En tant qu’entrepreneur, vous êtes obligé, dans de nombreux cas, d’établir des factures, surtout lorsque vous faites affaire avec d’autres entrepreneurs. À votre tour, vous recevez aussi des factures de vos fournisseurs pour les biens et services qui vous sont fournis. Mais la facture est bien plus qu'une invitation écrite à payer. Elle est entre autres un document de preuve important en matière de TVA. C’est une des raisons pour lesquelles la facture est soumise à des règles légales strictes. Il y a donc suffisamment de bonnes raisons de mettre en place une bonne politique de facturation.
Si vous fournissez des biens ou services à un autre entrepreneur pour les besoins de son activité professionnelle, vous êtes toujours obligé, conformément à la législation en matière de TVA, d’établir une facture.
Vous ne devez généralement pas délivrer de facture aux particuliers qui effectuent des achats pour leur usage privé, sauf dans certains cas spécifiques. L’établissement d’une facture est ainsi obligatoire dans les cas suivants :
Le plus rapidement possible, de préférence, immédiatement après la livraison. Pourquoi reporter cette tâche inévitable au risque de devoir attendre plus longtemps votre argent, d’inciter vos clients à une discipline de paiement moins rigoureuse et peut-être même de ne pas pouvoir payer vos fournisseurs à temps ? Lorsque vous démarrez votre activité, imposez-vous dès le départ une discipline de facturation stricte. Vous économiserez beaucoup d’argent et éviterez bien des problèmes.
Si ce bon conseil ne suffit pas à vous convaincre, il y a toujours la législation en matière de TVA qui vous oblige à établir votre facture au plus tard le quinzième jour ouvrable du mois qui suit le mois au cours duquel la TVA devient exigible.
Si vous facturez trop tard, vous risquez une sanction administrative ou fiscale (généralement une amende). La facture en elle-même reste valable et doit obligatoirement être payée par le client.
Une facture doit toujours être établie dans la langue de la région où votre propre entreprise est établie. En Flandre, ce sera donc le néerlandais et, en Wallonie, le français. Si vous êtes établi à Bruxelles, vous avez le choix entre les deux langues.
Attention ! Si vous êtes établi en Flandre, votre facture officielle doit toujours être établie en néerlandais, même si vous parlez anglais, allemand ou polonais par exemple ! Dans ce cas, vous pouvez évidemment joindre une traduction à la facture en tant que service au client et pour éviter les malentendus.
Une facture doit toujours être établie en deux exemplaires : un exemplaire pour le client et un exemplaire que vous devez obligatoirement conserver.
Vous devez en principe conserver vos factures pendant 7 ans. Un délai de conservation plus long (jusqu’à 15 ans) est prévu dans des cas exceptionnels.
Dans les cas où vous êtes légalement obligé de délivrer une facture, une pièce justificative ou un bon de commande, vous ne pouvez pas imputer de frais au client pour l’établissement de ce document. Vous ne pouvez imputer des frais que si vous n’êtes pas légalement obligé de délivrer un tel document et que le client vous le demande quand même.
Il peut arriver qu’une erreur se soit glissée dans votre facture : le montant final est incorrect ou le nombre de biens livrés erroné. Vous pouvez rectifier cette erreur, mais il est préférable de contacter le client au plus vite pour l’en informer et de lui envoyer la facture rectificative le plus rapidement possible. Attention, cela ne veut pas dire que vous pouvez établir vos factures à la légère. Même si vous avez le droit de rectifier une erreur dans la facture, le client peut éventuellement vous réclamer des dommages et intérêts.
Vous pouvez en principe procéder au recouvrement de vos factures impayées jusqu’à 10 ans après la date. Inversement, vos fournisseurs peuvent vous réclamer le paiement de leurs factures jusqu’à 10 ans après le contrat. Passé ce délai, les dettes et créances impayées s’éteignent, du moins si vous-même ou votre fournisseur n’avez pas fourni (suffisamment) d’efforts tangibles pour être payé. Dix ans, c’est confortable comme délai, mais le but n’est évidemment pas que vous attendiez toutes ces années avant de procéder au recouvrement de vos factures impayées. Si, par exemple, vous attendez 7 ans avant d’envoyer un premier rappel pour une facture impayée, il ne fait aucun doute que le juge rejettera votre demande.
Si vous n’avez pas établi de document écrit, la facture se prescrit déjà après 1 an. Dans ce cas, mieux vaut ne pas attendre trop longtemps avant de procéder au recouvrement effectif d’une somme impayée. Si vous avez établi un document écrit, vous pouvez recouvrer le montant impayé jusqu’à 10 ans après la date.
Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à contacter votre comptable! Il pourra certainement vous donner des tas de conseils utiles !