Sinds 1 mei 2023 zijn werkgevers uit de privésector op basis van cao 164 verplicht om een vergoeding te betalen aan werknemers die hun woon-werkverplaatsingen afleggen met de fiets. Om de financiële gevolgen daarvan te compenseren, krijgen werkgevers een belastingvoordeel in de vorm van een verrekenbaar en terugbetaalbaar belastingkrediet.
Inhoudstafel:
- Wat houdt cao 164 precies in?
- Hoeveel bedraagt de verplichte fietskilometervergoeding?
- Wat is het specifieke karakter van cao 164?
- Wat zijn de voorwaarden voor het belastingkrediet?
- Hoe bereken je het belastingkrediet?
- In de praktijk
- Is het belastingkrediet aftrekbaar als beroepskost?
- Wanneer wordt het belastingkrediet niet verleend?
- Hoe stel ik een document op over belastingkrediet?
- Kan ik het belastingkrediet aanvragen in een aangifte?
Wat houdt cao 164 precies in?
Om duurzame woon-werkverplaatsingen, waaronder die met de fiets, aan te moedigen, hebben de interprofessionele organisaties van werkgevers en werknemers op 24 januari 2023 in de Nationale Arbeidsraad de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 164 gesloten.
Cao 164 verplicht de fietsvergoeding in alle sectoren en ondernemingen waar zo’n tegemoetkoming nog niet was ingevoerd. Bij werkgevers waar de fietsvergoeding niet was opgenomen in een sector-cao of ondernemings-cao wil deze overeenkomst de fietsvergoeding bovendien verhogen.
Cao 164 is gesloten voor onbepaalde tijd en geldt sinds 1 mei 2023. De overeenkomst regelt de toekenningsvoorwaarden, het bedrag en de voorwaarden voor de verplichte tegemoetkoming van de werkgever voor de verplaatsingen per fiets van de werknemer tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling.
Hoeveel bedraagt de verplichte fietskilometervergoeding?
Het basisbedrag van de verplichte vergoeding bedraagt 0,145 euro per met de fiets afgelegde kilometer. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Het bedrag van de fietsvergoeding mag niet hoger zijn dan het maximale fiscaal vrijgestelde bedrag. Voor het jaar 2023 bedroeg de fietskilometervergoeding 0,27 euro. Voor het jaar 2024 is het bedrag van de ‘verplichte’ fietskilometervergoeding gelijk aan 0,28 euro. De vergoeding geldt op een afstand van maximum twintig kilometer per enkel traject.
Om het bedrag van de tegemoetkoming van de werkgever te bepalen, moet de werknemer een verklaring op eer invullen en ondertekenen. In die verklaring moet het aantal met de fiets afgelegde kilometers in het kader van het woon-werkverkeer vermeld worden, en het betrokken aantal dagen in die maand. De frequentie van de verklaring en de modaliteiten voor de controle van de in die verklaring vermelde gegevens moeten door de werkgever worden vastgesteld.
Wat is het specifieke karakter van cao 164?
Cao 164 heeft een suppletief karakter. Cao 164 doet m.a.w. geen afbreuk aan de collectieve arbeidsovereenkomsten die op sector- of ondernemingsniveau gesloten zijn en die sinds 1 mei 2023 al een specifieke vergoeding voor woon-werkverkeer per fiets voorzien. In dat geval blijven de vastgestelde toekenningsvoorwaarden en bedragen van toepassing (zelfs als het bedrag van de fietskilometervergoeding lager is dan wat wordt opgelegd in cao 164).
Werkgevers die, bij gebrek aan een sector-cao of ondernemings-cao, een fietsvergoeding toekennen op basis van een individueel arbeidscontract of het arbeidsreglement, vallen wel onder de toepassing van cao 164 en moeten het bedrag van de fietskilometervergoeding eventueel verhogen.
Cao 164 is niet van toepassing op het woon-werkverkeer per fiets tussen 1 mei 2023 en 31 december 2023 van werknemers die tewerkgesteld zijn in de paritaire comités die sinds 1 januari 2020 voor het eerst zijn samengesteld.
Wat zijn de voorwaarden voor het belastingkrediet?
- Het belastingkrediet geldt voor fietskilometervergoedingen die worden toegekend voor verplaatsingen afgelegd in de periode van 1 mei 2023 tot en met 31 december 2024 en worden verleend voor elk belastbaar tijdperk dat verbonden is met de aanslagjaren 2023, 2024, 2025 of 2026.
- Het belastingkrediet wordt verleend voor het belastbare tijdperk waarin de fietskilometervergoeding wordt toegekend of betaald. Het belastbare tijdperk waarin de vergoeding wordt toegekend of betaald, stemt niet noodzakelijk overeen met het belastbare tijdperk waarin de verplaatsing is gedaan. Als aan een werknemer in 2025 een vergoeding wordt toegekend voor trajecten die in 2024 zijn afgelegd, zal het belastingkrediet ook nog voor aanslagjaar 2026 verleend worden.
Hoe bereken je het belastingkrediet?
Het belastingkrediet is gelijk aan de verhoging van de fietskilometervergoeding vermenigvuldigd met het aantal kilometers waarvoor de fietskilometervergoeding volgens cao 164 is toegekend.
De verhoging van de fietskilometervergoeding is het verschil tussen de fietskilometervergoeding die de werkgever toekent voor verplaatsingen op een bepaald tijdstip in de periode van 1 mei 2023 tot en met 31 december 2024 (0,27 euro in 2023 en 0,28 in 2024) enerzijds en de referentiefietskilometervergoeding anderzijds.
De referentiefietskilometervergoeding is de fietskilometervergoeding die door de werkgever werd toegekend voor woon-werkverplaatsingen met de fiets op 1 juli 2022.
Voor de betrokken werkgevers zal de referentiefietskilometervergoeding meestal nul bedragen (omdat er vóór 1 mei 2023 nog geen fietskilometervergoeding werd toegekend). Bij de werkgevers die op 1 mei 2023 al een fietsvergoeding toekenden op basis van een individuele arbeidsovereenkomst of arbeidsreglement zal de referentiefietskilometervergoeding bv. 0,20 euro of 0,25 euro bedragen.
Het belastingkrediet geldt enkel voor vergoedingen die betaald worden voor verplaatsingen met de fiets in het kader van het woon-werkverkeer, beperkt tot de eerste twintig kilometer per enkel traject. De kilometers per enkel traject die het maximum van twintig kilometer overstijgen, komen niet in aanmerking voor het belastingkrediet.
In de praktijk
Voorbeeld 1:
Een werkgever stelde in 2023 twee werknemers tewerk die hun woon-werkverkeer met de fiets afleggen. Werknemer A woont op 10 kilometer van de plaats van tewerkstelling. Werknemer B woont op 20 kilometer van de plaats van tewerkstelling. De werkgever betaalde op 1 juli 2022 nog geen fietskilometervergoedingen.
Sinds 1 mei 2023 betaalt de werkgever fietsvergoedingen in toepassing van cao nr. 164. Voor de woon-werkverplaatsingen afgelegd tussen 1 mei 2023 en 31 december 2023 betaalde de werkgever tijdens het belastbare tijdperk 2023 een fietskilometervergoeding van in totaal 702 euro.
• Werknemer A: 140 enkele verplaatsingen x 10 km x 0,27 euro
• Werknemer B: 60 enkele verplaatsingen x 20 km x 0,27 euro
Aangezien de referentiefietskilometervergoeding gelijk is aan 0, bedraagt het belastingkrediet 702 euro.
Voorbeeld 2:
Een werkgever stelt in 2024 één werknemer tewerk die het woon-werkverkeer aflegt per fiets. De werknemer woont op 25 kilometer van de plaats van tewerkstelling. In het kader van een arbeidsreglement kende de werkgever op 1 juli 2022 een fietskilometervergoeding toe van 0,20 euro per kilometer.
Sinds 1 mei 2023 kent de werkgever een fietskilometervergoeding toe in toepassing van cao nr. 164. Voor de woon-werkverplaatsingen afgelegd in 2024 betaalde de werkgever tijdens het belastbare tijdperk 2024 een fietskilometervergoeding van in totaal 560 euro: 80 enkele verplaatsingen x 25 km x 0,28 euro. De werkgever betaalt de ‘verplichte’ fietskilometervergoeding ook voor de kilometers die de 20 kilometer per enkel traject overstijgen. De referentiefietskilometervergoeding bedraagt 0,20 euro.
Het belastingkrediet bedraagt 128 euro: 80 enkele verplaatsingen x 20 km x (0,28 - 0,20). De toepassing van het belastingkrediet is beperkt tot een enkel traject van 20 kilometer.
Is het belastingkrediet aftrekbaar als beroepskost?
Wanneer je voor de verhoging van de fietskilometervergoeding een belastingkrediet ontvangt, is die niet aftrekbaar als beroepskost. De ‘verplichte’ verhoging van de fietskilometervergoeding waarvoor je een belastingkrediet krijgt, moet je in de aangifte van de vennootschapsbelasting toevoegen aan de verworpen uitgaven.
Als het belastingkrediet meer bedraagt dan 2,5 euro wordt het volledig verrekend met de personenbelasting, vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting of met de belasting van niet-inwoners en met de gemeentelijke opcentiemen.
Wanneer wordt het belastingkrediet niet verleend?
- Het belastingkrediet krijg je enkel wanneer de verhoging van de fietskilometervergoeding niet door derden wordt vergoed. De verhoging van de fietskilometervergoeding moet effectief gedragen worden door degene die de vergoeding toekent.
- Een uitzendkantoor dat, als formele werkgever, de fietskilometervergoeding (en dus ook de verhoging ervan) doorrekent aan de dienstafnemer of de materiële werkgever, kan het belastingkrediet niet toepassen. In dit geval komt de dienstafnemer of materiële werkgever wel in aanmerking voor het belastingkrediet.
- Het belastingkrediet wordt niet verleend voor de (verhoging van de) fietskilometervergoeding die ten laste is van een buitenlandse inrichting van de werkgever.
Hoe stel ik een document op over belastingkrediet?
De werkgever die aanspraak maakt op het belastingkrediet moet een document opmaken waarin volgende gegevens vermeld staan:
- het bedrag van de referentiefietskilometervergoeding
- het aantal afgelegde kilometers waarvoor in het betrokken belastbare tijdperk een fietskilometervergoeding voor woon-werkverplaatsingen werd toegekend in toepassing van cao 164, eventueel opgesplitst per kalenderjaar waarin de kilometers werden afgelegd
- een bevestiging van de belastingplichtige dat de verhoging van de fietskilometervergoeding niet door derden wordt vergoed
Het model van het document is gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 12 januari 2024.
Werkgevers die onderworpen zijn aan de vennootschapsbelasting of rechtspersonenbelasting, moeten het document als bijlage bij de aangifte voegen. De werkgevers onderworpen aan de personenbelasting moeten het document ter beschikking houden van de administratie.
Kan ik het belastingkrediet aanvragen in een aangifte?
Het belastingkrediet kan je aanvragen in een aangifte in de personenbelasting (PB), vennootschapsbelasting (VenB), rechtspersonenbelasting (RPB) of belasting van niet-inwoners (BNI) met betrekking tot het belastbaar tijdperk waarin de verhoging van de vergoeding in aanmerking had kunnen komen om als beroepskost af te trekken.
- In de aangifte PB (en BNI/natuurlijke personen) kan je het belastingkrediet voor de aanslagjaren 2024 tot 2026 aanvragen via de daarvoor voorziene codes 1760-83 en 2760-53.
- Voor de verhogingen van fietskilometervergoedingen die in 2023 werden toegekend kan je het belastingkrediet voor aanslagjaar 2023 alleen verkrijgen via een aangifte met betrekking tot het aanslagjaar 2023 speciaal (inkomsten van 2023). Omdat de aangifteformulieren voor aanslagjaar 2023 geen specifieke codes bevatten om de toepassing van het belastingkrediet voor de verhoging van de fietskilometervergoeding in toepassing van cao nr. 164 aan te vragen, kan je de codes gebruiken die in de aangiften voor aanslagjaar 2023 zijn voorzien voor het belastingkrediet voor de verhoging van de forfaitaire kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen, namelijk de(zelfde) codes 1760-83 en 2760-53.
- In de aangifte van de VenB (en BNI/vennootschappen) kan je het belastingkrediet voor de aanslagjaren 2024 tot 2026 vragen via de daarvoor voorziene code 1853 (Vak ‘Verrekenbare voorheffingen en overige verrekenbare bestanddelen’). De verworpen uitgaven die betrekking hebben op het belastingkrediet moet je in de aangifte vermelden in de code 1251 (Vak ‘Verworpen uitgaven en overige bestanddelen van het resultaat’). Voor aanslagjaar 2023 kan je het belastingkrediet aanvragen door de code te gebruiken die in de aangifte is voorzien voor het belastingkrediet voor de verhoging van de forfaitaire kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen, namelijk de code 1851. De verworpen uitgaven die betrekking hebben op het belastingkrediet moet je in de aangifte vermelden in de code 1247.
- In de aangifte van de RPB (en BNI/rechtspersonenbelasting) kan je het belastingkrediet voor de aanslagjaren 2024 tot 2026 vragen via de daarvoor voorziene code 1854 (Belastingkrediet voor de verhoging van de fietskilometervergoeding in toepassing van cao nr. 164). Voor aanslagjaar 2023 kan je het belastingkrediet aanvragen de code te gebruiken die in de aangifte is voorzien voor het belastingkrediet voor de verhoging van de forfaitaire kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen, namelijk de code 1852.
