Heeft je klant een uittreksel nodig uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) dat bestemd is voor Rwanda? Sinds kort volstaat daarvoor een apostille.
Wat is legalisatie precies?
Klanten die een KBO-uittreksel aan een buitenlandse instantie moeten voorleggen, hebben daarvoor vaak een legalisatie nodig. Legalisatie is de procedure waarbij een bevoegde ambtenaar de echtheid van een handtekening, de hoedanigheid van de ondertekenaar en eventueel de identiteit van een zegel of stempel op een document bevestigt.
Vrijstelling
Sommige landen, Frankrijk bijvoorbeeld, stellen Belgische openbare akten volledig vrij van legalisatie, waardoor het voor die landen volstaat om een eenvoudig uittreksel door het ondernemingsloket te laten ondertekenen.
Apostille
Is er wel legalisatie nodig, dan moeten, afhankelijk van het land waarvoor het uittreksel bestemd is, één, dan wel twee handtekeningen gelegaliseerd worden. Wanneer een uittreksel bestemd is voor een land dat partij is bij het Apostilleverdrag van 5 oktober 1961, dan volstaat het dat de FOD Buitenlandse Zaken de echtheid bevestigt van de handtekening van de persoon binnen het ondernemingsloket die het uittreksel heeft ondertekend. Ze brengt in dat geval digitaal een apostille aan, waarmee het uittreksel perfect geldig is voor gebruik in het buitenland.
Legalisatie
Anders is het wanneer het land van bestemming geen partij is bij het Apostilleverdrag. Om het uittreksel geldig in dat land te kunnen gebruiken, moet het uittreksel na legalisatie door de FOD Buitenlandse Zaken, ook nog eens gelegaliseerd worden door de ambassade van het land van bestemming in België. De FOD Buitenlandse Zaken brengt dan geen apostille, maar een legalisatie aan op het uittreksel, waarmee je dan ook nog langs moet bij de ambassade. Die laatste brengt dan op haar beurt een legalisatie aan, waarmee ze verklaart dat ook de handtekening van de bevoegde ambtenaar bij de Belgische FOD Buitenlandse Zaken echt is.
Aanvaardt het land van bestemming elektronische legalisaties, dan hoeft die extra stap nog niet zo’n probleem te zijn. Wellicht kan je het te legaliseren uittreksel immers gewoon digitaal aan de ambassade bezorgen. Een klein aantal landen, waaronder Vietnam en tot voor kort ook Rwanda, aanvaarden echter enkel papieren legalisaties, wat wel wat extra werk met zich meebrengt. In dat geval moet je eerst een origineel op papier ondertekend uittreksel opvragen bij het ondernemingsloket, waarna jij, je klant, of een koerier, daarmee fysiek bij de FOD Buitenlandse Zaken en daarna bij de ambassade van het land van bestemming langs moet.
Wat verandert er?
Na Jamaica, Palau, Indonesië, Singapore, Saoedi-Arabië, Pakistan, Senegal en China is ook Rwanda recent partij geworden bij het Apostilleverdrag.
Concreet betekent dit dat ook het legaliseren van uittreksels voor Rwanda voortaan slechts één stap vergt in plaats van twee. Ook voor Rwanda zal de FOD Buitenlandse Zaken nu een apostille op het uittreksel aanbrengen, en is een extra legalisatie door de Rwandese ambassade niet meer nodig.
Net als voor Indonesië, Singapore, Saoedi-Arabië en China is die vereenvoudiging voor Rwanda zelfs een extra grote stap vooruit, aangezien het vroeger, net als Vietnam bijvoorbeeld, enkel papieren legalisaties aanvaardde.
Wat kan Liantis voor je betekenen?
Heeft je klant een uittreksel nodig dat bestemd is voor het buitenland? Neem contact op met je plaatselijk Liantis-kantoor of vraag via ons ondernemingsloket een afschrift aan bestemd voor het buitenland. Vermeld het land van bestemming en de taal waarin het uittreksel moet worden afgeleverd en Liantis doet de rest.
Blijkt legalisatie nodig te zijn en het land van bestemming uitzonderlijk enkel papieren legalisaties te aanvaarden? Dan leveren we een officieel op papier ondertekend uittreksel af en moet je klant of een koerier zelf nog even met dit uittreksel langs bij de FOD Buitenlandse Zaken en daarna bij de ambassade van het land van bestemming.
Gaat het daarentegen om een land dat partij is bij het Apostilleverdrag of elektronische legalisaties aanvaardt? Dan nemen we al het werk voor jou uit handen. Binnen enkele dagen of vaak zelfs binnen de 24 uur na betaling ontvang je dan van ons een e-mail met de link naar je geapostilleerde of gelegaliseerde uittreksel waarmee je meteen aan de slag kan.
