Une nouvelle mesure entrera en vigueur le 1er juillet 2024 : les entreprises actives dans les secteurs de la construction ou du nettoyage devront enregistrer les données de leurs associés actifs dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Les indépendants qui exercent leur activité dans le cadre d’une entreprise individuelle dans le secteur de la construction ou du nettoyage seront obligés d’enregistrer les données de leurs aidants éventuels dans la BCE.
Obligation dans le chef des entreprises et des indépendants
L’obligation d’enregistrement s’applique aux entreprises et aux indépendants actifs dans les secteurs de la construction ou du nettoyage. La mesure se limite donc à ces secteurs spécifiques.
- Une société active dans le secteur de la construction ou du nettoyage sera tenue d’enregistrer les données de ses associés actifs dans la BCE.
- Un indépendant qui exerce ses activités dans le secteur de la construction ou du nettoyage (entreprise individuelle) sera contraint d’enregistrer les données de ses aidants dans la BCE.
L’obligation ne s’applique pas à l’associé actif ou à l’aidant, mais à la société (pour les associés actifs) ou au travailleur indépendant (pour les aidants).
Il incombe donc à la société ou à l’indépendant de procéder à l’enregistrement obligatoire des associés actifs ou des aidants. C’est également l’entreprise ou le travailleur indépendant qui s’expose à d’éventuelles sanctions si l’obligation d’enregistrement n’est pas respectée (voir ci-dessous).
Mais qu’entend-on par « associé actif » ?
Dans le contexte de l’obligation d’enregistrement, on entend par « associé actif » :
« Tout détenteur d’au moins une part dans une société, qui exerce en Belgique à titre personnel une activité réelle au sein de cette société sans qu’il soit, pour cette activité, déclaré dans le régime des travailleurs salariés au moment où cette activité est exercée. »
Un associé actif est donc un actionnaire de la société qui exerce une activité dans cette société en tant que travailleur indépendant et non en qualité de salarié.
Il n’y a pas d’obligation d’enregistrement pour les associés qui n’exercent aucune activité dans la société (associés non actifs).
Par ailleurs, cette obligation s’applique uniquement aux sociétés assujetties à l’impôt des sociétés ou à l’impôt des non-résidents. Elle ne s’applique pas, par exemple, aux sociétés étrangères qui ne sont soumises à aucun de ces deux impôts.
Attention – un mandataire peut aussi être un associé actif
Dans la pratique, les mandataires de l’entreprise (administrateurs, gérants, etc.) sont souvent en même temps des associés actifs.
C’est le cas lorsqu’un mandataire est actionnaire de la société et qu’il y exerce des activités opérationnelles en plus des actes de gestion accomplis dans le cadre du mandat.
- Selon les informations dont nous disposons aujourd’hui, l’obligation d’enregistrement s’appliquera également aux associés actifs qui sont aussi mandataires de la société.
Exemple : Carlo exerce son activité de plombier dans le cadre d’une société à responsabilité limitée (SRL). En plus d’être administrateur de la SRL, Carlo en est également actionnaire. Il réalise en outre lui-même les travaux de plomberie et les tâches administratives. Carlo est donc non seulement administrateur de la société, mais en est également un associé actif. Vu qu’elle opère dans le secteur de la construction, la société doit enregistrer Carlo comme associé actif dans la BCE.
Quels aidants faut-il enregistrer ? Quels sont ceux qui échappent à la mesure ?
Un aidant est une personne physique qui, sur une base indépendante (c’est-à-dire sans contrat de travail), assiste ou remplace un travailleur indépendant dans l’exercice de son activité indépendante. Il est possible d’être aidant d’un indépendant, mais pas d’une société.
Les indépendants actifs dans le secteur de la construction ou du nettoyage qui font appel à un ou plusieurs aidants sont également tenus de les enregistrer auprès de la BCE.
Deux catégories d’aidants ne doivent pas être enregistrées auprès de la BCE :
- les conjoints aidants: il s’agit du conjoint ou du cohabitant légal du travailleur indépendant, affilié à la caisse d’assurances sociales sous le statut spécifique de conjoint aidant ;
- les aidants non assujettis comme indépendants: certains aidants ne doivent pas s’affilier à une caisse d’assurances sociales pour exercer leur activité. L’obligation d’enregistrement ne s’applique pas dans leur cas.
Il s’agit plus précisément des :
- jeunes aidants célibataires: les aidants célibataires ne doivent s’affilier en tant qu’indépendants qu’à partir du 1er janvier de l’année de leur vingtième anniversaire. Ils ne doivent pas non plus être enregistrés auprès de la BCE avant cette date ;
- aidants occasionnels: il s’agit d’aidants qui n’apportent leur aide qu’occasionnellement (de manière irrégulière et moins de 90 jours par an) ;
- les aidants ayant droit aux allocations familiales en qualité d’étudiant sont toujours considérés comme des aidants occasionnels (même s’ils aident régulièrement ou plus de 90 jours par an) ;
- conjoints aidants disposant d’un statut social à part entière: le conjoint aidant marié avec le travailleur indépendant ne doit pas s’affilier à la caisse d’assurances sociales en tant que conjoint aidant, à condition qu’il dispose déjà d’un autre statut à part entière (par exemple salarié, fonctionnaire, travailleur indépendant à titre principal). Dans ce cas également, le partenaire aidant ne doit pas être enregistré en tant qu’aidant auprès de la BCE.
Quelles sont les données à enregistrer ?
Les sociétés et les indépendants qui exercent des activités dans les secteurs de la construction ou du nettoyage doivent enregistrer les données suivantes de leurs associés actifs / leurs aidants dans la BCE :
- nom et prénom ;
- numéro de registre national ou numéro bis ;
- date de début de l’activité en tant qu’associé actif dans la société ou en tant qu’aidant du travailleur indépendant ;
- le cas échéant, la date de fin de l’activité en tant qu’associé actif dans la société ou en tant qu’aidant du travailleur indépendant.
Quand les données doivent-elles être enregistrées ?
Les données d’un associé actif ou d’un aidant doivent être enregistrées dans la BCE avant le début de l’activité dans la société ou chez le travailleur indépendant.
La date de fin de l’activité en tant qu’associé actif ou aidant doit être enregistrée dans les quinze jours suivant la date de fin d’activité.
Mesure de transition
En ce qui concerne les associés actifs et les aidants qui ont commencé leur activité avant le 1er juillet 2024 ou qui la commenceront entre le 1er juillet 2024 et le 31 décembre 2024, vous avez jusqu’au 31 décembre 2024 pour effectuer l’enregistrement.
À partir du 1er janvier 2025, cette mesure transitoire prendra fin et la règle générale s’appliquera, à savoir l’enregistrement avant le début de l’activité de l’associé actif ou de l’aidant.
Comment l’enregistrement est-il effectué ?
L’enregistrement des associés actifs et des aidants devra être effectué en ligne via l’application My Enterprise dès le 1er juillet 2024.
Comme indiqué, il incombe à l’entreprise (pour les associés actifs) ou au travailleur indépendant (pour les aidants) de procéder aux enregistrements obligatoires. Ces enregistrements sont gratuits.
Sur le site web du SPF Économie, vous trouverez plus d’informations sur le fonctionnement de My Enterprise et sur la possibilité de donner une procuration à une autre personne pour effectuer des modifications dans My Enterprise.
Sanctions
Les sociétés et les indépendants qui n’effectuent pas les enregistrements obligatoires dans les délais impartis peuvent être sanctionnés d’une amende administrative allant de 500 à 4 000 euros par infraction constatée.
Les gérants et administrateurs d’une société sont solidairement responsables du paiement de l’amende ou des amendes infligées à la société.
L’Institut National d’Assurances Sociales pour Travailleurs Indépendants (INASTI) est habilité à constater les infractions et à infliger les amendes. La perception des amendes infligées par l’INASTI est assurée par les caisses d’assurances sociales.
Obligation de retenue
L’obligation d’enregistrement des associés actifs et des aidants dans les secteurs de la construction et du nettoyage fait en réalité partie d’une autre mesure, à savoir l’obligation de retenue des dettes sociales dans le régime des indépendants.
Cette mesure consiste à obliger les donneurs d’ordre (professionnels) de travaux dans le secteur de la construction ou du nettoyage à contrôler si l’entrepreneur des travaux a des dettes sociales dans le régime des travailleurs indépendants. Si c’est le cas, 15 % du montant de la facture devront être retenus et reversés à l’INASTI. (Un système similaire existe déjà pour les dettes d’ONSS et les dettes fiscales.)
La création d’un registre fiable des associés actifs et des aidants est indispensable pour organiser correctement et efficacement la mesure relative à l’obligation de retenue.
Attention : l’obligation de retenue – contrairement à l’obligation d’enregistrement des aidants et associés actifs – ne sera pas encore d’application au 1er juillet 2024. Le gouvernement table sur une entrée en vigueur de cette mesure le 1er janvier 2026.
