Begeleid je soms klanten-vennootschappen bij het opstellen van notulen van een algemene vergadering? Dan weet je ongetwijfeld dat er verschillende soorten algemene vergaderingen bestaan. Afhankelijk van de agenda van de vergadering, worden er verschillende termen gehanteerd, zoals de gewone, bijzondere, buitengewone of statutaire algemene vergadering, de jaarvergadering … Maar wanneer gebruik je welke term? 
Vóór we je wegwijs maken in de verschillende termen, geven we je mee dat het steeds hetzelfde orgaan is dat een beslissing neemt – ongeacht de term die wordt gebruikt. De algemene vergadering is samengesteld uit alle aandeelhouders. Maar afhankelijk van de agenda van de vergadering, wordt een andere term gebruikt.*
*In de rechtsleer bestaat er geen eensgezindheid over de precieze invulling van de verschillende termen (met uitzondering van de gewone algemene vergadering). Wij geven de in de praktijk meest gebruikte visie mee.
Spring naar:
Gewone algemene vergadering
Ten minste één keer per jaar moet de algemene vergadering samenkomen om te beslissen over de goedkeuring van
- de jaarrekening
- de bestemming van het resultaat
- de kwijting van het bestuur en de eventuele commissaris
De dag, het uur en de plaats van die jaarlijkse vergadering moeten verplicht* worden vastgelegd in de statuten van de vennootschap en vervolgens worden gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Als de dag wijzigt, moet die wijziging worden gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
Als de algemene vergadering samenkomt op de statutair bepaalde datum, dan noemt men de vergadering een gewone algemene vergadering. De gewone algemene vergadering wordt in de praktijk ook wel ‘jaarvergadering’ (omdat zij jaarlijks moet samenkomen) of ‘statutaire vergadering’ (omdat de datum in de statuten wordt bepaald) genoemd.
*Voor een vennootschap onder firma en de commanditaire vennootschap moeten de dag, het uur en de plaats van de jaarlijkse vergadering niet verplicht in de statuten worden opgenomen. Wanneer moet de vergadering van de vennoten dan samenkomen? Binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar. Binnen die termijn moet er volgens het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV) worden beslist over de goedkeuring van de jaarrekening. Maar dat hoeft dus niet op een vooraf bepaalde en vaste dag.
Buitengewone algemene vergadering
Het WVV geeft geen definitie van wat onder de term ‘buitengewone algemene vergadering’ moet worden verstaan. Maar het WVV somt wel op dat er van een buitengewone algemene vergadering wordt gesproken als een vergadering wordt samengeroepen om te beslissen over:
- een statutenwijziging
- een voorwerp- of doelwijziging
- een wijziging van de rechten verbonden aan soorten aandelen
De vergadering wordt een buitengewone algemene vergadering genoemd als er dus over een statutenwijziging moet worden beslist.
Voorbeelden: als er over een nieuwe naam, wijziging van het boekjaar, aanpassing van de dag waarop de gewone algemene vergadering samenkomt of wijziging van het voorwerp moet worden beslist.
Bijzondere algemene vergadering
Wanneer spreek je dan over een bijzondere algemene vergadering? Iedere algemene vergadering die geen gewone of buitengewone algemene vergadering is, wordt als een bijzondere algemene vergadering beschouwd.
Voorbeelden: een vergadering die wordt bijeengeroepen om te beslissen over de benoeming of het ontslag van een niet-statutaire bestuurder.
