Je eigen zaak bloeit en je bent trots op wat je uitgebouwd hebt. Inmiddels nam je ook medewerkers aan om de drukte de baas te kunnen. Maar natuurlijk is het menselijk dat er al eens een meningsverschil of zelfs een conflict ontstaat op de werkvloer. Maar hoe ga je daar precies mee om als werkgever?
In een professionele context zijn conflicten zeldzamer dan bijvoorbeeld op school. Toch gebeurt het, met heel wat oorzaken: frustraties als gevolg van een (te) hoge werklast, botsende persoonlijkheden en meningen, …
Dat er zich een conflict voordoet, is normaal en leidt in sommige gevallen zelfs tot vooruitgang. Bijvoorbeeld iemand die een creatieve oplossing voor een probleem vindt om toch maar gelijk te krijgen. Het mag echter niet negatief worden, en zeker niet blijven aanslepen.
Volg daarom deze vijf stappen om een conflict te ontmijnen:
1. Voorkom conflicten met open communicatie
Het is een cliché, maar probeer binnen je zaak een positieve cultuur te stimuleren waarbij mensen hun mening durven te zeggen. Op een constructieve manier. Zo is de kans veel kleiner dat lichte frustraties onbesproken blijven en dan plots ontploffen.
Als zaakvoerder speel je hier een grote rol in door jezelf toegankelijk op te stellen. Laat je deur bewust openstaan, zodat mensen sneller langskomen als er iets speelt. Ben je vaak op de baan? Geef aan dat ze jou altijd mogen bellen of mailen, en antwoord consequent.
2. (H)erken het conflict
Een conflict negeren, maakt het sowieso alleen maar erger. Eenmaal uitgesproken zal een conflict zelden zomaar verdwijnen. In sommige gevallen volstaat de ontploffing om de druk van de ketel te halen. In de meeste gevallen echter, lijkt het probleem misschien wel van de baan, maar blijft het conflict sluimeren zonder een oplossing. Dat is te vergelijken met een onbehandelde wonde. Negatieve gevolgen inbegrepen.
Merk je dat er onder je medewerkers een conflict speelt, benoem het. Maak het bespreekbaar en laat beide kanten toe om hun zegje te doen. Zo start je om de situatie te ontmijnen.
3. Focus op het probleem, niet op de mensen
Vermijd om je te richten op de mensen die betrokken zijn. Het is waar dat bepaalde mensen vermoedelijk sneller botsen dan anderen, maar tenzij het echt een persoonlijke kwestie is, zal je hiermee geen stabiliteit brengen. Ga eerder op zoek te naar de echte reden van het conflict.
Brak er ruzie uit over het niet correct naleven van procedures? Focus je niet op degene die de procedure niet volgde, maar ga na waarom de procedure niet werd gevolgd. Was het een gebrek aan inzicht in de reden van de procedure? Of kwam het door een te grote tijdsdruk? Misschien vond de medewerker eigenlijk een efficiëntere manier om te werken?
Allemaal concrete oorzaken die je kan aanpakken door in overleg te gaan.
4. Benadruk het gemeenschappelijke doel
Nu je in gesprek bent met je medewerkers, werk je naar een oplossing. Een goede stap in die richting, is benadrukken dat er een gemeenschappelijk doel is. Zeker in een professionele context. Collega’s zijn per definitie mensen die voor hetzelfde bedrijf werken en hebben daarom altijd een gemeenschappelijk doel: bouwen aan de toekomst van het bedrijf. Ondanks hun verschillen, staat dit zonder enige discussie centraal.
Speel daarop in, want zo’n gemeenschappelijk doel is de ideale basis voor een eerste toenadering. De betrokken partijen staan dan toch niet lijnrecht tegenover elkaar zoals ze misschien dachten.
5. Zorg voor een gezamenlijke oplossing
Klinkt evident, maar overleg vervolgens met alle betrokken partijen. Zo is de kans veel groter dat de oplossing effectief aanvaard wordt.
Hoe die oplossing er concreet voor jou uitziet, hangt af van de situatie en de omstandigheden. Maar zorg dat er op het einde duidelijk afspraken zijn. Over wat kan, wat niet kan, hoe het verder moet en wat als het probleem zich nog eens voordoet. Neem zelf verantwoordelijkheid op om de afspraken te laten naleven, maar maak ook de andere personen verantwoordelijk.
Daarna is het belangrijk om de gemaakte afspraken op te volgen, zodat het conflict niet opnieuw de kop opsteekt. Nu is het echter duidelijk voor iedereen wat wel en niet kan, waardoor je meteen kan ingrijpen.
Vond je dit interessant? Lees dan ook hoe je arbeidsongevallen voorkomt dankzij een goede preventie-aanpak.
