Communicatie tijdens het werk is cruciaal. Niet enkel om vlot te kunnen samenwerken, maar ook omdat we allemaal nood hebben aan persoonlijk contact. Nu we tijdens de coronacrisis moeten thuiswerken, is communiceren vanop afstand plots de standaard. Wat zijn de moeilijkheden bij communiceren via je computerscherm? En hoe zorg je dat je team vlot met elkaar blijft praten?
Spreek een plan van aanpak af
Als je normaal niet van thuis uit werkt, dan is de kans groot dat dit een serieuze aanpassing is. Dé oplossing om eventuele moeilijkheden tegen te gaan, is een goede communicatie. Spreek daarom met je team een duidelijk plan af:
- Hoe zullen jullie communiceren?
- Hoe regelmatig?
- Wat met teammeetings?
Door dit duidelijk af te spreken, zorg je dat er een constante communicatie is, zodat jullie eventuele moeilijkheden en mogelijke taken kunnen bespreken.
Dit plan zal tijdens het thuiswerken waarschijnlijk af en toe nog veranderen en dat is oké. Het is een nieuwe situatie voor iedereen. Dus probeer gewoon zo eerlijk mogelijk te zijn over wat wél of niet werkt voor iedereen, en pas het plan aan waar nodig. Wie weet bots je ook tegen technische moeilijkheden aan, zoals een slecht functionerende videochat. Probeer samen met je team alle moeilijkheden te bekijken en oplossingen te zoeken.
Hou het niet enkel bij chatten
Communiceren met je team hoeft niet enkel tekstueel via e-mail of chat te zijn. Zo mis je heel wat non-verbale communicatie en spontane reacties. Spreek daarom af om regelmatig eens te bellen of te videochatten. Voor veel mensen is het vaak een drempel, maar het helpt miscommunicatie voorkomen en doorbreekt de sociale isolatie van het thuiszitten.
Spreek bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks af om eens met het team te videochatten. Zo heb je regelmatig contact én kan je eventuele problemen of moeilijkheden op een vlotte en toffe manier bespreken.
Vergeet niet te socializen
Wanneer het hele kantoor thuiswerkt, mis je plots heel veel van de spontane sociale interacties die je op de werkvloer hebt. Het zijn net die interacties die je minder eenzaam doen voelen en de sleur van het werk af en toe eens doorbreken.
Thuis heb je dat natuurlijk niet. Probeer daarom om zoveel mogelijk met je collega’s te praten via chatprogramma’s zoals Slack, Microsoft Teams of hoe je bedrijf ook communiceert.
Als je normaal aan je collega’s vraagt hoe hun weekend was, doe dat nu dan zeker ook. Laat je gewoonlijke interacties met collega’s gewoon verdergaan. Communicatie hoeft niet altijd werk gerelateerd te zijn en die kleine interacties kunnen een serieuze opkikker zijn.
Zorg voor zichtbaarheid
Vanop afstand is het iets moeilijker om een overzicht te hebben van wat iedereen aan het doen is. Probeer daarom duidelijk af te spreken hoe je die zichtbaarheid kan verhogen. Ga bijvoorbeeld voor een gezamenlijke planningstool, zoals Asana of Trello. Bespreek ook hoe je documenten kan delen via bijvoorbeeld Google Drive, zodat je collega’s ook in jouw bestand kunnen werken en feedback geven. Tijdens thuiswerkdagen is het extra belangrijk om transparant te werken.
