Gelukkige en gezonde werknemers zijn productieve medewerkers. Is een van hen langdurig afwezig, dan kan dat serieuze gevolgen hebben voor je bedrijf en zelfs de productiviteit van de directe collega’s. Daarom is het belangrijk om proactief na te denken over een absenteïsmebeleid waarmee je je medewerkers gezond aan het werk houdt. Hoe zet je nu precies zo’n beleid op?
Een absenteïsmebeleid: wat en waarom?
Elke werknemer is weleens ziek. Maar wat bij een langdurige afwezigheid? Dat brengt vaak een stapel extra werk en reorganisatie met zich mee. Met een geïntegreerde aanpak tegen absenteïsme werk je proactief een plan uit om zo’n scenario te vermijden.
TIP! Lees hier wat een absenteïsmebeleid precies inhoudt en waarom het een goed idee is om ermee van start te gaan. Een tipje van de sluier: het bespaart je een pak geld én tijd in de toekomst.
Stippel je beleid uit in 6 stappen
Een proactief absenteïsmebeleid voorbereiden, doe je in 4 fases. Daarna resten je nog 2 stappen om je plan ook in actie om te zetten en te evalueren.
Stap 1: startschot geven
Bestaat er nog geen absenteïsmebeleid in jouw organisatie, dan is het belangrijk om iedereen te overtuigen van het nut ervan. De beste manier om dat te doen is door de beslissing te staven met concrete cijfers zoals:
- Hoeveel heeft absenteïsme het bedrijf de voorbije jaren gekost?
- Hoeveel kan het bedrijf besparen met een doeltreffend absenteïsmebeleid?
Heeft je organisatie in het verleden wel al een eerste absenteïsmebeleid uitgewerkt, kaart dan eventuele verbeterpunten aan bij de mensen die bij het oorspronkelijke beleid betrokken waren. Een goede voorbereiding is het halve werk: denk op voorhand na wat je er (minder) goed aan vindt en doe concrete voorstellen over hoe het anders kan.
Stap 2: werkgroep samenstellen
Om het beleid te laten slagen, moet iedereen achter de beslissing staan. Afwezige medewerkers hebben namelijk een groot vangnet nodig om met een gerust hart en goeie moed terug te keren. Stel een werkgroep samen om alles op te zetten.
Wie wil je idealiter allemaal in de groep:
- de hr-manager;
- de preventieadviseur;
- de arbeidsarts;
- een (externe) arbeidspsycholoog;
- mensen in een leidinggevende functie;
- een aantal werknemers.
Belangrijk is om collega’s uit verschillende delen en lagen van de onderneming in de werkgroep te betrekken, zodat er een groot draagvlak is voor mogelijke oplossingen.
Stap 3: vertrekpunt en prioriteiten bepalen
Je werkgroep is compleet. Wat nu? De eerste groepsopdracht is om alle bestaande afspraken en gewoontes in kaart te brengen. Schotel de werkgroep praktische vragen voor zoals:
- wat werkt er wel/niet?
- wat loopt er momenteel mis?
- wat kan er in de toekomst mislopen?
Leg vervolgens de prioriteiten van de werkgroep vast. Verdeel de taken. Wie legt zich toe op wat? Maak ook duidelijke afspraken omtrent inhoud en timing.
Stap 4: acties uitwerken
Heb je voldoende nagedacht over je werkgroep en hoe je alles wil uitwerken? Schrijf dan de resultaten van jullie denkoefening neer.
- Wat is de procedure wanneer een medewerker uitvalt door ziekte?
- Wie is verantwoordelijk voor welke stap in het traject?
- Hoe verloopt de communicatie met de betrokken werknemer?
- Welke maatregelen kan je nemen om aangepast werk te voorzien?
- Kan je bepaalde werkposten of -plaatsen aanpassen zodat ze ook geschikt zijn voor mensen met een beperking (bijvoorbeeld een kantoor toegankelijk maken voor rolstoelgebruikers)?
- Kan je psychologische bijstand voorzien voor werknemers die afwezig zijn door een burn-out?
- Hoe zal je bemiddelen wanneer de afwezigheid te maken heeft met conflicten op de werkvloer?
Hebben jullie voor alle vragen een goede oplossing gevonden? Schrijf dan bij alle problemen de bijbehorende acties neer. Zo ben je voorbereid op alle mogelijke situaties.
Stap 5: beleid uitvoeren
Goed nieuws: het voorbereidende werk is klaar. Tijd om je beleid in praktijk te brengen. Communiceer alle afspraken en zorg ervoor dat je medewerkers alles correct naleven. Vooral de leidinggevenden spelen daarin een belangrijke rol. Zij moeten uitgroeien tot de ware ambassadeurs van het beleid.
Stap 6: evalueren
Je absenteïsmebeleid staat op punt, maar werkt het ook? Tijd voor reflectie: bespreek binnen de werkgroep enkele concrete voorvallen. Bekijk en rapporteer over de evolutie van de absenteïsmecijfers. Loopt alles goed? (Lees: dringt je absenteïsmebeleid ook effectief het aantal afwezigheden terug?) Of zijn er zaken die minder vlot verlopen? Dan is het misschien tijd om je werkgroep opnieuw samen te roepen, de denkoefening te herhalen en eventuele wijzigingen aan je beleid door te voeren.
Hou je werknemers gezond aan het werk
Een goed absenteïsmebeleid houdt je medewerkers gezond aan het werk. Wil je graag begeleiding van experten om een daadkrachtige aanpak voor jouw bedrijf uit te stippelen? Neem contact met ons op!
