Bij de opstart van een zelfstandige activiteit komt heel wat administratie kijken. Logisch dus dat er weleens iets door de mazen van het net glipt. De btw-identificatie bijvoorbeeld, waardoor de activatie niet altijd op tijd gebeurt. Ook bij het wijzigen of stopzetten van een onderneming is het uitvoeren van de btw-actie niet altijd het eerste waaraan de ondernemer denkt. Maar wat zijn nu de gevolgen als je de activatie, wijziging of stopzetting te laat kenbaar maakt aan de btw-administratie? Wanneer loop je het risico op een boete? En hoe vermijd je die?
Wanneer moet je de btw-formaliteiten (e)604 melden?
- De wet stelt dat je als ondernemer je btw-nummer moet activeren vóóraleer je effectief start met de economische activiteit(en).
- Daarnaast moet je elke wijziging waarvan de btw-administratie op de hoogte moet zijn, maar ook de stopzetting van de onderneming, binnen de maand na de wijziging of stopzetting melden aan het bevoegde btw-kantoor.
Respecteer je die termijnen niet, dan is er sprake van een zogenaamde laattijdige indiening. Het formulier (e)604a, b of c wordt dan overgemaakt aan de bevoegde administratie met vermelding van een retroactieve datum.
Wat als je het formulier (e)604 te laat indient?
Het laattijdig indienen van het formulier (e)604 is een van de overtredingen waarvoor de FOD Financiën een boete toekent. Hoewel het niet of laattijdig indienen van het formulier (e)604 een inbreuk is die in principe slechts eenmalig kan voorkomen, besliste de overheid toch om dit soort boetes niet automatisch kwijt te schelden. De overheid wil zo vermijden dat de verplichting als vrijblijvend zou worden beschouwd.
De FOD Financiën hanteert wel een soepele aanpak:
- Eerste overtreding
De ondernemer ontvangt een herinneringsbrief met een bijkomende termijn om de situatie recht te zetten.
Voert de ondernemer de regularisatie tijdig uit, dan volgt er geen boete.
Voert de ondernemer de regularisatie niet (tijdig) uit, dan legt de btw-administratie alsnog een boete op.
- Tweede overtreding
De btw-administratie gaat na hoe de eerste inbreuk verlopen is:
Werd de eerste inbreuk tijdig geregulariseerd, dan krijgt de ondernemer opnieuw een bijkomende termijn om de nodige formaliteiten in orde te brengen.
Werd de eerste inbreuk niet tijdig geregulariseerd, dan geldt deze nieuwe overtreding als tweede overtreding van dezelfde aard, met alle gevolgen van dien.
Hoewel de indieningstermijnen van formulieren (e)604a, b en c strikt zijn vastgelegd, leidt een laattijdige melding dus niet automatisch tot een btw-boete. Het spreekt natuurlijk voor zich dat het formulier (e)604 zo snel mogelijk ingediend moet worden, ook al is het laattijdig.
Wat zijn de gevolgen voor andere btw-formaliteiten?
Hoewel het laattijdig indienen van het formulier (e)604 op zich zelden tot een boete leidt, ligt dat anders voor de formaliteiten die daardoor niet tijdig vervuld kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan de periodieke maand- of kwartaalaangiften of de klantenlisting.
In sommige gevallen zal het technisch gezien zelfs niet meer mogelijk zijn om die verplichte formaliteiten nog correct te vervullen.
Voorbeeld
Voor een bouwonderneming, gestart op 1 januari 2025, werd de btw-identificatie over het hoofd gezien. De btw-identificatie wordt uitgevoerd op 26 juni 2025. Het zal technisch niet meer mogelijk zijn om de periodieke kwartaalaangifte over het eerste kwartaal van 2025 nog in te dienen.
De btw-administratie is in zulke gevallen doorgaans pragmatisch en zal in principe goedkeuren dat alle eerdere handelingen worden opgenomen in de eerstvolgende periodieke aangifte, maar dat neemt niet weg dat dit ‘overslaan’ van een periodieke aangifte een boete en interesten tot gevolg kan hebben.
Waarom de start-, wijzigings- of stopzettingsdatum niet aanpassen?
Hoewel het verleidelijk kan zijn om bijvoorbeeld de start- of stopzettingsdatum van de onderneming aan te passen om eventuele btw-boetes te vermijden, is dat geen goed idee. Het aanpassen van de datum is niet correct, en blijft ook niet zonder gevolg:
- De inschrijving moet altijd een correcte weergave zijn van de (economische) realiteit.
- Het aanpassen kan net extra formaliteiten met zich meebrengen.
Denk maar aan het verlaten van de stopzettingsdatum voor een onderneming die periodieke kwartaalaangiften indient. - Facturen die al zijn uitgeschreven kunnen niet meer correct worden ingeboekt.
- ...
Kortom: De ondernemer heeft er alle baat bij om de juiste start-, wijzigings- of stopzettingsdatum te hanteren.
Een btw-boete. Wat nu?
Een ondernemer die een btw-boete heeft ontvangen, kan altijd een verzoekschrift indienen om een vermindering of kwijtschelding van de boete aan te vragen.
Wat is daarbij belangrijk?
- Vooraleer je een verzoekschrift indient, moeten alle ontbrekende formaliteiten in orde worden gebracht.
- Daarnaast is het verzoekschrift persoonlijk: het moet door de ondernemer zelf opgemaakt en ondertekend worden.
Ook voor het ‘overslaan’ van bepaalde verplichtingen of het niet of laattijdig indienen van bepaalde verplichtingen kan de ondernemer beroep doen op een genademaatregel. Ook hier geldt dat dan eerst de ontbrekende formaliteiten moeten worden ingediend/geregulariseerd.
Wat met de klantenlisting?
Voor het niet of laattijdig indienen van de klantenlijst is de administratie iets soepeler. De boete wordt ‘automatisch’ kwijtgescholden als aan alle voorwaarden is voldaan:
- De ondernemer handelde te goeder trouw,
- Het gaat om een eerste inbreuk,
- De ontbrekende listing werd ondertussen ingediend,
- Er werd een verzoekschrift ingediend.
Na ontvangst van een gemotiveerd verzoekschrift onderzoekt de btw-administratie het dossier. Binnen de 3 à 4 maanden volgt een beslissing. Wordt de boete niet (volledig) kwijtgescholden, dan kan de ondernemer nog beroep aantekenen tegen die beslissing.
Samenvattend
Een laattijdige indiening van het formulier (e)604a, b of c leidt niet automatisch tot een boete. Let op: andere btw-verplichtingen die door die laattijdige melding niet tijdig kunnen worden vervuld, kunnen wél aanleiding geven tot boetes.
Werd er toch een boete opgelegd? Dan kan de ondernemer altijd een verzoekschrift indienen bij het bevoegde btw-kantoor om een vermindering of kwijtschelding aan te vragen. De btw-administratie beoordeelt elk dossier afzonderlijk.
