Les absences répétées d'un collaborateur ont des répercussions sur l'équipe, la productivité globale et votre portefeuille. Bien qu'il soit souvent possible d'expliquer le pourquoi de l'absentéisme, près de la moitié des absences sont liées au travail. Il est par conséquent utile d'en discuter afin d'en déterminer la cause. Mais cette conversation, les employeurs ont encore souvent tendance à l'appréhender. Voici donc quelques conseils pratiques pour la mener à bien. 
Quand peut-on parler d'absentéisme ?
Par chance, la majorité des travailleurs n'est que rarement, voire jamais, absente. La règle du 20/80 s'applique pour l'absentéisme pour cause de maladie : 20 % des collaborateurs comptabilisent 80 % des absences. Il convient donc de se concentrer sur ces 20 %. Vous ne devez discuter que de l'absentéisme gris ou noir, car certaines absences – telles que les blanches et les roses – sont inévitables.
Quand une absence est-elle celle de trop ? Qu'est-ce qu'être « souvent » absent ? Ce sont des notions subjectives et il vous incombe, en tant qu'organisation, d'en définir les limites. Pour l'une, ce sera trois ou quatre fois par an, pour l'autre, ce sera cinq. Reprenez cette limite dans votre protocole d'absentéisme. Mais au final, il convient surtout de se concentrer sur la raison de ces absences plutôt que sur leur nombre.
Pourquoi mener un entretien d'absentéisme ?
L'entretien constitue une part essentielle de votre politique d'absentéisme, le but premier étant de déterminer la cause sous-jacente des absences. Il vous permet, à vous en tant qu'employeur ainsi qu'à votre collaborateur, de mieux comprendre la situation et constitue la première étape vers une solution.
Un entretien portant sur les absences fréquentes d'un travailleur a en soi une action préventive. Premièrement, vous attirez via cet entretien l'attention de votre collaborateur sur un schéma récurrent et vous créez une prise de conscience. La prochaine fois, il réfléchira à sa maladie et à son absence, ainsi qu'à la responsabilité qu'il a dans ces dernières.
Deuxièmement, un entretien d'absentéisme permet de mettre en lumière les obstacles, qu'en tant qu'employeur, vous pouvez éliminer ou influencer. Un nombre croissant d'absences sont en effet dues à des tensions (physiques ou psychologiques). Lorsque l'absentéisme pour cause de maladie est lié par exemple au travail, à l'ambiance ou aux conditions de travail, vous avez un rôle à jouer.
Conseil : Un tel entretien peut être vu d'un mauvais œil par les collaborateurs. Expliquez donc clairement que vous le menez parce que vous êtes inquiet, et non pour contrôler s'ils étaient véritablement malades.
Comment mener un entretien d'absentéisme ?
Timing
Bien entendu, vous mènerez cet entretien lorsque votre collaborateur aura repris le travail et après l'en avoir informé. Abordez les choses de manière personnelle et privilégiez toujours un entretien en face à face.
But
Expliquez le but de l'entretien et ce qui figure à l'ordre du jour. Insistez sur le fait qu'il s'agit d'un objectif commun, car la reprise du travail est de l'intérêt de tous.
Discutez des faits
Vous vous basez sur le calcul des chiffres de l'absentéisme. Prévoyez une copie. Souvent, le collaborateur n'a pas de vue d'ensemble de la situation. Mentionnez également les conséquences de ses absences sur ses collègues et l'entreprise. Tous ces éléments contribueront à la prise de conscience et renforceront son sens des responsabilités.
Écoute ouverte
Laissez avant tout parler votre interlocuteur. Des absences fréquentes peuvent cacher différents problèmes, tant d'ordre privé que professionnel. Montrez-vous impliqué, restez objectif et évitez de juger. Surveillez le ton que vous employez et ne demandez pas de justification. Sachez qu'un membre du personnel ne doit pas entrer dans les détails de ses problèmes médicaux. (Vous pouvez faire appel au médecin du travail si vous voulez des conseils quant à l'employabilité du collaborateur.)
Cherchez ensemble des solutions
De quoi le travailleur a-t-il besoin et qu'est-ce qui est faisable pour vous en tant que supérieur ? Pensez par exemple à une autre tâche (temporaire), à un changement d'équipe, à la possibilité d'un recyclage, à la flexibilité des horaires de travail... Si vous trouvez ensemble une solution, elle aura plus de chances de fonctionner.
Concluez des accords clairs
Joignez le geste à la parole en concluant des accords pour l'avenir. Communiquez-les clairement et veillez à ce que chacun comprenne en quoi consiste sa part du contrat. Lors d'un entretien de suivi, vous reviendrez sur les accords conclus.
Expliquez clairement les conséquences
Accompagnez les accords de conséquences. Vous montrerez ainsi clairement que vous attendez que les accords conclus soient respectés. Promettez de votre côté de vous y tenir.
Exemples de questions pour un entretien d'absentéisme
Posez des questions ouvertes qui permettent de comprendre la situation et d'entreprendre des actions. Expliquez clairement que l'entretien fonctionne dans les deux sens.
- Quels facteurs ont contribué à votre absence ?
- Y a-t-il un lien entre votre travail et votre absence ?
- Avez-vous déjà réfléchi à la manière d'aborder les causes de votre absence ?
- À quel moment ne vous sentez-vous pas bien ? Sentez-vous l'incapacité arriver ?
- Quelles actions pouvez-vous entreprendre pour faire en sorte de vous sentir bien et que pouvez-vous faire pour que cela dure ?
- Quel rôle puis-je jouer en tant qu'employeur, de manière à éviter les absences ?
- Que peuvent faire votre supérieur ou vos collègues ?
- Qu'est-ce qui se passe bien dans votre travail, qu'est-ce qui se passe mal et que peut-on changer ? De quoi avez-vous besoin pour rendre votre travail plus agréable ?
- Quels accords concluons-nous ? Qui entreprend quoi ?
- Quelles conséquences y attachons-nous ?
- Quelle est l'étape suivante et quand aura-t-elle lieu ?
Entretien de suivi
Lorsque l'entretien stagne ou que votre interlocuteur ne peut pas répondre, reprenez la conversation à un autre moment. Certaines personnes ont besoin de plus de temps. Même lorsqu'un entretien se passe bien, prévoyez immédiatement un entretien de suivi afin d'évaluer les accords conclus. N'oubliez surtout pas de féliciter le collaborateur lorsque ses absences diminuent !
