Le démarrage d’une activité indépendante implique de nombreuses démarches administratives. Il est donc logique que certains éléments passent entre les mailles du filet. L’identification à la TVA, par exemple, qui fait que l’activation ne se fait pas toujours en temps utile. Même en cas de modification ou de cessation d’une activité, l’action TVA n’est pas toujours la première chose à laquelle l’entrepreneur pense. Mais quelles sont les conséquences d’une notification tardive de l’activation, de la modification ou de la cessation d’une activité à l’administration de la TVA ? À quel moment le non-respect des obligations est passible d’amende ? Et comment l’éviter ?
Quand faut-il déclarer les formalités TVA (e)604 ?
- La loi prévoit qu'en tant qu'entrepreneur, vous devez activer votre numéro de TVA avant de commencer effectivement la ou les activité(s) économique(s).
- En outre, vous devez signaler tout changement dont l'administration de la TVA doit avoir connaissance, ainsi que la cessation de l'activité, dans le mois qui suit le changement ou la cessation au bureau de TVA compétent.
Que risquez-vous si vous n’envoyez pas le formulaire (e)604 à temps ?
Le dépôt tardif du formulaire (e)604 est l'une des infractions pour lesquelles le SPF Finances inflige une amende. Bien que le défaut de dépôt du formulaire (e)604 ou le dépôt tardif constitue une infraction qui ne peut en principe se produire qu'une seule fois, le gouvernement a néanmoins décidé de ne pas renoncer automatiquement à ce type d'amende . Le gouvernement veut ainsi éviter que l'obligation soit perçue comme étant sans engagement.
Le SPF Finances adopte une approche assouplie:
- Première infraction
L'entrepreneur recevra une lettre de rappel avec un délai supplémentaire pour remédier à la situation.- Si l'entrepreneur effectue la régularisation dans les délais, aucune amendene suivra.
- Si l'entrepreneur ne procède pas à la régularisation (dans les délais impartis), l'administration de la TVA peut toujours imposer imposera tout de même une amende.
- Deuxième infraction
L'administration de la TVA vérifiera comment a eu lieu la première infraction :- Si la première infraction a été régularisée dans les délais, l'entrepreneur bénéficiera d'un délai supplémentaire pour accomplir les formalités nécessaires.
- Si la première infraction n'a pas été régularisée à temps, cette nouvelle infraction est considérée comme une deuxième infraction de même nature, avec toutes les conséquences qui s’ensuivent.
Ainsi, bien que les délais de dépôt des formulaires (e)604a, b et c soient strictement définis, une déclaration tardive n'entraîne pas automatiquement une amende de TVA. Il va de soi que le formulaire (e)604 doit être déposé le plus rapidement possible, même tardivement.
Quelles sont les conséquences pour d'autres formalités TVA ?
Bien que le dépôt tardif du formulaire (e)604 en lui-même n'entraîne que rarement une amende, il en va différemment des formalités qui ne peuvent être accomplies à temps en raison de ce retard. Pensez, par exemple, aux déclarations périodiques mensuelles ou trimestrielles ou au listing clients.
Dans certains cas, il ne sera même plus techniquement possible d'accomplir correctement ces formalités obligatoires.
Exemple
Pour une entreprise de construction, créée le 1er janvier 2025, l'identification de la TVA n'a pas été prise en compte. L'identification à la TVA sera effectuée le 26 juin 2025. À ce moment-là, il ne sera plus possible techniquement de déposer la déclaration trimestrielle périodique pour le premier trimestre 2025.
L'administration de la TVA est généralement pragmatique dans de tels cas et approuve en principe l'inclusion de toutes les opérations antérieures dans la déclaration périodique suivante, mais cela ne change rien au fait que cet « oubli » d'une déclaration périodique peut donner lieu à une amende et à des intérêts.
Pourquoi ne pas adapter la date de début, de modification ou de cessation ?
Il peut être tentant, par exemple, de modifier la date de début ou de cessation de l'activité pour éviter d'éventuelles amendes TVA, mais ce n'est pas une bonne idée. L'adaptation de la date n'est pas correcte, et n’est pas non plus sans conséquence:
- L'inscription doit toujours être une représentation correcte de la réalité (économique).
- L'adaptation peut entraîner des formalités supplémentaires .
- Envisagez de reporter la date de cessation pour une entreprise qui remplit des déclarations trimestrielles périodiques.
- Les factures déjà émises ne peuvent plus être enregistrées correctement.
- …
En résumé : Il est dans l'intérêt de l'entrepreneur d'utiliser la bonne date de début, de modification ou de cessation de l’activité.
Une amende TVA. Et maintenant ?
Un entrepreneur qui a reçu une amende TVA peut toujours déposer une requête pour demander une réduction ou une remise de celle-ci.
Qu’est-ce qui est important à ce sujet ?
- Avant de déposer une requête, toutes les formalités manquantes doivent être réglées.
- En outre, la requête est personnelle: elle doit être rédigée et signée par l'entrepreneur lui-même.
L’entrepreneur peut également demander une mesure de clémence pour avoir « omis » certaines obligations ou pour le non-respect de certaines formalités ou dépôt tardif de documents obligatoires. Là encore, les formalités manquantes doivent d'abord être remplies/régularisées.
Qu'en est-il des listings clients ?
En cas de non-dépôt ou de dépôt tardif du listing clients, l'administration est légèrement plus indulgente. L'amende est « automatiquement »" supprimée » si toutes les conditions sont remplies :
- L’entrepreneur a agi de bonne foi,
- Il s'agit d'une première infraction,
- Entre-temps, le listing manquant a été soumis,
- Une requête a été déposée.
Dès réception d'une requête motivée, l'administration de la TVA examine le dossier. Une décision suivra dans les 3 à 4 mois. Si l'amende n'est pas annulée (dans son intégralité), l'entrepreneur peut encore faire appel de cette décision.
En résumé
Le dépôt tardif du formulaire (e)604a, b ou c n'entraîne pas automatiquement une amende. Attention : les autres obligations en matière de TVA qui ne peuvent être remplies à temps en raison de cette déclaration tardive peuvent cependant entraîner des amendes.
Une amende a-t-elle été imposée ? Dans ce cas, l'entrepreneur peut toujours déposer une requête auprès du bureau de TVA compétent pour demander une réduction ou une remise. L'administration de la TVA évalue chaque dossier séparément.
