Hoe voer je een kwalitatief functioneringsgesprek?

Als leidinggevende zie je soms op tegen functioneringsgesprekken. Logisch: zo’n gesprek is soms balanceren op een slappe koord. Je moet eerlijk en duidelijk zijn, zónder aan de motivatie van je mensen te raken. Jij kan op jouw beurt ook punten van kritiek verwachten. Toch valt het belang van een functioneringsgesprek niet te onderschatten. De gouden tip van onze experte Saskia Goffings? “Het functioneringsgesprek goed voorbereiden is cruciaal!“ 

Wat is een functioneringsgesprek?

Eerst een misverstand de wereld uit helpen: een functioneringsgesprek dient niet om je medewerker terecht te wijzen, maar wel om het functioneren van je werknemer te bespreken. Het is een wederzijdse uitwisseling waarbij de focus ligt op het verbeteren van de kwaliteit van het werk en de samenwerking.  

Dat betekent dat jij als leidinggevende ook feedback kan krijgen. De blik is op de toekomst gericht en de focus ligt op groei en ontwikkeling. Daarbij worden er doelstellingen geformuleerd en hoe die te bereiken. Een functioneringsgesprek komt zowel de werknemer, de leidinggevende als de organisatie in haar geheel ten goede. 

Tip: een functioneringsgesprek is géén evaluatiegesprek. Bij een functioneringsgesprek focus je op doelen voor de toekomst, terwijl je bij een evaluatiegesprek terugblikt naar prestaties in het verleden.

Voorbereiding is key

“Een functioneringsgesprek voorbereiden is cruciaal. Maak vooraf een sjabloon waarin zowel je medewerker als jijzelf het gesprek kunnen voorbereiden. Denk vooraf goed na over het doel van de vragen die je stelt tijdens het functioneringsgesprek”, vertelt hr-consultant Saskia Goffings. 

6 tips om een functioneringsgesprek voor te bereiden:

1. Verzamel zoveel mogelijk informatie over je medewerker uit e-mails, verslagen, gesprekken met collega’s …
   
2. Breng je gesprekspartner op tijd op de hoogte van het gesprek (minstens twee weken op voorhand), zodat hij/zij de kans krijgt om zich goed voor te bereiden.
   
3. Stel agendapunten op. Die agendapunten worden op voorhand uitgewisseld, zodat er geen verrassingen zijn.
   
4. Zet een structuur of sjabloon op die als houvast dient tijdens het gesprek.
   
5. Denk vooraf na hoe je op een constructieve manier feedback kan geven.
   
6. Voorzie voldoende tijd en kies een rustige locatie. 

Welke vragen stel je tijdens een functioneringsgesprek?

7 voorbeelden van vragen die je kan stellen tijdens een functioneringsgesprek: 

1. Hoe vul je de functie in? 
2. Welke acties staan er op de planning? 
3. Welke persoonlijke competenties kunnen er verder worden ontwikkeld? 
4. Welke kennis of vaardigheden moeten worden bijgeschaafd? 
5. Welke opleidingen zijn nuttig om te volgen?  
6. Hoe verloopt de samenwerking met de collega’s en met jou als leidinggevende, en hoe kan die worden verbeterd? 
7. Wat zijn je ambities? Hoe wil je groeien binnen het bedrijf? 

Regelmaat en verloop

In de ideale wereld vindt het functioneringsgesprek twee keer per jaar plaats. Zo houd je de samenwerking en je organisatie gezond. Het consequent inplannen van een functioneringsgesprek zorgt voor continuïteit: zijn de gemaakte afspraken van het vorige gesprek nagekomen? Waarom wel/niet? Een functioneringsgesprek zonder opvolging, schiet zijn doel namelijk voorbij. 

Het verloop van het gesprek kan als volgt: 

• Start met het doel van het gesprek uit te leggen: het verbeteren van het functioneren en de onderlinge samenwerking. Neem de gezamenlijke agenda door en zet een timing op het gesprek.
  
• Geef tijdens het gesprek eerst het woord aan je medewerker. Ga niet meteen in de verdediging wanneer er kritiek komt.
  
• Daarna kom je zelf aan het woord. Benoem zeker ook de zaken die goed lopen en geef complimenten. Bespreek wat niet goed gaat op een constructieve manier. Vraag aan je medewerker om zelf oplossingen voor te stellen, zo maak je hem of haar medeverantwoordelijk en zal het resultaat groter zijn. 

Maak aan het einde van het gesprek concrete afspraken en vat die samen in het persoonlijk ontwikkelingsplan. Handteken allebei het document. Die samenvatting wordt het best opgenomen in het personeelsdossier.

Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)

In een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) leg je alle afspraken vast voor de persoonlijke ontwikkeling van je werknemer. Je houdt rekening met wat de medewerker wil, maar geeft ook door wat jij belangrijk vindt. Zo’n POP is dus de perfecte leidraad voor je functioneringsgesprekken. Tijdens het functioneringsgesprek bepaal je samen enkele doelstellingen, die je noteert in het persoonlijk ontwikkelingsplan. 

Bekijk de video