Les absences répétées d'un collaborateur ont des répercussions sur l'équipe, la productivité globale et votre portefeuille. Mieux vaut donc prévenir que guérir. L’experte Liesl Van Daele vous explique les différents types d’absentéisme et la manière de les gérer en tant qu’employeur. 
Types d’absentéisme pour maladie
« Nous distinguons d’abord les absences de courte durée des absences de longue durée. Les absences de courte durée durent en moyenne jusqu’à un mois et ont avant tout un impact sur le plan organisationnel. Les absences de longue durée durent d’un mois à un an ou plus. Elles perturbent gravement la continuité du travail et nécessitent une solution à long terme », explique Liesl.
« Nous distinguons les absences non seulement au niveau de la durée mais aussi au niveau du type. Nous parlons par exemple d’absentéisme noir, blanc, rose ou encore gris », continue Liesl. Nous vous expliquons ce que cela signifie.
Absentéisme noir
L’absentéisme noir est une forme de fraude. Un collaborateur en parfaite santé se déclare malade pour faire autre chose, par exemple pour faire le grand nettoyage de printemps ou bricoler dans sa maison. Vous ne pouvez pas tolérer cette forme d'absentéisme.
Absentéisme blanc
Dans le cas de l’absentéisme blanc, rester à la maison est un bon choix. Songez par exemple à un collaborateur grippé qui de la fièvre. Votre collaborateur est effectivement malade et n’est donc pas en mesure de travailler. En restant chez lui, il se protège lui-même mais aussi l’organisation.
Absentéisme rose
L’absentéisme rose désigne les situations où le travailleur est malade mais continue quand même à travailler. Cela représente un risque non seulement pour l’organisation, mais aussi pour lui-même et ses collègues directs. Il est donc important de protéger votre collaborateur contre cette tendance à rester à la tâche malgré tout. En effet, les collaborateurs très impliqués sont plus enclins au présentéisme, de sorte qu’ils mettent en péril l’équilibre entre effort et détente. Cela peut, à terme, conduire à un burn-out.
Absentéisme gris
Votre collaborateur présente certes certains symptômes, mais son incapacité à venir travailler est douteuse. Il est un peu malade, mais avec les mêmes symptômes, d’autres collaborateurs ne se feraient pas porter pâles. Différents facteurs interviennent dans le choix d’aller ou non travailler et cette décision revient au collaborateur lui-même.
Quand est-il question d’absences fréquentes ?
Par chance, la majorité des travailleurs n'est que rarement, voire jamais, absente. La règle du 20/80 s'applique pour l'absentéisme pour cause de maladie : 20 % des collaborateurs comptabilisent 80 % des absences. Il convient donc de se concentrer sur ces 20 %. Vous ne devez discuter que de l'absentéisme gris ou noir, car certaines absences – telles que les blanches et les roses – sont inévitables.
Quand une absence est-elle celle de trop ? Qu'est-ce qu'être « souvent » absent ? Ce sont des notions subjectives et il vous incombe, en tant qu'organisation, d'en définir les limites. Pour l'une, ce sera trois ou quatre fois par an, pour l'autre, ce sera cinq. Reprenez cette limite dans votre protocole d'absentéisme. Mais au final, il convient surtout de se concentrer sur la raison de ces absences plutôt que sur leur nombre.
Causes de l'absentéisme
Il y a rarement une seule grande cause d’absentéisme, mais on peut généralement diviser les causes en deux catégories. Nous distinguons d’une part les causes médicales qu'un médecin traitant doit évaluer, et d'autre part, les causes liées au travail. En ce qui concerne les causes liées au travail, différents facteurs interviennent :
- Relations interpersonnelles
Y a-t-il des conflits avec des collègues ou avec le responsable d’équipe ? Comment sont l’ambiance et la communication au sein de l’équipe ? - Contenu du travail
Les tâches du collaborateur sont-elles claires ? Se sent-il suffisamment compétent pour la fonction ? Le travail est-il assez varié ? - Conditions de travail
Par conditions de travail, il faut entendre le contexte du travail : y a-t-il suffisamment de temps de repos et de possibilités de formation ? L’horaire de travail est-il réaliste ? - Conditions de vie au travail
Cela concerne les conditions physiques de travail : le collaborateur dispose-t-il du matériel nécessaire pour bien effectuer son travail ? - Organisation du travail
C’est la catégorie dominante, car toutes les autres catégories susmentionnées découlent d’elle. Quelle est la culture d'entreprise ? Quelle est la vision de l’organisation et comment votre collaborateur la perçoit-il ?
Sachez que vous ne pouvez pas tout changer, par exemple un horaire. N’oubliez pas d’identifier aussi ce qui fonctionne bien et qui peut demeurer inchangé.
Comment évaluer l'absentéisme pour maladie ?
Liesl : « Déterminez d'abord ce que vous voulez savoir exactement. Voulez-vous connaître le taux d'absentéisme global ou plutôt l'absentéisme de courte durée et fréquent dans votre organisation ? »
Fléchissement de la productivité, qualité en baisse, conflits et accidents du travail : l’absentéisme pour maladie peut avoir de lourdes conséquences pour une organisation. La meilleure façon de déterminer objectivement vos chiffres d’absentéisme est de surveiller les chiffres clés, éventuellement par département ou par fonction. Les chiffres clés collectifs importants sont les suivants :
- le pourcentage d'absences pour cause de maladie (jours de congé de maladie / nombre de jours à prester)
- la fréquence des maladies (nombre de périodes de maladie durant une période de référence donnée / nombre moyen de travailleurs durant cette période de référence)
- le pourcentage de travailleurs ayant un taux d'absentéisme 0 (0 jour de congé de maladie)
Examinez ces chiffres sur une année en cours et éventuellement aussi sur une base trimestrielle. Discutez à l'avance de la possibilité d'inclure ou non dans le relevé les malades de longue durée et pour quelle période.
Politique d'absentéisme
Une politique d’absentéisme définit la manière dont votre organisation gère l’absentéisme. Quel regard portez-vous sur l’absentéisme pour maladie en tant qu’organisation ? Quel est le protocole suivi ? Réfléchissez aux questions pratiques, de la notification de la maladie au retour du collaborateur.
Tenez également compte des règles concernant le certificat médical, la force majeure médicale, la réintégration et d’autres réglementations en matière de maladie. Si vous êtes tenu de respecter ces règles, vous pouvez toutefois définir dans votre politique la manière dont vous les appliquerez concrètement au sein de votre organisation.
Votre politique en matière d’absentéisme est-elle au point ? Faites savoir à vos collaborateurs qu’il existe une politique et ce qu’elle implique. Ensuite viennent la mise en œuvre et le suivi. Assurez-vous que chacun connaît son rôle dans la politique et que celle-ci est toujours à jour après des changements législatifs ou des évaluations.
Gérer l’absentéisme reste un défi
Il est important de trouver le bon équilibre dans la manière de gérer l’absentéisme. Cela commence par l’identification du type d’absence et des raisons sous-jacentes. Engagez le dialogue avec votre collaborateur. Comment aborder cette discussion ? Nous vous donnons quelques conseils :
- Discutez avec votre collaborateur au bon moment
Ne lui parlez que quand il est de retour au travail. Envoyez-lui à l’avance une invitation pour un entretien. Privilégiez une rencontre en face à face pour une approche personnelle. Assurez-vous que le collaborateur sait bien à l’avance quel est le but de l'entretien et ce qui y sera abordé.
Astuce : ce genre de conversation est souvent perçu comme négatif. Expliquez donc clairement que vous la menez parce que vous êtes inquiet, et non pour contrôler si l’absence était justifiée.
- Discutez des faits et cherchez ensemble des solutions
Vous vous basez sur le calcul des chiffres de l’absentéisme. Souvent, le collaborateur n'a pas de vue d'ensemble de la situation. Mentionnez également les conséquences qu’ont ses absences pour ses collègues et l'entreprise. Tous ces éléments contribueront à la prise de conscience et renforceront son sens des responsabilités.
Le problème ne tient évidemment pas seulement au collaborateur. L’absentéisme trouve souvent aussi son origine dans des problèmes professionnels. Qu’est-ce qui va mal et de quoi votre collaborateur a-t-il besoin ? Cherchez ensemble une solution réaliste, par exemple une autre tâche (temporaire), un changement d'équipe, la possibilité d'un recyclage, la flexibilité des horaires de travail...
- Passez des accords clairs et planifiez un entretien de suivi
Fixez des accords pour l’avenir. Communiquez-les clairement et veillez à ce que chacun connaisse les attentes. Programmez un entretien de suivi pour revenir sur les accords conclus et les conséquences.
Prévenez l’absentéisme grâce à une politique de gestion durable de l'absentéisme
Liantis mise résolument sur une politique de gestion durable de l’absentéisme. Cela implique que nous veillons ensemble à la santé et à la motivation de vos collaborateurs sur le lieu de travail. En effet, l’absence de longue durée d’un collaborateur a un impact inévitable sur votre organisation et peut donc entraîner un coût considérable pour votre organisation.
Pour vous offrir un soutien optimal à cet égard, nous avons élaboré ensemble une boîte à outils qui vous permet de faire réellement la différence en tant qu’employeur.
