Het belang van een proactief absenteïsmebeleid bij langdurige afwezigheid

Langdurige afwezigheid heeft niet alleen een impact op de afwezige medewerker, maar ook op je bedrijf. Deadlines komen in het gedrang. Werk begint zich op te stapelen. De druk neemt toe op de medewerkers die inspringen voor hun afwezige collega … Met een proactief absenteïsmebeleid zet je de negatieve gevolgen van langdurige afwezigheid schaakmat.

Een absenteïsmebeleid: wat is dat?

Stel, een medewerker verwittigt je dat hij of zij langdurig afwezig zal zijn. Wat doe je dan? Heb je als werkgever een vast plan om deze situatie op te vangen? Is het antwoord ‘neen’, dan kunnen de gevolgen groot zijn. Wanneer iemand plots uitvalt, betekent dat doorgaans extra werk en stress voor de directe collega’s. Het gevolg? Ook zij zijn minder productief en lopen risico om uit te vallen.

Door op voorhand na te denken over welke acties je het best neemt bij langdurige afwezigheid, ben je ziekteverzuim in je onderneming een stapje voor. Een absenteïsmebeleid is een globaal beleid met een vaste procedure die in werking treedt wanneer een medewerker voor langere tijd ‘out’ blijkt te zijn. Het geeft een antwoord op prangende vragen zoals:

• Wat zijn de administratieve verplichtingen?
• Wie neemt contact op met de afwezige medewerker?
• Hoe verloopt dit contact? Welke vragen stel je en welke informatie verstrek je?
• Wat met de opvolging of tijdelijke vervanging van de afwezige medewerker?
• Hoe leid je een eventuele terugkeer in goede banen?

Waarom een proactief beleid opzetten?

Minder ziektedagen, minder kosten

De tijd en energie die je in een kwalitatief absenteïsmebeleid investeert, vertaalt zich in een vlottere terugkeer van langdurig afwezige werknemers. En hoe sneller je medewerker opnieuw aan de slag gaat, hoe lager de kosten die met de afwezigheid gepaard gaan. Denk maar aan het kostenplaatje van:

• het gewaarborgd loon: voor ziektedagen betaal je als werkgever een gewaarborgd loon uit aan de afwezige medewerker. Dan kan oplopen tot 30 dagen uitbetalen van het volledige loon.
• de loonkost van een tijdelijke vervanger: is je werknemer langdurig afwezig, dan moet je mogelijk een tijdelijke vervanger inschakelen – met alle extra loonkosten van dien.
• de tijd die je investeert: bij een plotse afwezigheid verlies je tijd aan onvoorziene opvolging en administratie – bijvoorbeeld om een interim aan te werven, de planning te bewaken enzovoort.
• de impact op het team: de directe collega’s moeten niet alleen de afwezigheid van de medewerker opvangen, maar eventueel ook een vervanger opleiden of begeleiden. Afhankelijk van de reden van uitval, kan de langdurige afwezigheid ook een emotionele impact hebben op het team.

Hogere kans op terugkeer

Van alle werknemers die langer dan drie maanden afwezig zijn, keert amper 50% terug naar zijn of haar werkgever. En hoe langer een medewerker afwezig is, hoe hoger de drempel om opnieuw aan de slag te gaan en hoe lager het terugkeerpercentage. Je hebt er dus ook als werkgever alle baat bij om de terugkeer zo vlot en snel mogelijk te laten verlopen – een doordacht absenteïsmebeleid is daarbij cruciaal.

Minder drempels op de werkvloer

Vaak is het niet de ziekte of handicap zelf die een terugkeer in de weg staat, maar wel de omstandigheden op de werkvloer. Stel jezelf even in de plaats van de afwezige werknemer. Je wil wel terugkeren, maar:

• je ziet op tegen het inhalen van de berg werk die is blijven liggen;
• een conflict of moeilijke situatie in het team is nog niet opgelost;
• je hebt het gevoel dat je je collega’s in de steek liet, en vreest hun reacties;
• je bent nog niet in staat om 100% voltijds aan de slag te gaan, maar er zijn weinig opties binnen je bedrijf om tijdelijk minder te werken;
• je kan je bureau niet bereiken in je rolstoel;
• enzovoort.

Kortom: ook al is de intrinsieke motivatie aanwezig, de drempel om het werk te hervatten is vaak torenhoog. Spijs je absenteïsmebeleid daarom met maatregelen om deze drempel te verlagen. Enkele voorbeelden:

• begeleiding op maat aanbieden wanneer iemand terugkeert na een burn-out;
• ergonomische hulpmiddelen voorzien wanneer iemand net aan zijn rug is geopereerd;
• op voorhand communiceren met de afwezige werknemer over afspraken en een eventueel tijdelijk verminderd takenpakket bij terugkeer.

Hoe zet ik een absenteïsmebeleid op?

Een absenteïsmebeleid invoeren hoeft niet moeilijk te zijn. In 6 stappen zorg je voor een tijd- én geldbesparend actieplan bij langdurige afwezigheid.

Wil je meer weten? Lees hier welke stappen je moet ondernemen.