Lorsqu'un collaborateur ne se présente pas au travail à plusieurs reprises ou pour une période prolongée, nous parlons d'absentéisme fréquent ou de longue durée. Il existe différentes sortes d'absentéisme. L'absence peut être justifiée - un congé de maternité par exemple - ou injustifiée, et a souvent diverses causes. Étant donné qu'un collaborateur absent coûte cher à une entreprise, il est utile d'analyser ces absences.
Pourquoi calculer le taux d'absentéisme ?
Mesurer, c'est savoir ! Des chiffres concrets vous permettent d'appréhender l'absentéisme de manière plus ciblée. Vous en aurez par ailleurs besoin pour mener un entretien d'absentéisme avec un collaborateur.
Tout commence par un enregistrement correct des absences. Vous aurez ainsi une idée des chiffres de l'absentéisme au sein de votre entreprise. Mais comment les interpréter ? Pour déterminer s'ils sont faibles ou élevés, vous pouvez consulter les données reprises sur la plate-forme de prévention de Liantis (en tant que client). Veillez à bien faire la comparaison avec votre secteur. La nature de votre entreprise joue en effet un rôle déterminant, par exemple si vous êtes actif dans une profession en pénurie.
Que calculez-vous exactement ?
1. Calculer le taux d'absentéisme
Le taux d'absentéisme équivaut au temps où un collaborateur est absent par rapport à celui où il aurait dû être présent. Commencez dès lors par déterminer la période pour laquelle vous voulez effectuer le calcul, par exemple une année civile ou un trimestre. Vous devez faire une fraction : divisez le nombre total de jours d'absence x 100 (= le numérateur) par le nombre total de jours à prester par année ou par trimestre (= le dénominateur).
Que pouvez-vous considérer comme absences ?
- Congés pour cause de maladie
- Grossesse et maternité
- Accidents du travail
- Absences justifiées et injustifiées
Que ne pouvez-vous pas prendre en compte dans le nombre total de jours à prester ?
- Interruption de carrière
- Rupture de contrat
- Congé parental
- Soins palliatifs
Vous vous demandez peut-être comment faire pour les collaborateurs qui n'ont pas de contrat à temps plein ? Dans ce cas, les jours de travail incomplets comptent comme des jours de travail complets pour les travailleurs à temps partiel.
2. Calculer la fréquence de l'absentéisme
Le nombre de fois où un collaborateur est absent correspond à la fréquence de l'absentéisme. Elle vous permet de remarquer si vos collaborateurs sont souvent malades pour de courtes périodes ou pour une seule période plus longue. Vous pouvez calculer la fréquence pour les travailleurs qui sont souvent absents - nous les appelons les absentéistes - ou pour l'ensemble de votre personnel (y compris ceux qui n'ont pas été absents de l'année donc).
- La fraction à appliquer pour les absentéistes est la suivante : divisez la somme du nombre de nouveaux cas de maladie par le nombre d'absentéistes.
- Pour l'ensemble du personnel, divisez la somme du nombre de nouveaux cas de maladie par le nombre total de collaborateurs.
3. Calculer la durée moyenne de l'absentéisme
Quelle est la durée moyenne d'une absence ? Votre organisation est-elle principalement confrontée à des absences de courte, de moyenne ou de longue durée ? Là encore, vous pouvez faire le calcul par collaborateur ou pour toute l'entreprise.
Par collaborateur : divisez le nombre total de jours d'absence par an par le nombre de nouvelles périodes de maladie.
Tout le personnel : additionnez les durées moyennes des absences de tous les collaborateurs et divisez cette somme par le nombre total de collaborateurs dans l'entreprise.
Que peuvent vous apprendre les chiffres de l'absentéisme ?
Toutes les absences ne peuvent pas être évitées (pensez à une opération, une maladie cardiaque...). Elles ne doivent bien entendu pas s'accompagner de conséquences. Il y a cependant d'autres sortes d'absences pour cause de maladie situées dans la zone grise ou noire, où le pouvoir de décision du collaborateur a un rôle à jouer.
Les chiffres de l'absentéisme peuvent mettre en lumière certains problèmes chez les travailleurs ou au sein de l'organisation. Dans le premier cas, un entretien d'absentéisme est indiqué. Dans le deuxième cas, par exemple lorsque le nombre d'absences « explose » dans une fonction ou un service en particulier, il incombe alors au service du personnel et/ou au conseiller en prévention d'entreprendre des actions pour faire baisser les chiffres de l'absentéisme.
Il est évident qu'un collaborateur absent aura des conséquences sur les plans financier et organisationnel. Lorsque l'on convertit les chiffres de l'absentéisme pour déterminer les coûts qui en découlent, cela donne souvent matière à réflexion. Le facteur Bradford est un moyen permettant de calculer l'impact de l'absentéisme sur votre organisation. Ce facteur établit la mesure dans laquelle les absences perturbent le fonctionnement de votre organisation et vous donne à nouveau une idée de la situation au sein de celle-ci.
