De fiets is de voorbije jaren uitgegroeid tot een populair alternatief voor woon-werkverkeer. Die populariteit heeft de tweewieler te danken aan maatregelen als de kilometervergoeding voor de fiets en fietsleaseformules. Maar wat is fietsleasing precies? Wie kan er gebruik van maken? En moet de fietslease deel uitmaken van een cafetariaplan? Liesbeth Van Gils, HR Consultant bij Liantis Consult, beantwoordt deze en andere vragen.
Extralegaal voordeel
Bij fietsleasing bied je je werknemer(s) de mogelijkheid om een fiets ter beschikking te krijgen. Dat kan ofwel gratis, ofwel in ruil voor een stukje van het loon van je medewerker. Dit extralegale voordeel kan vervat zitten in een cafetariaplan – waarbij de eindejaarspremie bijvoorbeeld gebruikt wordt om een fiets te financieren – maar kan ook toegekend worden in ruil voor een stukje brutoloon.
Woon-werkverkeer
Net als voor de toekenning van andere extralegale voordelen, moet de fietslease voldoen aan bepaalde voorwaarden. Een eerste voorwaarde is dat de fiets ook effectief gebruikt wordt voor woon-werkverkeer. Dat hoeft niet per se elke dag, maar de mogelijkheid om met de fiets te komen moet er op zijn minst zijn en het moet geregistreerd worden. De RSZ raadt aan om minstens eenmaal per week de leasefiets te gebruiken, terwijl de fiscus het houdt op eenmaal om de twee weken op jaarbasis.
Eindejaarspremie vs. brutoloon
Een tweede voorwaarde heeft betrekking op de manier waarop je de fiets ter beschikking wil stellen:
- Financier je de fietslease met de eindejaarspremie, dan is het belangrijk dat jouw sector die manier van financieren toelaat.
- Wordt de fiets toegekend in ruil voor een deel van het brutoloon, dan moet je ervoor zorgen dat er genoeg brutoloon overblijft zodat je medewerker minstens nog het baremaloon uitbetaald krijgt.
Verzekeringen
Zeker voor de duurdere modellen kan een fiets maar beter goed verzekerd zijn tegen diefstal. Maar ook een pechverhelping- en een ongevallenverzekering zijn geen overbodige luxe. Werk je met een leasingmaatschappij, dan zal die de nodige verzekeringen afsluiten en financieren. In de praktijk is het dus de werknemer die hier onrechtstreeks voor betaalt. De franchise of vrijstelling kan nogal verschillen van maatschappij tot maatschappij. Goed vergelijken is dus de boodschap.
Werknemer gaat weg
Als werkgever is het belangrijk dat je een bedrijfspolicy opmaakt waarin de afspraken rond fietsleasing opgenomen staan. Wie komt in aanmerking voor een bedrijfsfiets? Wat gebeurt er met de fiets als de werknemer in kwestie uit dienst gaat? Het zijn allemaal regels die je op voorhand kan vastleggen. Bij een vertrek van een werknemer, kan je hem of haar de mogelijkheid bieden om de fiets over te kopen, of kan je bepalen dat hij of zij de fiets niet moet overnemen maar wel moet instaan voor de extra kosten die de leasingmaatschappij aanrekent.
Objectieve criteria
In die bedrijfspolicy kan je ook opnemen wie aanspraak kan maken op een fietsleasing. Je kan het voordeel al toekennen vanaf je eerste werknemer, maar als je meerdere weknemers in dienst hebt en je wil fietsleasing invoeren, dan moet dat op basis van objectieve criteria gebeuren. Bijvoorbeeld: minstens één jaar anciënniteit of enkel bepaalde functies. Mensen met dezelfde functie moeten met andere woorden dezelfde mogelijkheden hebben.
Tot slot: het soort fiets maakt in principe geen verschil op het vlak van sociale of fiscale behandeling. Anderzijds zal een bakfiets financieel veel zwaarder doorwegen dan een gewone elektrische fiets. Jij als werkgever bepaalt welk budget je medewerkers maximaal toegekend krijgen voor hun geleasede fiets.
