En tant qu’expert-comptable, vous savez que la numérisation est importante, mais comment faire dans la pratique ? Quels outils choisir et quels processus automatiser ? L’expert numérique Nicolas Van Kerschaver, directeur numérisation chez Liantis, partage cinq conseils indispensables.
1. Définissez vos objectifs
« Si vous souhaitez passer au numérique, ne vous contentez pas de remplacer un processus manuel existant par une alternative numérique. Pensez par exemple à un courrier papier et un e-mail. Les deux supports servent à la même chose, mais quel but voulez-vous atteindre ? Vous voulez surtout inciter votre client à réagir, ce qui est peut-être plus facile de telle ou telle manière.
C’est pourquoi il est très important de bien définir vos objectifs, faute de quoi vous risquez d’utiliser une solution sans intérêt. Ce phénomène est très courant. D’après une étude, 80 % des solutions numériques dans le monde ne sont pas du tout exploitées. Seuls les 20 % restants permettent de résoudre un problème bien identifié. »
2. Partez d'un problème de client
« Pour une transformation numérique réussie, prenez donc pour point de départ un problème du client. Ce n’est pas aussi simple qu’on peut le penser, car les clients ont généralement du mal à mettre des mots sur leurs difficultés. Soyez donc très attentif quand vous les interrogez sur ce sujet. Si un client vous dit qu’il a besoin de plus de chiffres, ne le prenez pas au pied de la lettre. En fait, il cherche à atteindre un objectif avec ces chiffres, par exemple une meilleure politique tarifaire ou une décision d’investissement plus éclairée. C’est donc d’un conseil basé sur ces chiffres dont il a besoin. »
3. Privilégiez une approche personnalisée
« Chaque client est différent et ses problèmes le sont donc aussi. Ainsi, certains entrepreneurs sont souvent en déplacement et accumulent les notes de restaurant et autres documents. Pour ceux-ci, il est très pratique de pouvoir directement scanner ces notes avec une application mobile, afin de ne pas les perdre. D’autres entrepreneurs n’y voient aucun intérêt parce qu’ils travaillent principalement depuis leur bureau. Mais ils reçoivent peut-être de nombreuses factures via différents canaux et ont donc besoin d’une solution en la matière.
Au bout du compte, nous n’utilisons que ce qui est utile dans notre situation personnelle. Pensez par exemple aux applications sur votre smartphone ou aux fonctionnalités d’Outlook, dont la grande majorité n’est pas utilisée. Misez donc au maximum sur la facilité d’utilisation pour vos clients. N’oubliez pas : « le confort du client : un nouveau gage de fidélité ». Les clients qui découvrent le confort de votre service numérique ne voudront plus jamais revenir en arrière et vous vous assurez ainsi leur fidélité à long terme. N’est-ce pas ce que nous voulons tous ? »
3. Veillez à ce que tout le monde soit gagnant
« Si vous passez au numérique, veillez à ce que tout le monde y gagne : vous et vos clients. Si vous pouvez travailler plus efficacement en interne, mais le client n’en profite pas, cela suscitera chez lui surtout de la frustration. Tout le monde doit tirer profit de la numérisation, que ce soit pour faire baisser les coûts ou simplifier les processus.
La plupart des indépendants détestent les tâches administratives, donc si vous leur facilitez la tâche et leur faites gagner du temps, vous avez un atout en main. Vous vous distinguez des autres, tout en travaillant plus efficacement et plus rapidement. Par exemple, le fait de rassembler toutes les factures entrantes et sortantes au format numérique au fur et à mesure que le client les encode permet de réduire le stress et la pression relatifs à la déclaration trimestrielle, pour vous comme pour l’entrepreneur. »
4. Rendez le travail de vos collaborateurs plus agréable
« La numérisation aide à répartir la charge de travail tout au long du trimestre et rend les échéances plus supportables. Cette efficacité est déjà un énorme avantage, mais le fait que le travail soit intéressant est tout aussi important. Vous avez – comme tant d’autres – des difficultés à trouver des collaborateurs ? Alors offrez-leur les outils adéquats, afin que leurs tâches soient moins répétitives.
Vous pouvez par exemple décider – après accord de votre client – de faire encoder automatiquement vos factures Liantis dans votre logiciel comptable. Vos collaborateurs ne doivent ainsi plus le faire manuellement. Quant au client, il ne doit plus se préoccuper de quoi que ce soit. Il est simplement averti que l’expert-comptable a reçu les chiffres – par exemple les calculs salariaux. Résultat : moins de travail de routine pour vous et plus de temps pour conseiller vos clients. Bref, une solution win-win. »
Et si on unissait nos forces ?
