Boekhoudkantoor Fiskcouncil+ uit Wetteren gooide de papieren overboord en kiest voor een digitale aanpak. Bestuurder Mike Collier vertelt over zijn zachte benadering om klanten te overtuigen. “De klanten moeten inzien dat zij ook voordeel halen uit de digitalisering.”
Automatische flows
“We zijn een digitaal kantoor in transitie”, vertelt Mike Collier van Fiskcouncil+. “Sinds een aantal jaar archiveren we standaard alles digitaal. Die digitale transformatie is een viertal jaar geleden begonnen en intussen werken we bijna volledig digitaal. De klanten kunnen hun documenten opladen, facturen maken en betalingen uitvoeren via Billit. Voor onze boekhouding gebruiken we Octopus, we hebben tools voor gegevensanalyse en prognoses, en Scrada als digitaal dagontvangstenboek en kasboek. Bothive is dan weer erg nuttig voor het automatiseren van tijdrovende processen. Dat gaat bijvoorbeeld over het opvragen van alle documenten en gegevens voor de belastingaangifte of over de administratieve stappen na de aankoop van een nieuwe auto. Via een automatische flow verzamelt Bothive al het nodige op een uniforme manier. Dat verloopt veel sneller en efficiënter dan wanneer je zelf een reeks mails heen en weer stuurt.”
Flexibel werken
Mike Collier is dan ook overtuigd van de grote voordelen die digitalisering hem opleveren. “De tijdwinst is volgens mij de grootste troef”, zegt hij. “Maar het is ook erg handig dat we nu op elke locatie het werk kunnen opvolgen. Dat maakt ons flexibeler en minder gebonden aan het kantoor. Een ander belangrijk voordeel is dat de klant nu zijn boekhouding makkelijker van dag tot dag up-to-date kan houden. Vroeger kregen we telkens op het einde van het kwartaal een berg mappen binnen met alle facturen van de voorbije drie maanden. Nu kunnen we meestal gewoon de laatste facturen van de maand nog boeken om de kwartaalaangifte af te ronden. De stresserende piekmomenten zijn dus duidelijk afgevlakt, wat een zegen is voor de balans tussen ons werk en privéleven als accountant. Natuurlijk blijven we wel met drukke periodes zitten, maar het is veel beter te dragen.”
Meer grip op je agenda
Eigenlijk gelden precies diezelfde voordelen voor de klanten van een accountant, maar toch merkt Mike dat hij nog niet iedereen mee heeft in het digitale verhaal. “Nieuwe klanten stappen standaard in de digitale werkwijze, maar onze bestaande klanten willen we niet forceren. Nochtans halen ook zij een pak tijdwinst door digitaal met ons samen te werken. Ze kunnen meer met hun zaak bezig zijn in plaats van te moeten denken aan alles wat ze ons nog moeten bezorgen. De meeste facturen komen rechtstreeks in hun platform terecht en door de koppeling met de banksoftware kunnen ze ook hun betalingen automatisch opvolgen. Zo wordt de boekhouding voor de ondernemer veel minder een last, terwijl wij als kantoor meer grip krijgen op onze agenda en minder afhangen van de bereidwilligheid van klanten om informatie aan te leveren.”
Alle klanten overtuigen
Toch blijven sommige klanten nog vasthouden aan hun papieren documenten. Nochtans laat Fiskcouncil geen kans onbenut om hen te overtuigen van digitalisering. Telkens opnieuw worden de klanten gewezen op de voordelen. Mike Collier: “Het probleem is dat sommige ondernemers denken dat digitalisering vooral de accountant goed uitkomt omdat die daardoor veel sneller kan werken. Ze staan er niet bij stil dat ze er ook zelf tijdwinst uit halen. Ze hebben minder administratief werk en hun facturen zijn goed gestructureerd en altijd gemakkelijk terug te vinden. Doordat de boekhouder sneller toegang heeft tot de cijfers kan hij betere en meer accurate analyses uitvoeren. Los daarvan wordt het binnenkort door de overheid ook verplicht om digitaal te factureren.”
De zachte aanpak werkt
Voor wie dan nog de stap naar digitaal niet heeft gezet, zijn er ook andere argumenten, zegt Mike Collier: “Soms helpt het als we uitleggen dat het erg raar is om alles te blijven afdrukken terwijl je 80% van je facturen al digitaal ontvangt. Je hebt dan heel wat extra werk: printen, bijhouden in een mapje, manueel betalen, het brengen naar en ophalen bij de accountant, … Als je alle kosten samentelt van kantoormateriaal, drukinkt, benzine en tijd, lopen die veel hoger op dan wanneer je digitaal werkt. Toch blijft het moeilijk om de laatste ‘die hards’ over de streep te trekken. We herinneren hen daarom in elke mail die we sturen aan de mogelijkheid om te digitaliseren. Die zachte aanpak werkt volgens mij, want elk jaar stappen er nog meer klanten over.”
