Het UBO-register (“Ultimate Beneficial Owner”) dat op 31 oktober 2018 in werking trad, vormt een nieuwe stap in de strijd tegen het witwassen van geld. De regeling verplicht heel wat organisaties, waaronder ook je vennootschap(*) en je VZW, om hun uiteindelijke begunstigden (UBO’s) in het register op te nemen. Op die manier moet er meer transparantie komen over wie er nu werkelijk als natuurlijke persoon achter je vennootschap of VZW schuil gaat. Afhankelijk van het soort organisatie zijn er verschillende regels van toepassing. Maar wat is er nu precies van tel voor je vennootschap of VZW?
De witwaspreventiewet maakt een onderscheid tussen drie categorieën van natuurlijke personen:
(*) Opgelet: de meeste beursgenoteerde vennootschappen en hun dochterondernemingen moeten hun UBO’s niet registreren. Ook Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen zijn vrijgesteld. Raadpleeg de FAQ van de FOD Financiën voor meer details.
Bij een VZW moet je de volgende categorieën als UBO registreren:
Alle categorieën van UBO’s van een VZW zijn overigens cumulatief. Dat wil dus zeggen dat je al de personen die als UBO van je VZW worden beschouwd, moet registreren.
Merk op dat de oprichters van je VZW géén UBO’s zijn, voor zover ze natuurlijk niet onder een andere categorie van UBO’s vallen. De parlementaire voorbereiding van de witwaspreventiewet verduidelijkt daarrond dat oprichters die vaak al tientallen jaren geen lid meer zijn van de VZW en er geen functie of mandaat in uitoefenen, bezwaarlijk als UBO van die VZW kunnen worden beschouwd.
Zowel bij vennootschappen als bij VZW’s moet je per UBO de volgende informatie overmaken:
Gaat het om een vennootschap, dan moet je daarnaast ook het volgende vermelden:
Het zijn de bestuurders of zaakvoerders van je vennootschap of VZW die de gegevens over de UBO’s en de nodige bewijsstukken moeten aanleveren. Wijzigt er iets aan die gegevens, dan moeten ze dat bovendien binnen de maand aan het UBO-register meedelen, bovenop de verplichting om de gegevens ten minste jaarlijks te bevestigen of bij te werken.
'eStox', een recent initiatief van de Federatie van het Notariaat (Fednot) en het Instituut van Accountants en Belastingconsulenten (IAB), zou die taak van het bestuursorgaan echter aanzienlijk kunnen vereenvoudigen. Zo voorziet het nieuwe elektronische effectenregister een rechtstreekse link met het UBO-register. Wanneer je dit wenst, kan je de gegevens over de UBO’s van je onderneming dan ook via dit register automatisch aan de FOD Financiën overmaken. Lees hier meer.
Ook als UBO ga je overigens niet vrijuit: je bent verplicht om alle nodige informatie aan bv. de vennootschap of VZW waarvan je UBO bent, mee te delen.
Opgelet: Wie onder toepassing valt van het preventief luik van de antiwitwaswetgeving (zoals bv. accountants) moet elk verschil tussen de informatie over de UBO’s in het register en de informatie die hij/zij zelf over die UBO’s van de klant heeft, meedelen aan de Administratie van de Thesaurie. Alleen voor bepaalde beroepscategorieën (bedrijfsrevisors, accountants, fiscaal accountants, gecertificeerde accountants, gecertificeerde belastingadviseurs, stagiairs, de zogenaamde niet-gereglementeerde belastingadviseurs, notarissen, gerechtsdeurwaarders en advocaten) beschrijft de wet enkele situaties waarbij de meldingsplicht niet geldt. Advocaten moeten in de gevallen waarin zij een verschil moeten melden, dat overigens niet aan de Administratie van de Thesaurie doen, maar wel aan de Stafhouder van de Orde waartoe zij behoren. En wie de melding precies deed, zal normaal gezien nooit aan de klant worden meegedeeld.
Afhankelijk van de soort verplichting die op de bestuurders of zaakvoerders rust, voorziet de wet verschillende sancties:
Bestuurders of zaakvoerders die de vereiste informatie niet (tijdig) aan het UBO-register meedelen, onvolledige of onjuiste informatie meedelen, of nalaten de gegevens ten minste jaarlijks te bevestigen of bij te werken, riskeren volgens het koninklijk besluit van 30 juli 2018 een administratieve geldboete van 250 tot 50.000 euro. Ook UBO’s die nalaten hun informatie aan de betrokken vennootschap of vzw mee te delen, kunnen een dergelijke boete krijgen.
Volgens artikel 1:36 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen kan voor de leden van het bestuursorgaan, het niet (tijdig) meedelen van de vereiste informatie daarnaast nog een bijkomende boete van 400 tot 40.000 euro opleveren, net als het niet inwinnen of bijhouden ervan.
Niet alleen bepaalde autoriteiten zoals politie, parket en fiscus hebben toegang tot het register, ook beroepsgroepen die gegevens moeten doorgeven in het kader van een cliëntenonderzoek (zoals bv. accountants, notarissen, advocaten, …), kunnen in principe alle informatie over de UBO’s van zowel je vennootschap als je VZW raadplegen.
Daarnaast kan ook elke natuurlijke of rechtspersoon die een legitiem belang aantoont, toegang vragen. Een aantal privégegevens blijft in dat geval wel onzichtbaar.
Gelukkig zijn niet alle gegevens die je moet registreren voor iedereen zichtbaar. Je rijksregisternummer en verblijfsadres bijvoorbeeld, blijven voor wie een legitiem belang moet aantonen, privé.
Heb je bovendien gegronde redenen om te denken dat je door de toegankelijkheid van je gegevens gevaar loopt, dan kan je als UBO zelfs vragen om nog meer gegevens af te schermen. Ook voor minderjarige of handelingsonbekwame UBO’s is grotere privacy mogelijk.
Heb je nog meer vragen over het UBO-register? Vraag advies bij je accountant of raadpleeg de website van de FOD Financiën. Naast heel wat belangrijke informatie vind je er ook een uitgebreide FAQ en praktische handleidingen.