Votre client a besoin d’un extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) destiné à le Rwanda ? Depuis peu, une apostille suffit.
Qu’est-ce que la légalisation ?
Les clients qui doivent fournir un extrait de la BCE à une instance étrangère ont besoin d’une légalisation de ce document. La légalisation est la procédure selon laquelle un fonctionnaire autorisé confirme la véracité de la signature, la compétence du signataire et, éventuellement, l’identité d’un sceau ou d’un timbre apposé sur le document.
Dispense
Certains pays, comme la France, dispensent totalement les actes publics belges de légalisation. Il suffit pour ces pays de faire signer un simple extrait par le guichet d’entreprises.
Apostille
Si une légalisation est nécessaire, une ou deux signatures doivent être légalisées, selon le pays auquel l’extrait est destiné. Lorsqu’un extrait est destiné à un pays signataire de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, il suffit que le SPF Affaires étrangères confirme l’authenticité de la signature de la personne du guichet d’entreprises qui a signé l’extrait. Le SPF appose dans ce cas numériquement une apostille, rendant l’extrait parfaitement valide pour son utilisation à l’étranger.
Légalisation
La procédure est différente lorsque le pays de destination n’a pas signé la Convention de La Haye. Pour que l’extrait soit valable dans ce pays, il doit aussi être légalisé par l’ambassade du pays de destination en Belgique, après avoir d’abord été légalisé par le SPF Affaires étrangères. Dans ce cas, ce dernier n’appose pas d’apostille, mais légalise l’extrait. Vous devez ensuite vous rendre avec ce document à l’ambassade, qui le légalisera à son tour, certifiant ainsi l’authenticité de la signature du fonctionnaire compétent du SPF Affaires étrangères.
Si le pays de destination accepte les légalisations électroniques, cette démarche supplémentaire ne devrait pas poser de problème. Vous pouvez probablement envoyer l’extrait à légaliser sous forme numérique à l’ambassade. Toutefois, un petit nombre de pays, dont le Vietnam et, jusqu’il y a peu, le Rwanda, n’acceptent que des légalisations sur papier, ce qui entraîne davantage de démarches administratives. Dans ce cas, vous devez d’abord demander un extrait original signé sur papier auprès du guichet d’entreprises. Ensuite, vous, votre client ou un coursier devez l’apporter physiquement au SPF Affaires étrangères, puis à l’ambassade du pays de destination.
Qu’est-ce qui a changé ?
Après la Jamaïque, les Palaos, l’Indonésie, Singapour, l’Arabie saoudite, le Pakistan, le Sénégal, et la Chine, le Rwanda a lui aussi récemment signé la Convention de La Haye.
Concrètement, cela signifie que la légalisation d’extraits destinés à être utilisés en Rwanda ne nécessitera plus qu’une seule étape au lieu de deux. Le SPF Affaires étrangères pourra désormais aussi apposer une apostille sur l’extrait pour le Rwanda. Une légalisation supplémentaire par l’ambassade du Rwanda n’est donc plus nécessaire.
Pour le Rwanda, comme pour l’Indonésie, Singapour, l’Arabie saoudite, et la Chine avant elle, cette simplification constitue même un grand pas en avant, puisque ces pays n’acceptaient auparavant que des légalisations sur papier, comme le Vietnam actuellement.
Que peut faire Liantis pour vous ?
Votre client a besoin d'un extrait destiné à être produit à l’étranger ? Contactez votre bureau Liantis local ou demandez via notre guichet d’entreprises une copie destinée à l’étranger. Mentionnez le pays de destination ainsi que la langue dans laquelle l’extrait doit être fourni et Liantis s’occupe du reste.
Une légalisation est nécessaire et le pays de destination n’accepte exclusivement que des légalisations papier ? Dans ce cas, nous fournissons un extrait officiel signé sur papier que votre client ou un coursier doit apporter d’abord au SPF Affaires étrangères et ensuite à l’ambassade du pays de destination.
Si, en revanche, le pays a signé la Convention de La Haye ou accepte les légalisations électroniques, nous nous chargeons pour vous des formalités nécessaires. Dans les jours qui suivent le paiement, voire souvent dans les 24 heures, vous recevrez de notre part un e-mail contenant le lien vers votre extrait apostillé ou légalisé que vous pourrez utiliser immédiatement.
