Alle btw-plichtigen mogen de btw die ze betaalden op kosten voor hun bedrijf aftrekken. Voor bedrijfswagens bouwde de fiscus echter twee beperkingen in. De eerste verwijst naar de mate waarin de wagen beroepsmatig ingezet wordt. Daarnaast geldt ook nog altijd de algemene regel om de btw-aftrek tot 50% te beperken.
Op wagens die dienen voor puur professioneel gebruik (pakweg taxi’s of lijkwagens) recupereert de fiscus de btw volledig, maar zodra een automobiel ook maar één meter privé rijdt, valt die maatregel weg. In dat geval wordt de btw-aftrek op de autokosten ingeperkt. Hoe hoog die beperking ligt, hangt af van welke berekeningsmethode je gebruikt. Concreet zijn er drie varianten.
1. Rittenadministratie
De eerste variant is de rittenadministratie. Die berekent exact hoeveel kilometer je privé aflegde en hoeveel voor beroepsdoeleinden. “Daarbij hou je zelf bij welke beroepsmatige verplaatsing je deed, op welke dag, het begin- en eindadres van de rit, het aantal kilometer, het totaal aantal kilometers per dag en de kilometerstand van een bepaalde periode, meestal een jaar”, verduidelijkt Liantis-fiscalist Pieter Debbaut. “Het zal duidelijk zijn: dat is een klus die behoorlijk wat werk met zich meebrengt als je dat telkens manueel moet doen. Gelukkig bestaan er ook systemen die dit automatiseren, bijvoorbeeld via een speciaal GPS-systeem. Je moet dit systeem wel rigoureus toepassen, want de btw-administratie kan op elk moment die rittenadministratie opvragen.”
2. Semi-forfaitaire formule
De tweede variant is de “semi-forfaitaire formule”. Daarbij gebruikt de fiscus de volgende formule om het percentage privégebruik van de wagen te bepalen:
((Afstand woon-werk x 2 x 200 + 6.000)/Totaal aantal gereden kilometers) x 100
“Om deze methode te mogen gebruiken, moet je aan drie voorwaarden voldoen”, aldus Debbaut. “De eerste is dat er één vaste gebruiker van het voertuig is, met inbegrip van zijn of haar gezin. De tweede is dat er maar één voertuig per gebruiker is. Ben je vaste gebruiker van meerdere wagens, dan geldt de methode maar voor één daarvan. En tot slot moet de wagen daadwerkelijk gebruikt worden als werkinstrument in het kader van economische activiteiten.”
3. Volledig forfaitair percentage
Zie je op tegen de administratieve mallemolen van de eerste en tweede variant? Dan kan je het jezelf ook gemakkelijk maken en een volledig forfaitair percentage beroepsgebruik hanteren. “Dat is vastgelegd op 35%”, zegt Debbaut. “Het is veruit de gemakkelijkste manier, maar als je beroepsgebruik boven de 35% uitkomt, ben je dat extra percentage natuurlijk wel kwijt.”
Deze methode moet je per wagen ook gedurende minstens vier opeenvolgende kalenderjaren toepassen en er zijn nog drie bijkomende voorwaarden. Debbaut: “De fiscus past het volledig forfaitair percentage toe op motorvoertuigen die mensen en goederen over de weg kunnen vervoeren en dit voor zowel een economische activiteit als voor andere doeleinden. Het forfaitair percentage geldt bovendien voor maar één voertuig per gebruiker. Heeft een zaakvoerder bijvoorbeeld twee auto’s die gemengd gebruikt worden, dan moet hij of zij voor de andere wagen het professionele aandeel aantonen met een rittenadministratie. En tot slot moet ook hier sprake zijn van een auto die ingezet wordt als werkinstrument in het kader van economische activiteiten. Een wagen waarmee je enkel naar de supermarkt of de muziekschool rijdt, komt dus niet in aanmerking.”
Doe de combinatie
Ook goed om te weten: de eerste en tweede berekeningsmethodes mag je combineren zoveel je wilt. Heb je bijvoorbeeld tien auto’s in je vloot, dan mag je bijvoorbeeld bij zes daarvan methode 1 gebruiken en bij de vier anderen methode 2. “Je mag die methode trouwens elk jaar opnieuw aanpassen”, legt Debbaut uit. “Dus in jaar 1 doe je de verdeling 6 tegen 4, maar in jaar twee mag dat gerust 8 tegen 2 zijn, bijvoorbeeld. Daar staat geen limiet op.”
De derde methode van de forfaitaire aftrek van 35%, mag je dan weer niét combineren met een andere berekeningswijze. Dat is ook logisch: het mag op slechts één voertuig per gebruiker toegepast worden. Het recht op aftrek voor eventuele andere wagens moet je dus vaststellen op basis van een rittenadministratie.
Eigen bijdrage?
Betaal je als medewerker of zaakvoerder een eigen bijdrage op het privégebruik van je bedrijfswagen? Dan gaat de fiscus ervan uit dat de vennootschap, wat de btw betreft, een verhuurdienst verricht. “De kosten voor de auto worden dan enkel onderworpen aan de aftrekbeperking van 50% voor personenwagens”, aldus Debbaut. “De eigen bijdrage van de medewerker/zaakvoerder wordt ook verondersteld inclusief btw te zijn. Om te vermijden dat er door de betaling van een minimale eigen bijdrage opeens meer btw-aftrek gecreëerd zou worden dan bij een gratis terbeschikkingstelling, moet er minstens btw worden afgedragen over de normale waarde. De btw-administratie heeft formules om te bepalen wat die normale waarde is. Die houden onder meer rekening met het feit of je de wagen kocht, dan wel leasede.”
