Share
Personeelsbeleid

Later lezen?

Hoe voer je een kwalitatief functioneringsgesprek?

Beschouw jij een functioneringsgesprek als een opdracht of als een kans? Leidinggevenden zien soms op tegen functioneringsgesprekken. Logisch: zo’n gesprek is weleens balanceren op een slappe koord. Je moet eerlijk en duidelijk zijn, zónder aan de motivatie van je mensen te raken. Jij kan op jouw beurt ook punten van kritiek verwachten. Toch valt het belang van een functioneringsgesprek niet te onderschatten!

functioneringsgesprekWat is een functioneringsgesprek?

Eerst een misverstand de wereld uit helpen: een gesprek over het functioneren van je werknemer is er niet om hem op z’n plaats te zetten. Het is een wederzijdse uitwisseling waarbij de focus ligt op het verbeteren van de kwaliteit van het werk en de samenwerking. Dat betekent dat jij als leidinggevende ook feedback kan krijgen. De blik is op de toekomst gericht en de focus ligt op groei en ontwikkeling. Daarbij worden er doelstellingen geformuleerd en hoe die te bereiken. Een functioneringsgesprek komt zowel de werknemer, de leidinggevende als de organisatie in haar geheel ten goede.

 

Een functioneringsgesprek is geen evaluatiegesprek

Het verschil met een functioneringsgesprek is dat je bij een evaluatiegesprek een oordeel velt over het werk en het functioneren van je medewerkers. Bij een evaluatiegesprek is de blik op de prestaties in het verleden gericht. Zijn de doelstellingen behaald, dan kan een beloning, zoals een loonsopslag, volgen. Werden ze niet behaald, dan kan er constructief worden besproken waar het misliep.

Het doel en de toon van beide gesprekken verschillen dus. Het is belangrijk dat dit ook duidelijk is voor de gesprekspartner. Daarom zijn er twee aparte gesprekken nodig en die kan je niet op hetzelfde moment houden. Veel leidinggevenden zondigen tegen die regel, vaak uit praktische overwegingen. Uiteraard kan je beide gesprekken niet helemaal los van elkaar zien: het ene gesprek vult het andere aan.

TIP : Een functioneringsgesprek waarin targets worden vastgelegd, plan je het best in het voorjaar, een evaluatiegesprek in het najaar.

 

Regelmaat troef

In de ideale wereld vindt het functioneringsgesprek twee keer per jaar plaats. Zo houd je de samenwerking en je organisatie gezond. Sommigen verkiezen zelfs om het frequenter in te plannen. Zo speel je korter op de bal en volg je de evolutie van je werknemers nauwgezetter op. Je zou er trouwens versteld van staan hoeveel mensen verlangen naar coaching en feedback op hun geleverde werk. Het consequent inplannen van een functioneringsgesprek zorgt voor continuïteit: zijn de gemaakte afspraken van het vorige gesprek nagekomen? Waarom wel/niet? Een functioneringsgesprek zonder opvolging, schiet zijn doel voorbij.

TIP : Plan een tweewekelijkse ‘walking meeting’ in. Zo’n wandeling geeft je de kans om te peilen naar de stand van zaken en naar hoe het met je collega gaat. Bovendien is een frisse neus halen erg goed voor je concentratie en productiviteit. Een win-win!

 

Voorbereiding is het halve werk

Het functioneringsgesprek wordt het best door jou én je werknemer goed voorbereid. Dit is wat je op voorhand kan doen:

  • Verzamel op een constante basis zoveel mogelijk informatie over het functioneren van je medewerker (uit e-mails, verslagen, gesprekken met collega’s …)
  • Breng je gesprekspartner op tijd op de hoogte van het gesprek, zodat hij de kans krijgt om zich goed voor te bereiden.
  • Stel agendapunten op. Die agendapunten worden op voorhand uitgewisseld, zodat er geen verrassingen zijn.
  • Zet een structuur op papier die als houvast dient tijdens het gesprek.
  • Denk vooraf na hoe je op een constructieve manier negatieve feedback
  • Voorzie voldoende tijd en kies een rustige locatie.

 

Inhoud van een functioneringsgesprek

Tijdens een functioneringsgesprek komt het welbevinden van je medewerker aan bod, samen met wat er van hem/haar wordt verwacht. Denk aan vragen zoals:

  • Hoe vul je de functie in?
  • Welke acties staan er op de planning?
  • Welke persoonlijke competenties kunnen er verder worden ontwikkeld?
  • Welke kennis of vaardigheden moeten worden bijgeschaafd?
  • Kan er eventueel een opleiding worden gevolgd?
  • Hoe verloopt de samenwerking met de collega’s en met jou als leidinggevende, en hoe kan die worden verbeterd?

Je komt zo samen tot doelstellingen. Waak erover dat die ‘SMART’ worden geformuleerd: specifiek, meetbaar, aanvaardbaar (haalbaar), realistisch en tijdsgebonden.

Zeg bijvoorbeeld niet: ‘Er moeten meer rapporten worden opgemaakt’, maar wel: ‘Er moet maandelijks een rapport worden opgemaakt met de verkoopcijfers van de voorbije maand’.

Een functioneringsgesprek is ook een belangrijk onderdeel in het uitstippelen van de carrière: welke ambities heeft je medewerker en welke doorgroeimogelijkheden zijn er?

 

Verloop van een functioneringsgesprek

Start met het doel van het gesprek uit te leggen: het verbeteren van het functioneren en de onderlinge samenwerking. Neem de gezamenlijke agenda door en zet een timing op het gesprek.

Geef tijdens het gesprek het woord eerst aan je medewerker om zijn/haar agendapunten te bespreken. Ga niet meteen in de verdediging wanneer er kritiek komt.

Daarna kom je zelf aan het woord. Benoem zeker ook de zaken die goed lopen en geef complimenten. Bespreek wat niet goed gaat op een constructieve manier. Vraag aan je medewerker om zelf oplossingen voor te stellen, zo maak je hem/haar medeverantwoordelijk en zal het resultaat groter zijn.

Maak aan het einde van het gesprek concrete afspraken en vat die samen. Daar bestaan templates voor. Handteken beiden het document. Die samenvatting wordt het best opgenomen in het personeelsdossier.

 

Volle kracht vooruit

Een functioneringsgesprek dwingt jou en jouw medewerkers tot reflectie. Voor problemen wordt een oplossing bedacht en goede prestaties worden in de verf gezet. Dat bevordert de motivatie, het functioneren en de samenwerking op de werkvloer. Het komt je organisatie dus alleen maar ten goede!

Hulp nodig bij het opzetten van je functioneringsgesprek?

Wij helpen je verder
Anne Hallez
Door Anne Hallez
18 maart 2020

Later lezen?

Interesse in dit artikel maar nu even geen tijd?

Laat hieronder je e-mailadres achter en we sturen je een handige link naar het artikel.

We sturen je enkel de link, geen spam.