Van binnenkomende e-mails tot babbelende collega’s, je medewerkers raken erdoor uit hun concentratie en de stress neemt toe. Studiebureau Jonckheere is zich bewust van deze problematiek en speelde er slim op in. Hun prikkelarme werkomgeving was goed voor een Liantis Award in de categorie ‘Welzijn en Preventie’.
Koen Jonckheere, zaakvoerder van het gelijknamige studiebureau, ondervond de negatieve impact van de overdosis mails en andere storende prikkels aan den lijve. Terwijl het in een studiebureau net cruciaal is dat werknemers geconcentreerd kunnen doorwerken.
Koen: “Word je gestoord, dan duurt het toch snel tot 10 minuten voor je opnieuw geconcentreerd aan de slag bent. Daarom proberen we om storende prikkels voortaan tot het minimum te beperken.”
Minder stress dankzij een prikkelarm bureau
Een prikkelarme werkomgeving verhoogt de productiviteit, maar komt ook het welzijn van het personeel ten goede. Een continue stroom aan storende prikkels zorgt voor een pak stress, die op zijn beurt de kans op uitval en burn-out verhoogt. Met twee concrete ingrepen werkt Studiebureau Jonckheere aan een werkplek met zo weinig mogelijk prikkels: een bibliotheekuur en een nieuwe e-mailpolicy.
Zwijgzame start van de werkdag
Tijdens het zogeheten bibliotheekuur – de eerste 2 uur van elke werkdag (van 8 tot 10 u.) – mogen collega’s elkaar niet storen. Zo kunnen ze ‘s ochtends geconcentreerd aan hun taken beginnen en zetten ze hun werkdag productief in.
Nieuwe e-mailpolicy voor mentale rust
Tweede belangrijke stoorzender was de constante stroom aan e-mails. Daarom zette Studiebureau Jockheere een systeem op waarbij alle mails centraal binnenkomen. Slechts 2 keer per dag worden ze doorgesluisd naar de individuele mailboxen: om 10 uur en om 14.30 uur. De rest van de dag worden de medewerkers dus niet gestoord door binnenkomende mails en ligt de focus volledig op het werk.
Filter op de e-mails
In de centrale mailbox worden de mails niet alleen verzameld, maar ook gefilterd en geklasseerd. Het gevolg: alleen de essentiële mails komen nog bij de individuele medewerkers terecht. Wat duidelijk gemoedsrust biedt:
“Doordat de mails gegroepeerd binnenkomen in je mailbox, moet je ze maar op twee momenten bekijken. Dat geeft minder stress en is een grote verbetering. Ook een voordeel: alles wordt meteen geklasseerd. Daardoor wordt interne opvolging, bijvoorbeeld bij afwezigheid van een collega, heel makkelijk.”
Onrespectvolle mails worden dan weer beantwoord met een standaardmail om de afzender hierop te wijzen. De frustraties komen op tafel en worden uitgeklaard.
Heldere communicatie cruciaal
Zo’n werkwijze staat of valt wel met transparante en duidelijke communicatie naar klanten vanaf de start, aldus Koen. “Klanten hebben zelf natuurlijk ook hun verwachtingen qua bereikbaarheid. We hebben dan ook moeten benadrukken dat het studiebureau helemaal niet onbereikbaar is. Integendeel: elke vraag wordt juist met meer aandacht bekeken. Voor dringende zaken vragen we klanten wel om te bellen. Het gevolg: ook onze medewerkers pakken sneller de telefoon. De persoonlijker klantenrelatie die daaruit ontstaat, is mooi meegenomen.”
Voor zijn voortrekkersrol om een prikkelarme werkomgeving te creëren, werd Studiebureau Jonckheere bekroond met de Liantis Award voor welzijn en preventie. Na de Liantis Award, werd hun verhaal opgepikt door heel wat mediakanalen en volgde er een stroom van media-aandacht. Met hun unieke aanpak geven ze een interessant voorbeeld van hoe je stress wegneemt bij medewerkers en structuren voorziet om de productiviteit te bevorderen.
