Le cabinet comptable Fiskcouncil+ à Wetteren a renoncé au papier au profit d’une approche numérique. Mike Collier, administrateur, nous explique comment il convainc ses clients tout en douceur. « Les clients doivent comprendre qu’ils ont aussi des avantages à tirer de la numérisation. »
Entièrement numérique : cet expert-comptable opte pour un cabinet sans papier
Le cabinet comptable Fiskcouncil+ à Wetteren a renoncé au papier au profit d’une approche numérique. Mike Collier, administrateur, nous explique comment il convainc ses clients tout en douceur. « Les clients doivent comprendre qu’ils ont aussi des avantages à tirer de la numérisation. »
Flux automatiques
« Nous sommes un cabinet numérique en pleine transformation », explique Mike Collier de Fiskcouncil+. « Depuis quelques années, nous archivons tout par défaut au format numérique. Nous avons amorcé ce virage il y a quatre ans et, aujourd’hui, nous travaillons presque entièrement de manière numérique. Les clients peuvent charger leurs documents, établir leurs factures et faire leurs paiements via Billit. Nous comptons sur Octopus pour notre comptabilité, nous disposons d’outils pour l’analyse des données et les prévisions, et nous utilisons Scrada comme journal des recettes et livre de caisse numérique.Bothive est également très utile pour l’automatisation des processus chronophages, par exemple la demande de tous les documents et données pour la déclaration fiscale ou encore les tâches administratives après l’achat d’une nouvelle voiture. Bothive rassemble tout ce qui est nécessaire de manière uniforme, grâce à un flux automatique. C’est beaucoup plus rapide et efficace que d’échanger une multitude d’e-mails. »
Travail flexible
Mike Collier est donc convaincu des grands avantages de la numérisation. « Le principal atout est selon moi le gain de temps », déclare-t-il. « Mais ce qui est pratique aussi, c’est que nous pouvons désormais suivre le travail de n’importe où. Nous sommes donc plus flexibles et moins dépendants du cabinet. Un autre avantage majeur est que les clients peuvent dorénavant tenir à jour plus facilement leur comptabilité. Avant, à la fin de chaque trimestre, nous recevions une montagne de classeurs avec toutes les factures des trois mois précédents. Aujourd’hui, nous n’avons généralement plus qu’à encoder les dernières factures du mois pour clôturer la déclaration trimestrielle. Les pics d’activité, très stressants, ont donc clairement diminué, ce qui permet aux experts-comptables de mieux concilier vie privée et vie professionnelle. Bien sûr, nous sommes toujours confrontés à des périodes plus chargées, mais c’est beaucoup plus supportable. »
Meilleur contrôle du planning
En fait, les clients profitent aussi de ces avantages, mais Mike remarque qu’ils ne sont pas encore tous convaincus. « Nous appliquons d’office notre approche numérique aux nouveaux clients, mais nous ne voulons pas brusquer nos clients existants. Ils peuvent pourtant gagner beaucoup de temps en collaborant avec nous de cette façon. Ils peuvent se concentrer davantage sur leurs activités, plutôt que de devoir réfléchir aux documents qu’ils doivent encore nous fournir. La plupart des factures arrivent directement sur leur plateforme et, grâce à l’intégration avec le logiciel bancaire, ils peuvent suivre automatiquement leurs paiements. La comptabilité est ainsi moins fastidieuse pour l’entrepreneur, tandis que le cabinet a un meilleur contrôle du planning et dépend moins du bon vouloir des clients quant à la transmission des informations. »
Convaincre tous les clients
Certains clients continuent toutefois à travailler avec des documents papier. Fiskcouncil ne manque pourtant jamais une occasion de vanter auprès d’eux les mérites de la numérisation, dont les avantages sont systématiquement mis en avant. Mike Collier : « Le problème est que certains entrepreneurs pensent que la numérisation profite surtout à l’expert-comptable, qui peut ainsi travailler bien plus vite. Ils ne réalisent pas qu’elle peut aussi leur faire gagner beaucoup de temps. Ils ont moins de travail administratif et leurs factures sont bien structurées et peuvent toujours être facilement retrouvées. Comme l’expert-comptable a plus rapidement accès aux chiffres, il peut faire des analyses de meilleure qualité et plus précises. En outre, la facturation numérique sera bientôt légalement obligatoire. »
Une approche tout en douceur
Pour ceux qui ne sont pas encore convaincus des avantages du numérique, Mike Collier a d’autres arguments : « Parfois, il est utile de préciser qu’il est très étrange de continuer à tout imprimer alors que 80 % des factures reçues sont électroniques. Cela occasionne un surplus de travail : les imprimer, les conserver dans un classeur, les payer manuellement, les apporter chez l’expert-comptable et aller les rechercher... Si on additionne tous les coûts (matériel de bureau, encre, essence et temps), on se rend compte qu’ils sont bien plus élevés que ceux engendrés par une procédure numérique. Il reste pourtant difficile de convaincre les derniers irréductibles. Nous leur rappelons donc la possibilité de passer au numérique à chaque fois que nous leur envoyons un e-mail. Je pense que cette approche tout en douceur est efficace, car de nouveaux clients franchissent le cap chaque année. »
Intéressé par une collaboration ?
