Een ontslaggesprek is nooit evident. Noch voor de werkgever, noch voor de medewerker. Hoe voer je als leidinggevende een ontslaggesprek dat duidelijk en tegelijk respectvol is? En welke valkuilen dien je te vermijden? 5 tips voor een menselijk maar efficiënt slechtnieuwsgesprek.
1. Voorbereiding is het halve werk
Stel op voorhand een scenario op van het gesprek. Som daarbij de ontslagredenen duidelijk en bondig op. Notities met kernpunten helpen je om de essentie te coveren en structuur aan te brengen in het gesprek. Plan vooraf ook een eindtijd in. Meestal volstaat een halfuur om de beslissing mee te delen en eventuele vragen te beantwoorden.
2. Kies de juiste plek en timing
Spreek de medewerker op een plaats waar je niet gestoord kan worden. Je opteert idealiter ook voor een tijdstip op het einde van de werkdag. Zo vermijd je ongemakkelijke situaties of dat de ontslagen medewerker nog een dag op kantoor dient te blijven. Vindt het gesprek toch eerder op de dag plaats, probeer er dan voor te zorgen dat de medewerker na afloop meteen naar huis kan. Maak daarbij wel duidelijke afspraken over het lopende werk en hoe dit best opgevolgd wordt, al is dit laatste natuurlijk afhankelijk van welk type ontslag – met opzegtermijn of met uitbetaling – van toepassing is (zie verder).
3. Schep duidelijkheid over de reden en het vervolg
Je besluit tot ontslag ligt vast en je werknemer verdient het om meteen te horen te krijgen waar het op staat. De boodschap verbloemen, is geen goed idee. Hoewel het een heel menselijke reactie is, kan het tot verwarring leiden. Beperk je in eerste instantie tot de praktische items op de lijst die je hebt voorbereid, en geef de concrete vervolgstappen duidelijk aan. Bijvoorbeeld op het vlak van opzegtermijn of ontslagvergoeding.
Afhankelijk van het type ontslag dienen ook andere praktische zaken in orde te zijn:
- Bij een ontslag met opzegtermijn: de werkgever is verplicht om de werknemer kennis te geven van de opzegging per aangetekende brief of bij deurwaardersexploot.
- Bij een ontslag met uitbetaling van een ontslagvergoeding gelden geen bijzondere vormvoorschriften. De beëindiging kan dus mondeling gebeuren. Het is wel nuttig om deze beëindiging te laten volgen door een geschrift, zodat de beslissing geformaliseerd wordt en er een bewijs van kan worden geleverd in geval van betwisting. Niettemin heeft ontslag met uitbetaling van een ontslagvergoeding onmiddellijke uitwerking.
4. Spits ook zelf de oren
Laat tijdens het ontslaggesprek ook de ruimte aan de medewerker om te praten. Ga daarbij niet in discussie, maar reageer begripvol indien de emoties de overhand nemen. De kans bestaat bijvoorbeeld dat er nog nuttige informatie komt bovendrijven die je kan helpen om de organisatie op de werkvloer te verbeteren.
5. Koppel terug naar de collega’s
Een ontslag is niet alleen ingrijpend voor de getroffen medewerker. Vaak heeft het ook gevolgen voor de rest van het team, zeker in kleinere bedrijven. Kader een ontslag dus altijd beknopt bij je overige medewerkers.
Ga daarbij niet in op de details, maar geef een bondig antwoord op de waaromvraag. Met een proactieve aanpak neem je bovendien eventuele ongerustheid binnen het team weg en vermijd je dat onjuiste informatie of roddels de ronde doen.
Ontslag vermijden als eerste reflex
Een ontslagprocedure komt doorgaans niet uit de lucht gevallen. Zorg ervoor dat je alle overige mogelijkheden tot remediëring ten volle hebt benut. Dat kan gaan van informele gesprekken tot een negatieve beoordeling tijdens een evaluatiegesprek. Geef je werknemer voldoende kansen om zich te verbeteren voor je verdere stappen zet. Biedt dit geen soelaas, dan kan je overgaan tot de ontslagprocedure. Die is gebonden aan strikte regels, die voor jou gebundeld staan in een apart blogartikel.
