Vertrekt een werknemer? Dan is het nuttig om een exitgesprek te voeren. Het levert je waardevolle feedback op en kan je helpen om verder verloop binnen je bedrijf te vermijden. Lees hier hoe je het aanpakt. 
Wat is een exitgesprek?
Een exitgesprek is het laatste formele gesprek dat je met een vertrekkende werknemer voert. Je kan op dat moment in dialoog gaan over zijn positieve en negatieve ervaringen met de organisatie, leidinggevenden enzovoort.
Wie voert het gesprek?
Denk voordien al eens na over wie het meest geschikt zou zijn voor het gesprek. Misschien ben je als werkgever niet de meest aangewezen persoon, omdat je maar weinig rechtstreeks contact had met de persoon die vertrekt. Een babbel met ‘de baas’ is voor sommigen misschien ook een te hoge drempel. Kies liever voor iemand die je werknemer regelmatig zag en die hij ook vertrouwt, bijvoorbeeld de directe leidinggevende. Of ga meteen voor een neutraal en laagdrempelig aanspreekpunt, zoals een hr-medewerker.
Opgelet: een exitgesprek is vrijwillig
Houd er rekening mee dat een exitgesprek vrijwillig is. Stel dat de reden van het vertrek gevoelig ligt, dan heeft je medewerker misschien geen zin om daarover te communiceren.
Wil je werknemer het liever niet, probeer hem dan zeker niet te verplichten. Tijdens het gesprek kan je werknemer bijvoorbeeld ook kiezen om bepaalde vragen wel of niet te beantwoorden.
Hoe pak je een exitgesprek aan?
Een exitgesprek is niet altijd eenvoudig, zowel ontslag nemen als geven kunnen een emotionele geladenheid aan het gesprek toevoegen. Het is daarom belangrijk dat je alles meteen goed aanpakt. Hou de vragen en de sfeer zo neutraal mogelijk.
Plan het gesprek tijdig in
Weet je dat een van je medewerkers zal vertrekken, dan plan je het gesprek al tijdig in. Zo hebben jullie allebei de tijd om het moment goed voor te bereiden. Zet het niet in de agenda voor de laatste werkdag, want dan wordt er afscheid genomen van de collega’s. Plan het bijvoorbeeld enkele dagen voor het vertrek in .
Bereid je goed voor
Voor zowel jezelf als voor je werknemer is het nuttig om het gesprek goed voor te bereiden. Die voorbereiding begint met het opstellen van de vragen. Denk er goed over na en ga voor neutrale vragen om het gesprek zo objectief mogelijk te houden. Die vragenlijst kan je dan bewaren en bijwerken waar nodig voor eventuele volgende gesprekken.
Stuur de lijst op voorhand door naar je werknemer, zodat hij voldoende tijd heeft om na te denken over de antwoorden en ook kan inschatten hoe het gesprek er ongeveer zal uitzien.
Volg een vaste structuur
Leg voor de start van het gesprek een vaste structuur vast, en probeer je daar zoveel mogelijk aan te houden.
Stel eerst wat algemene vragen over de loopbaan van je werknemer: met wie heeft hij samengewerkt, hoe was het contact met het team en de leidinggevenden en wat heeft hij in al die jaren geleerd?
Probeer dan ook wat verbeterpunten te achterhalen voor de organisatie. Vraag dus wat er minder goed liep en wat jullie beter zouden kunnen doen.
Zorg aan het einde ook voor een prettig afscheid: bedank hem voor alle inzet en wens hem succes met z’n nieuwe uitdaging.
Evalueer het gesprek
Je bedrijf zal het meest leren uit exitgesprekken als je de verkregen informatie ook grondig gaat evalueren. Doe dat eventueel samen met andere leidinggevenden en de directie. Zet de feedback vervolgens om naar concrete acties en aandachtspunten voor het bedrijf.
Exitgesprek: welke vragen kan je stellen?
Geen idee hoe de vragenlijst van een exitgesprek er moet uitzien? Gebruik dan onderstaande onderwerpen en vragen als leidraad.
De organisatie:
- Was het werk uitdagend genoeg?
- Werden er voldoende opleidingen voorzien?
- Hoe verliep de communicatie?
- Waren de werktijden flexibel genoeg?
- Was het loonpakket voldoende?
- Was er een goede balans tussen werk en privé?
- Wat zal ik missen aan de organisatie?
- Wat zal ik niet missen/Wat kan beter? (constructieve feedback)
De leidinggevende/het team:
- Wat deed mijn leidinggevende goed?
- Wat kon beter?
- Hoe was het teamwerk?
- Hoe was de sfeer binnen het team?
- Had ik voldoende contact met mijn leidinggevende?
- Hoe was de samenwerking met andere collega’s (buiten mijn team)?
Algemeen
- Zou ik iemand anders aanraden om hier te komen werken? Waarom wel/niet?
- Wat vond ik wel en niet goed aan mijn functie/loopbaan?
- Was ik tevreden over mijn loon?
- Kan ik de reden van vertrek in één korte zin samenvatten? (indien de werknemer ontslag heeft genomen)
