Wanneer een medewerker vaak afwezig is, heeft dat gevolgen voor het team, de algemene productiviteit én je portefeuille. Hoewel verzuim vaak verklaarbare redenen heeft, is bijna de helft van de afwezigheden werkgerelateerd. Daarom is het nuttig om een gesprek aan te gaan om de oorzaak van het verzuim te achterhalen. Werkgevers deinzen daar nog vaak voor terug. We helpen je graag op weg met enkele praktische tips om het gesprek in goede banen te leiden. 
Wanneer is er sprake van frequent verzuim?
Gelukkig is het merendeel van de werknemers zelden of nooit afwezig. Voor ziekteverzuim geldt de 20/80-regel: 20% van de werknemers zorgt voor 80% van het verzuim. Je richt je daarom het best tot die 20%. Je voert enkel een gesprek over grijs of zwart verzuim, want sommige afwezigheden – zoals wit en roos – zijn nu eenmaal niet terug te dringen.
Wanneer is een afwezigheid er een te veel? Wat is ‘vaak’ afwezig zijn? Het is iets subjectiefs en het is dan ook aan jou als organisatie om de grenzen te bepalen. Voor de ene is dat drie of vier keer per jaar, voor de andere vijf. Neem die grens op in je verzuimprotocol. Maar uiteindelijk zijn het niet de aantallen waarop moet worden gefocust, maar het waarom achter de afwezigheden.
Waarom een verzuimgesprek voeren?
Het gesprek maakt een essentieel deel uit van je beleid rond verzuim: het hoofddoel om de onderliggende oorzaak van de afwezigheden te achterhalen. Het biedt zowel jou als leidinggevende als de werknemer inzicht in de situatie, en is de eerste stap naar een oplossing.
Een gesprek over de frequente afwezigheid van een werknemer werkt op zich al preventief. Ten eerste maak je door het gesprek je werknemer attent op een patroon en creëer je bewustwording. Hij zal een volgende keer stilstaan bij ziekte en verzuim, en zijn eigen verantwoordelijkheid daarin.
Ten tweede maakt een verzuimgesprek het mogelijk om obstakels te achterhalen, die jij als werkgever kan wegnemen of beïnvloeden. Een toenemend aantal afwezigheden heeft namelijk te maken met (fysieke of psychische) spanningsklachten. Wanneer het ziekteverzuim samenhangt met bijvoorbeeld het werk, de sfeer of de arbeidsomstandigheden, is er voor jou een taak weggelegd.
Tip: Zulke gesprekken kunnen als negatief worden beschouwd door werknemers. Maak dus zeker duidelijk dat je het gesprek voert uit bezorgdheid, en niet om te controleren of hij wel echt ziek was.
Hoe pak je een verzuimgesprek aan?
Timing
Uiteraard voer je zo’n gesprek wanneer je medewerker opnieuw aan het werk is, na een uitnodiging. Pak het persoonlijk aan en kies altijd voor een face-to-facegesprek.
Doel
Vertel wat het doel van het gesprek is en wat er op de agenda staat. Benadruk dat dat doel gemeenschappelijk is, want werkhervatting is in ieders belang.
Bespreek de feiten
Je baseert je op de berekening van de verzuimcijfers. Zorg voor een kopie. Vaak heeft de medewerker geen zicht op het hele plaatje. Schets daarbij ook de gevolgen van het verzuim voor de collega’s en de onderneming. Dat alles verhoogt het bewustzijn en de verantwoordelijkheidszin.
Open luisterhouding
Laat vooral je gesprekspartner zijn verhaal doen. Achter frequent verzuim kunnen meerdere problemen zitten, zowel privé als werkgerelateerd. Wees betrokken, blijf objectief en oordeel niet. Let op je toon en hengel niet naar verantwoording. Weet dat een personeelslid niet hoeft in te gaan op medische problemen. (Je kan de bedrijfsarts inschakelen als je advies wil over de inzetbaarheid.)
Zoek samen naar oplossingen
Waar heeft de werknemer nood aan en wat is voor jou als leidinggevende haalbaar? Denk bijvoorbeeld aan een (tijdelijke) andere taak, verandering van team, mogelijkheid tot bijscholing, flexibiliteit van de uren … Als je samen tot een oplossing komt, heeft ze meer kans op slagen.
Maak goede afspraken
Laat het niet bij praten, maar maak afspraken voor de toekomst. Communiceer die duidelijk en zorg dat ieder zijn aandeel begrijpt. In een vervolggesprek kom je terug op de gemaakte afspraken.
Wees duidelijk over de consequenties
Koppel aan de afspraken consequenties. Zo maak je duidelijk dat je verwacht dat de afspraken worden nageleefd. Beloof van jouw kant dat je zal meewerken.
Voorbeeldvragen voor een verzuimgesprek
Stel open vragen die gericht zijn op inzicht en actie. Maak duidelijk dat het gesprek in twee richtingen werkt.
- Welke factoren hebben meegespeeld om je ziek te melden?
- Is er een verband tussen je werk en je afwezigheid?
- Heb je er al over nagedacht hoe je de oorzaken van de afwezigheid kan aanpakken?
- Wanneer voel je je niet goed? Voel je het verzuim aankomen?
- Welke acties kan je ondernemen om te zorgen dat je je goed voelt en wat kan je doen om te zorgen dat dat zo blijft?
- Wat kan ik als werkgever betekenen, zodat verzuim kan worden voorkomen?
- Wat kan de leidinggevende of kunnen de collega’s doen?
- Wat gaat er goed in je werk, wat niet en wat kan anders? Wat heb je nodig om het werk aangenamer te maken?
- Welke afspraken maken we? Wie onderneemt daarbij wat?
- Welke consequenties verbinden we daaraan?
- Wat is de volgende stap en wanneer?
Vervolgafspraak
Wanneer het gesprek vast komt te zitten of je gesprekspartner niet kan antwoorden, zet het gesprek dan een andere keer verder. Sommigen hebben nu eenmaal meer tijd nodig. Ook bij een succesvol gesprek plan je meteen een vervolgafspraak in om de gemaakte afspraken te evalueren. Vergeet zeker niet te complimenteren wanneer het verzuim is gedaald!
