De retailsector (PC 201) is een sector waar mensen vaak doorwerken op zon- en feestdagen én heel wat studenten en flexi-jobbers actief zijn. De wetgeving hierover is niet altijd even duidelijk waardoor jij en heel wat andere werkgevers mogelijk met vragen zitten. We bundelden de drie meest voorkomende vragen:
- Hoe zit het precies met werken op zon- en feestdagen?
- Is het nuttig om met studenten te werken?
- Kan ik flexi-jobs inzetten?
HOE ZIT HET PRECIES MET WERKEN OP ZON- EN FEESTDAGEN?
Een kleinhandelszaak is ‘iedere handelszaak waar direct en persoonlijk contact is met het publiek om, indien nodig, nadere en persoonlijke uitleg te geven aan de klant’. Deze zaken mogen hun personeel laten werken op zon- en feestdagen van 8 uur ’s morgens tot 12 uur ’s middags.
Volledige zon- en feestdagen
Voedingswinkels met minder dan vijf medewerkers (voltijds of deeltijds) per winkel kunnen hun medewerkers elke zon- en feestdag van het jaar de volledige dag laten werken.
Zes koopzondagen
Je kan als werkgever zes zondagen per jaar kiezen om je winkel open te houden en personeel te werk te stellen bij braderieën of om het even welke manifestatie. Je moet de plaatselijke Inspectie van de Sociale Wetten en de vakbondsafvaardiging hiervan minstens 24 uur op voorhand inlichten.
Toeristische steden, badplaatsen en luchtkuuroorden
De kleinhandelszaken in deze gebieden kunnen elke medewerker tot maximum 39 zon- en feestdagen per kalenderjaar laten werken.
Welke vergoedingen krijgen je bedienden hiervoor?
Er bestaat geen algemene regel rond extra verloning voor medewerkers die op zondag werken, tenzij de sector of de onderneming daar iets ander over heeft beslist.
Zo voorziet de distributiesector voor het werken op de vierde, vijfde en zesde koopzondag een loontoeslag van 50%. Bedrijven met een ondernemingsraad of syndicale afvaardiging moeten voor die zondagen een loontoeslag van minstens 100% betalen, tenzij zij een ondernemings-cao afsluiten die de loon- en arbeidsvoorwaarden regelt voor deze extra prestaties op zondag.
IS HET NUTTIG OM MET STUDENTEN TE WERKEN?
Studenten kunnen 600 uren per kalenderjaar werken aan een voordelig RSZ-tarief, waarbij je als werkgever enkel een ‘solidariteitsbijdrage’ betaalt op het loon. Deze bijdrage ligt een stuk lager dan de gewone RSZ-bijdragen. Daarnaast is er geen inhouding van de bedrijfsvoorheffing.
Solidariteitsbijdrage
De solidariteitsbijdrage, die berekend wordt op het brutoloon aan 100%, bestaat uit een werkgevers- en een werknemersbijdrage. Voor de student bedraagt deze bijdrage 2,71% en voor de werkgever 5,43%.
Voorbeeld
Thomas werkt zijn eerste maand als student en heeft een bruto maandloon van 1.850 euro. Hij draagt zelf 50,14 euro bij aan de RSZ waardoor zijn nettoloon 1.799,86 euro bedraagt. Als werkgever betaal je op het loon van Thomas 100,46 euro aan RSZ-bijdragen.
Na 475 uren gelden opnieuw de gewone RSZ-bijdragen en wordt er
bedrijfsvoorheffing ingehouden.
Voor deze solidariteitsbijdrage gelden enkele voorwaarden:
- Er moet een studentenovereenkomst zijn.
- De student heeft bij alle werkgevers samen niet meer dan 475 uren per kalenderjaar gewerkt. Voor de telling van het aantal dagen is het ogenblik van de Dimona bepalend.
- De student werkt enkel in periodes wanneer hij niet verplicht op school moet zijn.
TIP
Is het studentencontract getekend en ken je het aantal uren dat de student zal werken? Breng dan zo snel mogelijk de Dimona-aangifte in orde om het aantal uren met solidariteitsbijdrage te ‘reserveren’.
Als werkgever moet je bovendien elke tewerkstelling van een student aangeven bij de RSZ door uiterlijk bij de indiensttreding een ’Dimona STU’ te doen. Vermeld hierbij zowel de datum van in- en uitdiensttreding als het aantal uren dat de student zal werken.
Studentenovereenkomst
De studentenovereenkomst is een contract voor bepaalde duur van maximaal 12 maanden min 1 dag. Dit contract moet je voor elke student apart en steeds schriftelijk in tweevoud opmaken, uiterlijk op het moment wanneer de student bij jou start. Dit contract bevat een aantal specifieke vermeldingen, zoals de arbeidsduur per dag en per week, de plaats waar de student zal werken, en het loon. Het proefbeding, dat overeenstemt met de eerste 3 werkdagen, hoef je hierin niet op te nemen.
Zowel jij als de student kunnen de overeenkomst vervroegd beëindigen. Tijdens de proeftijd kunnen jullie dit op elk ogenblik doen, zonder opzegging of vergoeding. Na de proeftijd geldt er een vaste opzeggingstermijn die ingaat op de maandag na de betekening van de opzegging en afhankelijk is van de duur van het studentencontract.
| Duur overeenkomst | Opzegging door werkgever | Opzegging door medewerker |
| Tijdens de proef | 0 kalenderdagen | 0 kalenderdagen |
| Tot 1 maand | 3 kalenderdagen | 1 kalenderdag |
| > 1 maand | 7 kalenderdagen | 3 kalenderdagen |
Als werkgever ben je verplicht om de studentenovereenkomst gedurende vijf jaar te bewaren op de plaats waar de student gewerkt heeft.
Loon
Aan een student betaal je het loon dat overeenkomt met de categorie van de uitgeoefende functie. Aan studenten minder dan 21 jaar wordt bovendien slechts een percentage van het baremaloon toegekend, afhankelijk van hun leeftijd. De student heeft ook recht op een vergoeding voor het woon-werkverkeer.
KAN IK FLEXI-JOBS INZETTEN?
Flexi-jobs zijn enkel mogelijk in bepaalde sectoren. Oorspronkelijk konden alleen werkgevers uit de horecasector (PC 302) een beroep doen op het flexi-statuut om bijkomende werknemers aan te nemen. Sinds 2018 kunnen ook werkgevers uit de handelssectoren (zoals PC 201 van de zelfstandige kleinhandel) van het statuut gebruikmaken.
Wat is een flexi-job?
Een flexi-job laat de werkgever toe om makkelijk een extra werkkracht in zijn zaak in te zetten, en geeft werknemers de kans om op een voordelige manier bij te klussen naast hun hoofdbaan. Er hangen wel strikte voorwaarden aan vast.
Voorwaarden voor het inzetten van flexi-jobs
Houd als werkgever rekening met deze voorwaarden:
- Elk kwartaal moet je als werkgever het recht op het voordelige flexi-statuut voor de medewerker controleren.
- De medewerker moet in het derde kwartaal voorafgaand aan de flexi-job (kwartaal T-3) minstens vier vijfde gewerkt hebben bij één of meerdere andere werkgevers.Bovenstaande voorwaarde wordt gecontroleerd via een Dimona-aangifte 'FLX'. Krijg je bij je aangifte de melding ‘Dimona aanvaard’, dan kan de medewerker het betrokken kwartaal van het flexi-statuut genieten. Krijg je een ‘Dimona OK Warning’ te zien, dan kan de medewerker het betrokken kwartaal niet als flexi-jobber aan de slag. Een laattijdige aangifte wordt nooit aanvaard, ook al voldoet de medewerker aan de tewerkstellingsvoorwaarden voor kwartaal T-3.
- De medewerker mag in het kwartaal van de flexi-job (kwartaal T) bij jou in dienst zijn onder een ander statuut dan flexi-medewerker, op voorwaarde dat hij in die andere arbeidsovereenkomst minder dan vier vijfde werkt.
- Doet de medewerker in kwartaal T bij jou een opzegtermijn uit of betaal je hem een verbrekings- of ontslagcompensatievergoeding? Dan kan hij in dat kwartaal geen flexi-job bij jou uitoefenen.
- In bepaalde sectoren, zoals de horeca, heeft een flexi-jobber die op een zon- of feestdag werkt, recht op een extra premie. De toeslag bedraagt twee euro per effectief gepresteerd uur, met een maximum van twaalf euro per dag.
Voorwaarden flexi-job voor gepensioneerden
Gepensioneerden hoeven niet te voldoen aan de eerder vermelde voorwaarde van kwartaal T-3, op voorwaarde dat ze gepensioneerd zijn aan het einde van het tweede kwartaal voorafgaand aan het kwartaal van de flexi-job (kwartaal T-2). De voorwaarde die geldt in kwartaal T is wel op hen van toepassing.
Hoe controleert de RSZ of de flexi-jobber gepensioneerd is?
- De RSZ gaat na of de persoon wel degelijk minstens 65 jaar is op het moment dat hij start met de flexi-job.
- Als blijkt dat de persoon in kwestie jonger dan 65 jaar is, controleert de RSZ de tewerkstellingsvoorwaarden in kwartaal T - 3.
- Als de werknemer in kwartaal T - 3 de 80 % niet bereikt, dan wordt nagegaan of hij in kwartaal T - 2 in het pensioenkadaster is opgenomen.
Flexi-jobs: belastingen en sociale zekerheid
Een flexi-job is fiscaal en sociaal voordelig, zowel voor jou als werkgever als voor je medewerker.
Een flexi-jobber ontvangt een uurloon dat minstens 11,57 euro bedraagt (indexeerbaar), met inbegrip van het flexi-vakantiegeld. Het uurloon moet je aanvullen met flexi-vergoedingen die de cao voorschrijft. Denk maar aan toeslagen en premies.
Het flexi-loon, de flexi-vergoedingen en het flexi-vakantiegeld zijn vrijgesteld van sociale bijdragen en van belastingen voor de werknemer. Het brutosalaris komt met andere woorden overeen met de nettovergoeding.
Nog belangrijk:
- Als werkgever betaal je een bijzondere werkgeversbijdrage van 25%.
- Een flexi-jobber bouwt sociale rechten op.
- Het flexi-loon, de flexi-vergoedingen, het flexi-vakantiegeld en de bijzondere werkgeversbijdrage zijn aftrekbare beroepskosten.
Raamovereenkomst flexi-jobs
Om een flexi-jobber aan te werven, moet je eenmalig een schriftelijke raamovereenkomst opmaken met afspraken over onder meer de functie en het basisloon. Vraag om een modelovereenkomst bij je Liantis-klantenadviseur.
Vervolgens moet je voor elke tewerkstelling een afzonderlijke arbeidsovereenkomst afsluiten en een Dimona-aangifte (Dimona FLX) doen. Voor een tewerkstelling van één dag volstaat een mondeling contract.
Bij een schriftelijke arbeidsovereenkomst moet je een Dimona FLX-aangifte doen per periode (maximaal een kwartaal) én het begin- en einduur bijhouden. Deze tijdsregistratie kan je op een van de volgende drie manieren uitvoeren:
- via het geregistreerd kassasysteem
- via het alternatief systeem van aanwezigheidsregistratie op de website van de Sociale Zekerheid
- via een systeem van tijdsopvolging dat aan een aantal voorwaarden voldoet, zoals bvb. een prikklok
Bij een mondelinge arbeidsovereenkomst doe je dagelijks een Dimona FLX-aangifte waarbij je het begin- en einduur aangeeft.
Flexi-job en ontslag
Welke regels moet je volgen als je een flexi-jobber wil ontslaan? In dat geval gelden de normale ontslagregels. Je past de regels voor het beëindigen van contracten van bepaalde duur toe. Mag een werknemer na ontslag aan de slag als flexi-jobber? Ja, als de voorwaarden om een flexi-job uit te oefenen vervuld zijn.
