Il est crucial de communiquer quand on travaille, non seulement pour garantir une collaboration fluide, mais également parce que nous avons tous besoin de contacts sociaux. Maintenant que le coronavirus nous contraint au télétravail, communiquer à distance est tout à coup devenu notre quotidien. Quelles difficultés rencontrez-vous avec la communication par écran interposé ? Et comment veillez-vous à ce que votre équipe continue à dialoguer aisément ?
Établissez un plan d'approche
Si vous n'êtes pas habitué au travail à domicile, il y a de fortes chances que ce soit un changement de taille. La meilleure solution pour contrer d'éventuelles difficultés réside dans une bonne communication. Établissez donc un plan clair avec votre équipe :
- Comment allez-vous communiquer ?
- À quelle fréquence ?
- Qu'en est-il des réunions d'équipe ?
Grâce à des accords clairs, vous garantirez une communication constante, de manière à pouvoir discuter des éventuelles difficultés et tâches possibles.
Ce plan évoluera probablement en cours de route, mais ce n'est pas un souci. C'est une situation nouvelle pour tout le monde. Essayez donc simplement d'être aussi honnête que possible sur ce qui fonctionne ou non pour chacun et adaptez le plan si nécessaire. Vous serez peut-être aussi confronté à des difficultés techniques, telles que des appels vidéo de mauvaise qualité. Tentez alors d'étudier tous les problèmes qui se posent et de trouver des solutions avec votre équipe.
Ne vous contentez pas de chatter
Les interactions avec votre équipe ne doivent pas se limiter à des échanges textuels par e-mail ou par chat. Vous rateriez alors une grande part de communication non verbale et de réactions spontanées. Mettez-vous donc d'accord pour régulièrement vous téléphoner ou passer un appel vidéo : nombre de gens y sont souvent réticents, mais cela permet d'éviter les malentendus et de rompre l'isolement social lié au télétravail.
Planifiez par exemple des appels vidéo avec l'équipe toutes les (deux) semaines. Vous aurez ainsi des contacts réguliers et pourrez discuter d'éventuels problèmes ou difficultés de manière pratique et plaisante.
N'oubliez pas de socialiser
Lorsque tout le bureau fait du télétravail, vous perdez tout à coup une multitude d'interactions sociales spontanées que vous avez sur le lieu de travail. Ce sont précisément ces échanges qui vous font vous sentir moins seul et viennent de temps à autre rompre le train-train de la journée.
Chez vous, ces interactions n'existent pas évidemment. Essayez donc de discuter autant que possible avec vos collègues par le biais de programmes de chat tels que Slack, Microsoft Teams ou tout autre système utilisé par votre entreprise.
Si vous demandez en temps normal à vos collègues comment s'est passé leur week-end, continuez à le faire. Faites simplement en sorte de conserver les interactions que vous avez habituellement avec vos collègues. Les échanges ne doivent pas toujours être professionnels et ce genre de petites interactions peuvent sacrément remonter le moral.
Veillez à la visibilité
À distance, il est un peu plus compliqué d'avoir une vue d'ensemble de ce sur quoi chacun travaille. Essayez par conséquent de vous mettre clairement d'accord sur un moyen d'accroître cette visibilité. Optez par exemple pour un outil de planification collectif, tel qu'Asana ou Trello. Abordez également la question du partage de documents, via Google Drive par exemple, de sorte que vos collègues puissent aussi travailler dans vos fichiers et vous donner du feed-back. Durant ces journées de télétravail, il est d'autant plus important de faire preuve de transparence.
