medewerker is een beetje ziek, maar niet iedereen zou zich met deze klachten ziekmelden. Verschillende factoren bepalen de keuze om al dan niet te komen werken, en de beslissing ligt bij de medewerker zelf.
Wanneer spreken we van frequent verzuim?
Gelukkig is het merendeel van de werknemers zelden of nooit afwezig. Voor ziekteverzuim geldt de 20/80-regel: 20% van de werknemers zorgt voor 80% van het verzuim. Je richt je daarom het best tot die 20%. Je voert enkel een gesprek over grijs of zwart verzuim, want sommige afwezigheden – zoals wit en roze – zijn nu eenmaal niet terug te dringen.
Wanneer is een afwezigheid er een te veel? Wat is ‘vaak’ afwezig zijn? Het is iets subjectiefs en het is dan ook aan jou als organisatie om de grenzen te bepalen. Voor de ene is dat drie of vier keer per jaar, voor de andere vijf. Neem die grens op in je verzuimprotocol. Maar uiteindelijk zijn het niet de aantallen waarop moet worden gefocust, maar het waarom achter de afwezigheden.
Oorzaken ziekteverzuim
Er is zelden één grote oorzaak voor ziekteverzuim, maar je kan het meestal wel opdelen in twee categorieën. Enerzijds kan het gaan om medische oorzaken waar een behandelende arts dan over oordeelt, anderzijds heb je ook de werkgerelateerde oorzaken. Binnen de werkgerelateerde oorzaken heb je verschillende factoren die een rol spelen:
- Interpersoonlijke relaties
Zijn er conflicten met collega’s of met de leidinggevende? Hoe is de sfeer en communicatie binnen het team? - Arbeidsinhoud
Zijn de taken die je medewerker moet uitvoeren duidelijk? Voelt hij/zij zich competent genoeg voor de job? Is er voldoende variatie? - Arbeidsvoorwaarden
Hier kijken we naar de omkadering van het werk: is er voldoende rust en zijn er mogelijkheden voor extra opleiding? Is het uurrooster haalbaar? - Arbeidsomstandigheden
Hier kijken we naar de fysieke omstandigheden van het werk: heeft je medewerker het nodige materiaal om zijn/haar werk uit te voeren? - Arbeidsorganisatie
Dit is de meest dominante categorie, omdat alle bovenstaande hieruit voortvloeien. Hoe is de bedrijfscultuur? Wat is de visie van de organisatie en hoe staat je medewerker daar tegenover?
Hou er rekening mee dat je niet zomaar alles kan aanpassen. Denk maar aan een uurrooster. Check zeker ook de dingen die wel al goed lopen en die je kan blijven bestendigen.
Hoe breng je ziekteverzuim in kaart?
Liesl: “Bepaal eerst wat je juist wilt weten. Wil je zicht krijgen op het globaal absenteïsme percentage of liever op het kort en frequent verzuim in je organisatie?”
Lagere productiviteitsscores, mindere kwaliteit, conflicten en arbeidsongevallen kunnen een indicator zijn voor ziekteverzuim. Best breng je verzuimcijfers objectief in kaart door de kengetallen te monitoren, eventueel per afdeling of per functie. Belangrijke collectieve kengetallen zijn:
- percentage ziekteverzuim (dagen ziekteverlof / aantal te presteren dagen)
- ziektefrequentie (hoeveel ziekteperiodes in een bepaalde referentieperiode / gemiddeld aantal werknemers in die referentieperiode)
- percentage werknemers met 0-verzuim (nul dagen ziekteverlof)
Bekijk deze cijfers over een lopend jaar, eventueel ook per kwartaal. Spreek op voorhand af of je de langdurig zieken meetelt en voor welke periode.
Verzuimbeleid
Het verzuimbeleid is hoe je als organisatie omgaat met het verzuim in je organisatie. Hoe kijk je als organisatie naar ziekteverzuim? En welk protocol geldt er? Denk dan aan de praktische zaken van de ziektemelding tot de terugkeer van je medewerker.
Hou ook rekening met wetten rond het ziektebriefje, medische overmacht, re-integratie en andere wetgevingen rond ziekte die vastliggen. Hier heb je geen vrijheid in als werkgever, maar je kan in je beleid wel omschrijven hoe je dit concreet vertaalt binnen je organisatie.
Staat je verzuimbeleid op punt? Laat je medewerkers dan weten dat er een beleid is en wat het juist inhoudt. Daarna volgt de implementatie en opvolging. Zorg ervoor dat iedereen zijn/haar rol kent binnen het beleid en dat je het steeds up-to-date houdt wanneer er wetswijzigingen zijn of na evaluatie.
Omgaan met ziekteverzuim blijft een uitdaging
Het is belangrijk dat je de balans vindt in hoe je met ziekteverzuim kan omgaan. Dat start bij het identificeren van het verzuim en de achterliggende reden bij je medewerker. Ga in dialoog met je medewerker. Maar hoe pak je zo’n verzuimgesprek nu aan? Wij geven enkele tips:
- Ga op het juiste moment in dialoog
Ga het gesprek aan wanneer je medewerker terug aan het werk is. Stuur vooraf een uitnodiging voor het gesprek en laat het face-to-face doorgaan voor een persoonlijke aanpak. Zorg dat je medewerker vooraf goed weet wat het doel van het gesprek is en wat er op de agenda staat.
Tip: zulke gesprekken worden vaak als negatief beschouwd. Maak dus zeker duidelijk dat je het gesprek voert uit bezorgdheid, en niet om te controleren of de afwezigheid terecht was. - Bespreek de feiten en ga samen op zoek naar oplossingen
Je baseert je op de berekening van de verzuimcijfers. Vaak heeft de medewerker geen zicht op het hele plaatje. Schets daarbij ook de gevolgen van het verzuim voor de collega’s en de onderneming. Dat alles verhoogt het bewustzijn en de verantwoordelijkheidszin.
Maar het probleem ligt natuurlijk niet enkel bij je medewerker. Achter het verzuim schuilen vaak werkgerelateerde problemen. Wat liep verkeerd en waar heeft je medewerker nood aan? Zoek samen naar een haalbare oplossing. Denk hierbij aan een (tijdelijk) andere taak, verandering van team, mogelijkheid tot bijscholing, flexibiliteit van de uren … - Maak goede afspraken en plan een vervolggesprek
Maak afspraken voor de toekomst. Communiceer die duidelijk en zorg dat iedereen weet wat er verwacht wordt. Plan een vervolggesprek om terug te komen op de gemaakte afspraken en de consequenties.
Voorkom ziekteverzuim dankzij een duurzaam aanwezigheidsbeleid
Bij Liantis gaan we voluit voor een duurzaam aanwezigheidsbeleid. Dat betekent dat we samen met jou streven naar gezonde en gemotiveerde medewerkers op de werkvloer. Want wanneer een medewerker langdurig afwezig is, heeft dit onvermijdelijk een impact op je organisatie en dat kan jou als werkgever flink wat kosten.
Om je hierin optimaal te ondersteunen, stelden we een toolkit samen waarmee jij als werkgever écht het verschil maakt.
