De zomer brengt heel wat uitdagingen met zich mee voor ondernemers: personeelstekorten door vakanties, onvoorspelbare drukte bij mooi weer en versnipperde communicatie met jobstudenten, flexi’s en interimmers. Daarbovenop komt nog een berg extra administratie. Hoe behoud je het overzicht en voorkom je chaos? Met deze 6 praktische tips zorg je voor een vlotte en stressvrije zomerplanning!
1. Digitaliseer je planning voor overzicht en flexibiliteit
Een zomerse hittegolf of een onverwachte regenbui kan je planning volledig overhoop gooien. Werken met papieren planningen of Excel-bestanden zorgt dan voor extra rompslomp. Met een digitale planningstool houd je alles op één plek en blijft je planning altijd up-to-date. Wijzigingen worden real-time gecommuniceerd, zodat je team steeds mee is.
2. Verzamel beschikbaarheden op één centrale plek
Beschikbaarheden via WhatsApp of e-mail verzamelen leidt vaak tot misverstanden. Gebruik één centraal kanaal waar medewerkers hun beschikbaarheid kunnen doorgeven. Zo vermijd je dubbel geboekte medewerkers of onderbezetting op piekmomenten en kan je sneller schakelen bij wijzigingen.
3. Bereid je voor op last-minute personeelstekorten
Een drukke dag of een zieke medewerker kan je planning in de war sturen. Zorg dat je op voorhand alle beschikbaarheden verzamelt, zodat je last-minute openstaande shifts snel kunt invullen. Heb je extra versterking nodig? Planningstools die koppelen met uitzendkantoren kunnen helpen om snel en automatisch vervanging te regelen zonder eindeloze telefoontjes.
4. Werk met sjablonen en historische data
Waarom elk jaar opnieuw van nul beginnen? Kijk naar vorige zomers om drukke periodes en personeelstekorten te voorspellen. Door sjablonen te gebruiken en eerdere planningen te hergebruiken, bespaar je tijd en maak je een beter onderbouwde planning.
5. Communiceer helder en via één kanaal
Planningsstress ontstaat vaak door miscommunicatie. Een centrale tool of app waarin je medewerkers hun planning kunnen raadplegen en wijzigingen meteen doorkrijgen, voorkomt misverstanden. Zo blijft iedereen op de hoogte en werk je efficiënter samen.
6. Plan verlofperiodes efficiënt
Zonder duidelijke afspraken kunnen verlofaanvragen voor problemen zorgen. Stel deadlines in voor verlofaanvragen en werk met een beurtrolsysteem voor populaire vakantieweken.
Extra tip! Een goed overzicht van de beschikbaarheden en afwezigheden van je medewerkers maakt het plannen een stuk eenvoudiger. Met een digitale planningstool heb je in één oogopslag alle nodige informatie bij de hand, waardoor je je planning efficiënt en zonder verrassingen ruim op voorhand kunt opstellen.
Bereid je voor op een zorgeloze zomer!
Wil jij deze zomer zonder planningsstress doorkomen? Vraag een gratis demo van bookU aan en ontdek hoe een digitale planningstool je kan voorbereiden op een zorgeloze zomer!
